Stunden- und Zeitpläne importieren
aufruf dialog: Administration⇒Kalender⇒Import Stundenpläne/Theatertouren
Das System erlaubt Ihnen, Stundenpläne/Unterrichte sowie Theatertouren aus definierten Textdateien (.txt oder .csv) zu übernehmen.
StundenpläneDas System erlaubt Ihnen, Stundenpläne/Unterrichte aus definierten Textdateien (.txt oder .csv) zu übernehmen:
- Stundenplan GP-UNTIS (gpu001.txt, gpp002.txt)
- Stundenplan Microsoft Excel™
- Wochenplanänderungen
Löschen Sie nicht mehr benötigte Importe, um doppelte Datensätze zu vermeiden und
das Leistungsverhalten beim Importieren von Stundenplänen konstant zu halten. Klicken
Sie auf die Schaltfläche 
, um einen bereits importierten Stundenplan zu löschen.
Sämtliche Fehler (nicht vorhandene Raum-Nr., Terminkollisionen usw.) werden in eine
kommagetrennte Datei (.csv) eingetragen. Klicken Sie in der Auflistung der vorhandenen
Importe auf die Schaltfläche 
, um das beim Import erstellte
Fehlerjournal herunterzuladen. Das Fehlerjournal kann mit Microsoft Excel geöffnet werden.
Sofern ein Import fehlerhaft beendet worden ist, z.B. nach einem Time-Out, besteht für bereits importierte Reservationen kein Verweis auf die Kopfdatei. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, um diese Datensätze zu löschen und wiederholen Sie den Import.
Um eine Datei zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie im Feld „Art Stundenplan“, die Art der Datei, welche importiert werden soll.
-
Wählen Sie im Feld „Zuweisung“ den Zeitraster für diesen Stundenplan. Beim Import
von Blockunterrichten (Reservationen Excel, „gpp002.txt“) ist keine Auswahl erforderlich.
WICHTIG: Da Räume unterschiedlichen Stundenplänen zugewiesen werden können, darf die Importdatei keine Unterrichte für Räume enthalten, die einem anderen Stundenplan zugeordnet sind. - Öffnen Sie im Feld „Datei (Quelle)“ die Datei, die importiert werden soll. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Durchsuchen.
- Erfassen Sie im Feld „Trennzeichen“ das in der Importdatei für die Spaltenabgrenzung verwendete Zeichen, in der Regel Strichpunkt oder Komma.
- Erfassen Sie in den Feldern „Datum ab“ und „Datum bis“ die Gültigkeitsdauer des Stundenplanes. Beim Import von Reservationen (Excel, „gpp002.txt“) haben diese Angaben rein informativen Charakter.
- Erfassen Sie im Feld „Bezeichnung“ einen Titel für den Import, z.B. Semsterstundenplan. Der Titel wird in der Übersicht der vorhandenen Importe angezeigt.
- Beim Import von Reservationen (Excel, „gpp002.txt“) kann ergänzend ein Thema zugewiesen werden. Sofern Sie hier keine Angabe machen, werden die Reservationen dem Thema „Unterricht“ zugewiesen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, um den Vorgang zu starten.
Das System aktualisiert anhand der GP-UNTIS Datei „gpu-001.txt“ die Stundenplan-Tabelle. Beim Import wird pro Wochentag und Zeitblock ein Unterricht (Lehrer, Fach, Klasse/n) definiert.
Die Datei enthält keine Kopfzeile für Spaltenüberschriften. Aus diesem Grund ist die Reihenfolge der Spalten zwingend einzuhalten. Die Spaltenwerte in den Zeilen sind durch Strichpunkt zu trennen.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| 1 | Unterrichts-Nr. Unterrichte mit mehreren Klassen sind mit der gleichen Unterrichts-Nr. zu führen. |
| 2 | Kürzel der Klasse, z.B. 1e |
| 3 | Kürzel der Lehrperson, z.B. kol |
| 4 | Unterrichtsfach, z.B. MA |
| 5 | Zimmer-Nr., welche als Raum (ID) hinterlegt sein muss |
| 6 | Wochentag: 1=Mo, 2=Di, 3=Mi, 4=Do, 5=Fr |
| 7 | Nr. der Unterrichtsstunde. Die Nr. muss mit dem Zeitblock gemäss Stundenraster übereinstimmen. |
Das System erstellt anhand der GP-UNTIS Datei „gpp-002.txt“ Reservationen anhand des in der Importdatei festgelegten Datums. Blockunterrichte werden nicht als Stundenplan, sondern als Reservation in der Agenda abgebildet. Jeder Eintrag wird fix dem Thema „Unterricht“ zugewiesen, sofern kein Thema selektioniert wird.
