Gut zu wissen. Raumreservationen

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Lesen Sie auf dieser Hilfeseite, wer bei Reservationsanfragen eine Benachrichtigung per E-Mail erhält.

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Um die Inventarliste zu hinterlegen, wähle via Administration|Kalender|Reservationen|Ressourcen die gewünschte Ressource. Klicke in der ersten Karte auf das Eingabefeld Inventarliste, um das gewünschte PDF hochzuladen.

Klicke danach auf die Karte Beschreibung. Scrolle zum gewünschten Abschnitt und klicke auf Bearbeiten. Erfasse das Wort Inventar.pdf.

Wie erstelle ich Rechnungen für Raumvermietungen?

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Um die zuständige Hauswartung zu hinterlegen, gehe wie folgt vor:

  1. Hinterlege in einem ersten Schritt die Kontaktangaben (Name, Telefon usw.). Klicke hierzu im schwarzen Menübalken oben links auf das Bildsymbol und wähle Kontakte. Stelle sicher, dass der Kontakt in der Gruppe „Hauswarte“ hinterlegt ist.
  2. Erstelle via Menü Administration|Allgemein|Sicherheit|Anwenderkonto ein Konto für die neue Hauswartung, sofern die Hauswartung einen Zugriff auf die Webapplikation benötigt.
  3. Wähle via Menü Administration|Einstellungen|Organisation|Personenrollen
  4. Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen und erfasse die gewünschten Angaben (eindeutige Identfikation und Bezeichnung der Rolle).
  5. Erfasse im Eingabefeld E-Mail Adresse die E-Mail Adresse der Hauswartung. Sofern für die Hauswartung ein Anwenderkonto erfasst wird, muss die E-Mail Adresse mit der E-Mail Adresse beim Anwenderkonto übereinstimmen.
  6. Wähle im Auswahlfeld Kontakt (ID) den entsprechenden Kontakt. Fehlt der Kontakt im Auswahlfeld, wurde der Kontakt nicht in der Kontaktgruppe „Hauswarte“ hinterlegt. Klicke in diesem Fall im schwarzen Menübalken oben links auf das Bildsymbol und wähle Kontakte. Suche den Kontakt und ändere die zugewiesene Kontaktgruppe.

Um die zuständige Hauswartung zu ändern, gehe wie folgt vor:

  1. Wähle via Menü Administration|Kalender|Reservationen|Ressourcen und prüfe in der Übersichtsliste welcher Hauswartung (Personenrolle) die zu ändernde Räumlichkeit/Ressource zugeteilt ist. Die Hauswartung ist in der Spalte HW vermerkt.
  2. Wähle via Menü Administration|Einstellungen|Organisation|Personenrollen
  3. Klicke auf die aus Schritt 1 vermerkte Personenrolle.
  4. Ändere im Eingabefeld E-Mail Adresse die E-Mail Adresse der Hauswartung. Sofern für die Adresse ein Anwenderkonto erfasst ist, muss die E-Mail Adresse mit der E-Mail Adresse beim Anwenderkonto übereinstimmen.
  5. Ändere im Auswahlfeld Kontakt (ID) den entsprechenden Kontakt. Fehlt der Kontakt im Auswahlfeld, ist der Kontakt nicht erfasst oder der Kontakt wurde nicht in der Kontaktgruppe „Hauswarte“ hinterlegt. Klicke in diesem Fall im schwarzen Menübalken oben links auf das Bildsymbol und wähle Kontakte. Erfasse den Kontakt oder suche den Kontakt und ändere die zugewiesene Kontaktgruppe.
  6. Informiere jene Personen, bei welchen in den bisherigen Reservationsbestätigungen die bisherige Hauswartung vermerkt war. Wähle hierzu auf Start|Reservationen. Klicke in der Menüleiste auf Periodisch|Kundenmails: Abwesenheit Hauswartung. Weitere Informationen siehe Periodische Arbeiten.

HINWEIS: Änderungen gelten sofort.

Um zu vermeiden, dass Ressourcen mit bestehenden Reservationen gelöscht werden, können im Hauptformular nur Ressourcen ohne Reservationen gelöscht werden. Bestehen Reservationen oder sonstige Referenzen für die zu löschende Ressource, gehe wie folgt vor:

  1. Wähle via Menü Administration|Kalender|Sonstiges|Ressourcen löschen.
  2. Wähle die zu löschende Ressource und klicke auf die Schaltfläche Ausführen.