Mit Hilfe der Office Automation können Microsoft Word und Excel Dokumente erstellt werden. Dabei werden die in den Vorlagen enthaltenen Platzhalter und Textmarken durch den entsprechenden Datenbankinhalt ersetzt.
Um ein Dokument zu erstellen, markiere den Fall in der Übersichtsliste und wähle mit rechter Maustaste Dokument erstellen. Für die Anzeige der erstellten Dokumente siehe Dokumente.
HinweiseSämtliche Word- und Excelvorlagen (*.dot/x, *.xlt/x) sind in einem speziellen Verzeichnis zu hinterlegen (siehe Menü Extras|Programmoptionen|Verzeichnisse|Benutzervorlagen).
Der variable Feldinhalt wird in der Vorlage mittels Platzhaltern oder Textmarken zugewiesen. Platzhalter und Textmarken ohne Feldinhalt werden durch einen Leerschlag ersetzt. Sofern eine Absatzmarke (Zeilenumbruch) direkt nach einer Referenzmarke gesetzt ist, wird in bestimmten Fällen der gesamte Absatz gelöscht. Um dies zu vermeiden, ist zwischen Platzhalter und Zeilenumbruch ein Leerschlag einzufügen.
Mit der Hilfe der Textmarke „geckoKopieAn“ werden sämtliche Adressen aufgelistet, welche eine Kopie erhalten.
Pro Wordvorlage kann ein Standardverteiler festgelegt werden. Markieren Sie hierzu die Vorlage im Dialogfenster Dokument erstellen und wählen Sie mittels rechter Maustaste den Eintrag Standard-Verteiler. Klicken Sie auf Neuer Eintrag, um die entsprechenden Adressen hinzufügen. Bauherrschaft, Grundeigentümer der Bauparzellen, Planverfasser und Stellen zur Vernehmlassung sind standardmässig eingetragen und können mittels „Häckchens“ in den Verteiler aufgenommen werden.
Um den Verteiler für einen bestimmten Fall (Baugesuch, Erbschaft, etc.) festzulegen, markieren Sie die Vorlage und wählen mittels rechter Maustaste den Eintrag Verteiler für diesen Fall festlegen. Klicken Sie auf Alle markieren und anschliessend auf Speichern.
Gegenwärtig sind uns nur Fehler bekannt, wenn Sie Microsoft Word 2010 verwenden.
Die bekannten Probleme können Sie in der Regel wie folgt umgehen:
In gewissen Fällen genügt es sich nicht, wenn die globale Vorlagendatei einmalig gelöscht wird. In diesem Fall muss das gecko Programm angewiesen werden, die globale Vorlagendatei automatisch zu löschen, wenn ein Dokument erstellt werden soll.
Wenn das Öffnen der Benutzervorlage länger dauert (z.B. viele Add-Ins/Makros vorhanden), kann zwischen dem gecko Programm und der Office Bibliothek Microsoft.Office.Interop.Word.dll ein Zeitproblem entstehen. In diesem Fall muss die Wordvorlage asynchron geladen werden, damit das gecko Programm die Antwort der Office Bibliothek abwarten kann.