Dokumente erstellen. Gut zu wissen

Mit Hilfe der Office Automation können Microsoft Word und Excel Dokumente erstellt werden. Dabei werden die in den Vorlagen enthaltenen Platzhalter und Textmarken durch den entsprechenden Datenbankinhalt ersetzt.

Für jedes Geschäftsobjekt (Baugesuch, Erbschaft, Anlage usw.) lassen sich Dokumente, E-Mails und Bilder mittels „Drag&Drop“ zuordnen.

OpenXml verwenden

Es besteht die Möglichkeit, Word und Excel Dokumente mittels OpenXml 2.0 zu erstellen, sofern eine Office Vorlage 2007 oder höher (*.dotx, *.xltx) verwendet wird.

Bei der Verwendung von OpenXml müssen folgende Besonderheiten beachtet werden:

• Programmseitige Word Vorlagen (Aufgabenliste Post, Anstösserverzeichnis, Work in Progress), in welchen Tabulatoren zur Spaltenabgrenzung gesetzt waren, wurden durch Tabellen ersetzt. Siehe Abschnitt Programmvorlagen.
• Bauadministration: die Aufbereitung der Tabelle für „Auflagen und Bedingungen“ kann zu abweichenden Resultaten führen. Sofern diese Tabelle in einer Word Vorlage eingebaut ist, sollte die Vorlage ohne Verwendung von OpenXml erstellt werden.
• Serienbriefe müssen unter Umständen in der herkömmlichen Art und Weise erstellt werden, da bestimmte Punkte noch nicht gelöst sind. Zum Beispiel werden die Seriendruckoptionen „Etiketten“, „Umschläge“ und „Verzeichnis“ nicht unterstützt.

Friedhof

Für die Friedhofsverwaltung besteht eine Vorlage für die Grabkarte.

Die Wordvorlage zum Erstellen einer Grabkarte (Grab-Nr., Bestattungen, Konzessionsüberträge) muss im Verzeichnis „..\rpt“ gespeichert werden.

Schlüssel

Für die Schlüsselverwaltung besteht eine Vorlage für die Quittung der Schlüsselabgabe.

Die Wordvorlage zum Erstellen einer Quittung bei Schlüsselabgaben kann in einem beliebigen Verzeichnis gespeichert werden.

Vorlagen Bauadministration

Für die Bauadministration bestehen folgende Vorlagen:

• Aufgabenliste Post (BakoPttVerzeichnis.dotx)
• Anstösserverzeichnis (BakoAnstoss.dotx)
• Laufende Projekte/Work in Progress (BakoGesuche.dotx)
• Pendente Auflagen/Bedingungen (BakoAuflagen.dotx)
• Traktandenliste (BakoTraktanden.dotx)
• Neue Baugesuche, Bauherrenliste (BakoNeueingang.dotx)

Die Vorlagen müssen im Verzeichnis „..\rpt“ gespeichert werden. Wo ist das Verzeichnis „..\rpt“?

1. Wähle im via Menü Extras|Programmoptionen
2. Klicke auf die Registerkarte Verzeichnisse
3. Das rpt-Verzeichnis ist im Eingabefeld für Programmvorlagen ersichtlich.