Gut zu wissen. Leistungserfassung

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Erscheint beim Start der gecko.windows Lösung die Meldung „Dein Windows Anmeldename ist nicht eingetragen.“, kann das Problem wie folgt behoben werden.

  1. Stelle sicher, dass ein Anwenderkonto hinterlegt ist. Wähle hierzu via Menü Extras|Anwenderkonten. Der Anmeldename muss mit dem Windows Anmeldename (Active Directory) übereinstimmen. Dieser wird im Statusbalken rechts unten anzeigt.
  2. Wähle in der linken Menüleiste Zeit, Spesen und Leistungen|Mitarbeitende. Doppelklicke die gewünschte Person und stelle sicher, dass im Eingabefeld Anmeldung Windows der Anmeldename gemäss Schritt 1 eingetragen ist.

Ist die Schaltfläche „Kommen/Gehen“ für Stempelungen im Hauptformular Leistungen resp. Stundenrapporte nicht mehr ersichtlich, dann deaktiviere die entsprechende Option:

  1. Wähle via Menü Extras|Meine Einstellungen und klicke auf die Registerkarte Leistungen.
  2. Entferne das Häkchen bei der Option Stundenbeleg: Stempelungen anhand Zeit Von...Bis aktualisieren

Ist die Option aktiviert, dann werden die Präsenzzeiten automatisch anhand der Eingabe im Stundenbeleg Zeit Von...Bis nachgeführt. Seperate Stempelungen sind daher obsolet.

Damit Leistungsarten mit Verrechnung „F“ (Fehlzeiten) in bestimmten Auswertungen, z.B. „Abwesenheitskontrolle“ oder „Zeitkontrolle (PZ, Stunden LE)“ ausgelistet werden, muss die entsprechende Leistungsart, z.B. „91.00“ für Ferien, als Abwesenheit mit dem entsprechenden Code (Identifikation) hinterlegt sein.

Um Abwesenheiten zu definieren, wähle im gecko.windows Client via linker Menüleiste Zeit, Spesen und Leistungen|Einstellungen|Abwesenheiten und klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Verwenden Sie eine möglichst kurze Identifikation, z.B. „F“ für Ferien, „BU“ für bezahlten Urlaub oder „M“ für Militär. Für jede Abwesenheit ist im Feld ID Konto die Identifikation der entsprechenden Leistungsart zu hinterlegen, im nachstehenden Beispiel „91.00“ für Ferien.

Zuschläge für Nacht- und Sonntagsarbeit werden beim Erfassen eines Stundenrapportes automatisch anhand des Datums und der angegebenen Zeit ermittelt. Aus diesem Grund müssen

  • die Definitionen für Nacht- und Sonntagsarbeit hinterlegt sein.
  • bei der Erfassung eines Stundenbeleges die Eingabefelder Zeit Von..Bis ersichtlich sein und erfasst werden.

Um einen positiven Gleitzeitsaldo (GLZ) zu reduzieren, gehe wie folgt vor:

  1. Wähle im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen und Leistungen|Leistungsarten und danach die entsprechende Organisationseinheit.
  2. Prüfe, ob in der Übersichtsliste eine Leistungsart mit Verrechnung K hinterlegt ist, z.B. 90.xx Korrektur Gleitzeitsaldo
  3. Ist dies nicht der Fall, erfasse eine Leistungsart mit Verrechnung Korrektur Gleitzeitsaldo.
  4. Buche die Stunden, welche ausgebucht werden sollen, in gewohnter Art und Weise auf diese Leistungsart.

Stundenleistungen werden mit einem Stundensatz gespeichert, um verrechenbare Leistungen nachzuweisen.

Um Stundensätze zu hinterlegen, wählen Sie in der linken Menüleiste den Eintrag Zeit, Spesen und Leistungen|Einstellungen|Mitarbeitende. Doppelklicken Sie den gewünschten Mitarbeiter und erfassen Sie im Register Detail im Eingabefeld Stundensatz einen allgemein gültigen Stundensatz. Oder klicken Sie auf das Register Jahresdaten, um jahresabhängige Stundensätze zu hinterlegen.

