Leistungen, welche erfasst werden, müssen vorgängig hinterlegt werden. Weitere Informationen siehe Gebührentarif.

Gebühren resp. Spesen müssen in jedem Fall auf einen Auftrag kontiert werden. Bei Mitarbeiterspesen ist ein allgemeiner Interner Pseudo-Auftrag zu hinterlegen. Bei Raumvermietungen ist eine Rechnungs-Nr. als „Auftrag“ zu hinterlegen.

gecko.windows:
Um eine neue Rechnungsposition zu erfassen, klicken Sie in der rechten Menüleiste auf Hinzufügen.

gecko.web:
Klicken Sie in der blauen Menüleiste auf Hinzufügen, um eine neue Rechnungsposition zu erfassen.

Markieren Sie eine Position in der Übersichtsliste, um eine Position zu ändern oder zu löschen.

Datum [BUCHDT VarChar(10)]
Erfassen Sie hier das Buchungsdatum.

Positions-Nr [POS VarChar(4)]
Fortlaufende Nummerierung der Positionen innerhalb eines Auftrages. Die Positions-Nr. wird vom System vergeben und kann nicht überschrieben werden.

Verbucht [VERBUCHT VarChar(1)]
Verrechenbare Positionen, welche gebucht (fakturiert) worden sind, werden mit „J“ gekennzeichnet. Gebuchte Positionen können weder mutiert noch gelöscht werden.

Auftrag [AUFTRAG VarChar(20)]
Erfassen Sie hier den Auftrag als MUSS-Feld, sofern dieser nicht voreingestellt ist.

Index [ZNR VarChar(2)]
Index-Nr des Auftrages.

Mitarbeiter/in [RESSOURCE VarChar(20)]
NUR SPESEN: Spesenpositionen müssen einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zugeordnet werden.

Position [KONTO VarChar(20)]
Wählen Sie hier die Tarif- resp. Spesenposition, welche fakturiert/abgerechnet werden soll.

Basis [BASIS VarChar(1)]
Eingabe der Verrechnungsbasis. Die gültigen Einträge sind in der Codetabelle (Gruppe „VBASIS“) zu hinterlegen. Die Basis wird gemäss der gewählten Position vorgeschlagen und kann übersteuert werden.

Verrechnung [VCODE VarChar(1)]
Eingabe der Verrechnungsart. Die gültigen Verrechnungsarten sind in der Codetabelle (Gruppe „VART“) zu hinterlegen. Die Verrechnung wird gemäss der gewählten Position vorgeschlagen und kann übersteuert werden.

Menge [MENGE Zahlfeld]
Erfassen Sie hier die Menge, sofern die Position mengenabhängig abgerechnet wird (siehe „Basis“). Bei leistungsabhängigen Positionen (gemäss Stundenerfassung) ist das Feld LEER zu lassen. Die effektiven Stunden werden beim Druck der Rechnung ermittelt.

Einheit [ME VarChar(10)]
Die Einheit wird gemäss der gewählten Position vorgeschlagen und kann nicht übersteuert werden.

Ansatz [ANSATZ Zahlfeld]
Erfassen Sie hier den Ansatz pro Mengeneinheit, sofern die Position mengenabhängig abgerechnet wird (siehe „Basis“). Der Ansatz wird gemäss der gewählten Position vorgeschlagen und kann übersteuert werden.

Betrag [BETRAG Zahlfeld]
Erfassen Sie hier den Positionsbetrag (pauschale oder externe Verrechnung). Bei mengenabhängigen Positionen ergibt sich der Betrag aus Menge x Ansatz, sobald Sie den Cursor in diesem Feld positionieren. Bei leistungsabhängigen Positionen (gemäss Stundenerfassung) ist das Feld LEER zu lassen. Der effektive Betrag (Stunden x Stundensatz) werden beim Druck der Rechnung ermittelt.

Akontobetrag [AKONTO VarChar(1)]
Markieren Sie diese Option, sofern die Position Akonto verrechnet wird. Akontopositionen werden als Minusbetrag ausgewiesen, sofern Sie nicht eine Akontorechnung erstellen.

Lieferant hat Leistung verrechnet [VERRECHNET Zahlfeld (0/1)]
Markieren Sie diese Option, sofern bei externer Rechnungsstellung der Lieferant seine Leistung fakturiert hat. Die Option dient zu Kontrollzwecken, um doppelte Rechnungsstellungen zu vermeiden.

Buchungstext [BUCHTXT VarChar(255)]
Erfassen Sie hier den Buchungstext, sofern die Position verrechnet wird; in den übrigen Fällen ist die Eingabe nicht zwingend. Sofern Sie keine Eingabe machen, übernimmt das System die Bezeichnung der gewählten Position.

Beleg-ID [ID VarChar(40)]
Eindeutige Identifikation der Position (Spesen, Gebühren usw.). Die ID wird vom System automatisch vergeben und kann nicht geändert werden.

Typ [TYP VarChar(1)]
Es werden folgende Positionsarten geführt:

Code	Bedeutung
G	Spesen. Diese werden pro Mitarbeiter geführt.
N	Gebühren Baugesuch
E	Gebühren Fallführung. Pro Registergruppe können unterschiedliche Gebührentarife hinterlegt werden.
D	Gebühren Raumreservationen

Das System ermöglicht, Gebühren (Fallführen, Bauadministration) mit Hilfe einer Microsoft Excel-Tabelle zu verwalten und anschliessend in die gecko Datenbank zu übernehmen.

Klicken Sie in der rechten Menüleiste auf Excelblatt, um die Gebühren via Excel zu verwalten. Um die in der Exceldatei vorhandenen Positonen zu übernehmen, klicken Sie in der rechten Menüleiste auf die Schaltfläche Aktualisieren

Sofern die Gebühren via Excel verwaltet werden, sind folgende Punkte zu beachten:

• Die Exceldateien müssen sich im Reportverzeichnis befinden, standardmässig ist dies das Verzeichnis „..\rpt“. Das festgelegte Verzeichnis ist aus Menü Programmoptionen|Verzeichnisse|Allgemein|Programmvorlagen ersichtlich.
• Die Exceldatei für Baugesuche muss mit „BakoVorkalkulation“ benannt sein. Eine Mustervorlage finden Sie hier.
• Für die übrigen Geschäftsfälle (Erbschaften, Einbürgerungen usw.) muss die Datei wie folgt bezeichnet sein: „Vorkalkulation-bereichID“, wobei bereichID der Identifikation der entsprechenden Registergruppe entspricht, z.B. „vorkalkulation-EF“ für Erbschaften oder „vorkalkulation-EB“ für Einbürgerungen. Die jeweilige Identifikation ist via Fallführung|Registergruppen ersichtlich.
• Die in den Excel-Tabellen definierten Gebührenpositionen (Spalte „A“) müssen mit den im gecko hinterlegten Identfikationen für Tarifpositionen übereinstimmen.

Sofern Sie die gecko.windows Version 8.2.7.9 oder höher verwenden, müssen die Dateien für Gebührenrechnungen als Microsoft Excel-Arbeitsblatt 2007 oder höher vorhanden sein (*.xlsx). Wir unterstützen Microsoft Vorlagen 97-2003 ab gecko.windows Version 8.2.7.9 nicht mehr.

Sofern Sie eine ältere gecko.windows Version verwenden, müssen die Dateien als Microsoft Excel-Vorlagen (*.xlt) vorhanden sein. Eine Mustervorlage finden Sie hier.