Die Datei enthält keine Kopfzeile für Spaltenüberschriften. Aus diesem Grund ist die Reihenfolge der Spalten zwingend einzuhalten. Die Spaltenwerte in den Zeilen sind durch Komma zu trennen.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| 1 | Kürzel der Lehrperson. Wird ergänzend im Erfassungsfeld „Zweck/Grund“ zusammen mit der Klasse und dem Unterrichtsfach eingefügt. |
| 2 | Jahr. Ergibt zusammen mit den Spalten 3 und 4 das Datum der Reservation. |
| 3 | Monat. Ergibt zusammen mit den Spalten 2 und 4 das Datum der Reservation. |
| 4 | Tag. Ergibt zusammen mit den Spalten 2 und 3 das Datum der Reservation. |
| 5 | Stundenblock-Nr. Wird beim Import nicht verwendet. |
| 6 | Unterrichtsfach. Wird zusätzlich im Erfassungsfeld „Zweck/Grund“ zusammen mit der Lehrperson eingefügt. |
| 7 | Kürzel der Klasse. Wird zusätzlich im Erfassungsfeld „Zweck/Grund“ zusammen mit der Lehrperson eingefügt. |
| 8 | Zimmer-Nr., welche als Raum (ID) hinterlegt sein muss. Sofern die Zimmer-Nr. nicht hinterlegt ist, wird der Datensatz nicht übernommen. |
| 9 | Code (0=unbezahlt; 1=bezahlt). Wird nicht verwendet. |
| 10 | LEER |
| 11 | Unterrichtsnummer. Wird als „Serien-Nr.“ in der Agenda eingetragen. Zusammenhängende Unterrichte können als Serie gesamthaft in der Agenda gelöscht werden. |
| 12 | Startzeit in Form hhmm. |
| 13 | Dauer in Minuten. Ergibt zusammen mit der Startzeit die Endzeit. |
| 14 | Fachgruppe. Wird nicht verwendet. |
Das System aktualisiert anhand einer CSV-Datei die Stundenplan-Tabelle. Beginn und Ende einer Stunde muss nicht unbedingt mit den regulären Stundenplanzeiten übereinstimmen. Abweichungen werden beim Ausdruck des Stundenplanes entsprechend markiert. HINWEIS: Hinterlegen Sie keine Unterrichtsstunden für Räume, die mit einem anderen Stundenplan (z.B. UNTIS) übernommen werden. Verwenden Sie den Dialog Unterrichtsfenster,um Unterrichte zu ergänzen.
Diese Datei enthält eine Kopfzeile für frei wählbare Spaltenüberschriften. Aus diesem Grund ist die Reihenfolge der Spalten zwingend einzuhalten. Die Spaltenwerte in den Zeilen sind durch Strichpunkt zu trennen. Die zu importierende Datei muss folgende Spalten/Kolonnen in dieser Reihenfolge enthalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Zimmer-Nr | Das Zimmer muss in der Stammtabelle eingetragen sein (Administration|Reservationen|Ressourcen). |
| Wochentag | Mo, Di, Mi, Do oder Fr |
| Beginn | Unterrichtsbeginn in Form „hh:mm“, sofern keine Stunden-Nr. eingetragen ist. |
| Ende | Unterrichtsende in Form hh:mm, sofern keine Stunden-Nr. eingetragen ist. |
| Lehrer | Kürzel der Lehrperson, z.B. rol. WICHTIG: pro Eintrag kann nur eine Lehrperson definiert werden. Verwenden Sie hier Kürzel, welche in der Stammtabelle eingetragen sind. |
| Stunden-Nr. | Die Nr. der Unterrichtsstunde, sofern Sie Beginn und Ende nicht erfassen. Die Nr. muss mit dem Zeitblock gemäss Stundenraster übereinstimmen |
| Klasse(n) | Kürzel der Klasse, z.B. 2A3. Mehrere Klassen sind mit einem Komma zu trennen, z.B. 2A3, 2A4. |
| Fach | z.B. Deu. WICHTIG: pro Eintrag kann nur ein Fach definiert werden. |
Das System erstellt anhand einer CSV-Datei Reservationen anhand des in der Importdatei festgelegten Datums. Die Einträge werden nicht als Stundenplan, sondern als Reservation in der Agenda abgebildet. Jeder Eintrag wird fix dem Thema „Unterricht“ zugewiesen, sofern kein Thema selektioniert wird.
