Sämtliche Word- und Excelvorlagen (*.dot/x, *.xlt/x) sind in einem speziellen Verzeichnis zu hinterlegen (siehe Menü Extras|Programmoptionen|Verzeichnisse|Benutzervorlagen).

Der variable Feldinhalt wird in der Vorlage mittels Platzhaltern oder Textmarken zugewiesen. Platzhalter und Textmarken ohne Feldinhalt werden durch einen Leerschlag ersetzt. Sofern eine Absatzmarke (Zeilenumbruch) direkt nach einer Referenzmarke gesetzt ist, wird in bestimmten Fällen der gesamte Absatz gelöscht. Um dies zu vermeiden, ist zwischen Platzhalter und Zeilenumbruch ein Leerschlag einzufügen.

Einzeldokumente (Microsoft Word, Microsoft Excel):

Eine Liste der Platzhalter und Textmarken finden Sie im Dokument Korrespondenzvorlagen für Einzeldokumente.

Serienbriefe (Microsoft Word):

Möglichkeiten, Serienbriefe zu formatieren, sind im Dokument Serienbriefe beschrieben.

Mit der Hilfe der Textmarke „geckoKopieAn“ werden sämtliche Adressen aufgelistet, welche eine Kopie erhalten.

Pro Wordvorlage kann ein Standardverteiler festgelegt werden. Markieren Sie hierzu die Vorlage im Dialogfenster Dokument erstellen und wählen Sie mittels rechter Maustaste den Eintrag Standard-Verteiler. Klicken Sie auf Neuer Eintrag, um die entsprechenden Adressen hinzufügen. Bauherrschaft, Grundeigentümer der Bauparzellen, Planverfasser und Stellen zur Vernehmlassung sind standardmässig eingetragen und können mittels „Häckchens“ in den Verteiler aufgenommen werden.

Um den Verteiler für einen bestimmten Fall (Baugesuch, Erbschaft, etc.) festzulegen, markieren Sie die Vorlage und wählen mittels rechter Maustaste den Eintrag Verteiler für diesen Fall festlegen. Klicken Sie auf Alle markieren und anschliessend auf Speichern.

Gegenwärtig sind uns nur Fehler bekannt, wenn Sie Microsoft Word 2010 verwenden.

Die bekannten Probleme können Sie in der Regel wie folgt umgehen:

Globale Vorlagendatei „Normal.dot“ einmalig löschen

1. Suche mit Hilfe der Suchfunktion des Windows Explorer im Verzeichnis nach der Datei „Normal.dot“.
2. Die gefundene normal.dot-Datei so umbenennen, dass sie von Word nicht mehr erkannt werden, z.B. in „Normal.dot1“. Das Umbenennen hat den Vorteil, dass die Datei leicht wieder reaktiviert werden kann.
3. Wiederhole den Vorgang, um ein Dokument zu erstellen.
4. Sofern der Fehler weiterhin besteht, suche die Datei „Normal.dotm“. Die Datei befindet sich standardmässig im Verzeichnis „C:\Users\%Anwendername%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates“.

Globale Vorlagendatei „Normal.dot“ wiederkehrend löschen

In gewissen Fällen genügt es sich nicht, wenn die globale Vorlagendatei einmalig gelöscht wird. In diesem Fall muss das gecko Programm angewiesen werden, die globale Vorlagendatei automatisch zu löschen, wenn ein Dokument erstellt werden soll.

1. Wähle via Menü Extras|Meine Einstellungen und klicke auf das Register Parameter.
2. Klicke auf das Bildsymbol „Ordner“ und suche nach der Datei „Normal.dot“ oder „Normal.dotm“. Doppelklicke die gefundene Datei.
3. Klicke auf Speichern und schliessen

Benutzervorlage asynchron öffnen

Wenn das Öffnen der Benutzervorlage länger dauert (z.B. viele Add-Ins/Makros vorhanden), kann zwischen dem gecko Programm und der Office Bibliothek Microsoft.Office.Interop.Word.dll ein Zeitproblem entstehen. In diesem Fall muss die Wordvorlage asynchron geladen werden, damit das gecko Programm die Antwort der Office Bibliothek abwarten kann.

1. Wähle via Menü Extras|Meine Einstellungen und klicke auf das Register Parameter.
2. Aktiviere das Optionsfeld „Word Vorlagen asynchron laden“ mit einem Häkchen.
3. Klicke auf Speichern und schliessen