Diese Datei enthält eine Kopfzeile mit fixen Spaltenüberschriften. Die Spaltenwerte in den Zeilen sind durch Strichpunkt zu trennen. Die zu importierende Datei muss folgende Spalten/Kolonnen enthalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Zimmer | Zimmer-Nr., welche als Raum (ID) hinterlegt sein muss. Sofern die Zimmer-Nr. nicht hinterlegt ist, wird der Datensatz nicht übernommen. |
| Tag | Datum der Reservation in Form TT.MM.JJJJ. |
| Beginn | Startzeit des Unterrichtes in Form hh:mm. |
| Ende | Ende des Unterrichtes in Form hh:mm. |
| Lehrer | Kürzel der Lehrperson. Wird im Erfassungsfeld „Zweck/Grund“ zusammen mit der Klasse und dem Fach eingefügt. |
| Klasse | Kürzel der Klasse. Wird zusätzlich im Erfassungsfeld „Kurs-Nr.“ eingetragen und im Erfassungfeld „Zweck/Grund“ zusammen mit der Lehrperson eingefügt. |
| Fach | Unterrichtsfach. Wird im Erfassungsfeld „Zweck/Grund“ zusammen mit der Lehrperson eingefügt. |
Das System aktualisiert anhand einer CSV-Datei die Stundenplan-Tabelle. Die Datei enthält eine Kopfzeile mit Spaltenüberschriften. Die Beschriftung der Spalten ist zwingend einzuhalten; die Reihenfolge der Spalten hingegen spielt keine Rolle. Die Spaltenwerte in den Zeilen sind durch Strichpunkt zu trennen.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Datum | Für welchen Tag in Form TT.MM.JJJJ gilt die Änderung. Sofern das Jahr JJJJ nicht erfasst ist, verwendet das System das laufende Jahr. |
| Lehrer | Kürzel der Lehrperson, z.B. rol |
| Stunde | Die Nr. der Unterrichtsstunde, die betroffen ist. Die Nr. muss mit dem Zeitblock gemäss Stundenraster übereinstimmen |
| Klasse | Kürzel der Klasse, die betroffen ist, z.B. 2A3 |
| Fach | Das Fach, welches betroffen ist, z.B. DEU |
| Zimmer | Die Zimmer-Nr. (ID Raum), die betroffen ist. |
| Lös | A=Ausfall, K=Kompensation/Verschiebung |
| Lösung | Name der Lösung, z.B. „Ausfall“ oder „Kompensation“ |
Bei Kompensationen resp. Verschiebungen: |
|
| NeuDatum | Wann findet der Unterricht neu statt. |
| NeuZeit | Wann beginnt der Unterricht neu. |
| NeuZimmer | In welchem Zimmer findet der Unterricht neu statt. |
| NeuLehrer | Kürzel der Lehrperson |
| NeuFach | Das Fach, welches betroffen ist |
Für Theatertouren muss eine komma-getrennte Datei (*.csv) vorliegen. Die Datei enthält eine Kopfzeile für frei wählbare Spaltenüberschriften. Aus diesem Grund ist die Reihenfolge der Spalten zwingend einzuhalten. Die Spaltenwerte in den Zeilen sind durch Strichpunkt zu trennen. Die zu importierende Datei muss folgende Spalten/Kolonnen in dieser Reihenfolge enthalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Datum | Datum der Tour in Form „tt.MM.jjjj“, z.B. 13.06.2014 |
| Zeit Von | Startzeit der Tour in Form „hh:mm“, z.B. 10:00 |
| Zeit Bis | Ende der Tour in Form „hh:mm“, z.B. 11:00. Die Eingabe ist fakultativ. Wenn Sie nichts erfassen, wird die Tour 45 Minuten nach Start beendet. |
| Tour-Nr. | Identifikation der Tour (ID). Die Identifikation (ID) muss in der Stammtabelle eingetragen sein (Administration|Kalender|Kurse, Anlässe, Touren). |
| Schauspieler | Identifikation der Tourenführerin oder des Tourenführers. Die Identifikation (ID) muss in der Stammtabelle eingetragen sein (Administration|Kalender|Personenrollen). |
| Ressource | Identifikation der Ressource, welche reserviert wird (optional). Die Identifikation (ID) muss in der Stammtabelle eingetragen sein (Administration|Kalender|Ressourcen). |
Jedem Import wird eine Serien-Nr. zugewiesen. Es empfiehlt sich daher, pro Tour eine separate Datei zu pflegen und zu übernehmen. Um die Datei zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Wähle via Menü Administration|Kalender|Import Theatertouren.
- Öffne im Feld „Datei (Quelle)“ die Datei, die importiert werden soll. Klicke hierzu auf die Schaltfläche Durchsuchen.
- Wähle das gewünschte Thema.
- Klicke auf die Schaltfläche Importieren, um den Vorgang zu starten.