Sofern keine Stundensätze hinterlegt sind, können die Mitarbeitenden via Menü Extras|Meine Einstellungen im Register Leistungen die Option „Stundenbeleg: Stundenansatz Mitarbeiter NICHT erforderlich“ mit einem Häkchen aktivieren.

Um die Rapporte anderer Mitarbeitenden einzusehen, stellen Sie sicher, dass via Menü Extras|Zugriffsberechtigungen|Anwendergruppen links im Abschnitt „Programmfunktionen|Zeit, Spesen und Leistungen“ und dann rechts in der Zeile Rapporte anderer Mitarbeitenden die Option in der Spalte Anzeigen mit einem Häkchen markiert ist. In diesem Fall erhält man den Zugriff auf alle Mitarbeitende, welcher der gleichen Organisationseinheit zugeteilt sind.

Um den Zugriff auf alle Mitarbeitenden zu erhalten, klicken Sie links auf den Abschnitt „Programmfunktionen|Einstellungen“ und markieren rechts in der letzten Zeile Administration die Option in der Spalte Mutieren mit einem Häkchen.


Zugriff auf ausgewählte MitarbeiterInnen einschränken:

Um den Zugriff auf bestimmte MitarbeiterInnen einzuschränken, wählen Sie via Menü Extras|Zugriffsberechtigungen|Mitarbeiterrapport. Wählen Sie die Person, für welche der Zugriff gestattet werden soll und markieren Sie jene Mitarbeitenden, auf welche die selektonierte Person Zugriff erhält.

Um Stundenrapporte, welche via Internet erfasst worden sind, in die lokale gecko Datenbank zu übernehmen,

  • muss erstens im Webportal ein Anwenderkonto hinterlegt sein
  • und zweitens sind die Anmeldeinformationen (Anwendername, Kennwort) für dieses Anwenderkonto im gecko.windows Client via Menü Web|Anmeldung zu hinterlegen.

Beim Importieren von Stunden- und Spesenbelegen ab einem Webserver (z.B. rci-gecko.ch) kann es zu Fehlern aufgrund falsch hinterlegter Anmeldeinformationen oder technischer Ursachen kommen.

  1. Ihre Anmeldeinformationen für den Webservice sind nicht oder falsch hinterlegt (siehe Menü Web|Anmeldung im Abschnitt gecko Webportale). Stellen Sie auch sicher, dass der hinterlegte Anwendername auf der Webseite registriert ist.
  2. Die Anmeldeinformationen für den Proxy-Server sind nicht oder falsch hinterlegt (siehe Menü Web|Proxy-Server). Sofern Sie einen Proxy-Server verwenden, muss in jedem Fall die Option markiert sein. Die weiteren Angaben klären Sie mit ihrem zuständigen Systembetreuer.
  3. Sie versuchen, zuviel Daten zu importieren, was zu einer Zeitüberschreitung (Timeout) führt. Schränken Sie die Selektionskriterien (Mitarbeitende, Periode) möglichst ein.
  4. Weitere Ursachen sind Verbindungsprobleme („Internetunterbruch“) und Serverüberlastungen. In diesem Fall wiederholen Sie den Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt.

Personen, welche nach Abschluss der Lehrjahre eine Festanstellung erhalten, sind als „Lehrperson“ zu desaktivieren und als „MitarbeiterIn“ neu zu erfassen. Sie können die Lehrperson vor Ende der Lehrzeit als „MitarbeiterIn“ erfassen. Beachten Sie aber, dass im Eingabefeld Anmeldung Windows nur ein Wert erfasst werden darf, sofern die Person als „MitarbeiterIn“ ein neues Windows Login erhält.

Die nachfolgenden Schritte sollten erst am Tag des Stellenantrittes als „MitarbeiterIn“ gemacht werden.

  1. Wählen Sie im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen und Leistungen|Mitarbeitende.
  2. Markieren Sie die Lehrperson in der Übersichtsliste und wählen Sie mit rechter Maustaste den Eintrag Umteilen. Erfassen Sie eine neue Identifikation für die Lehrperson, z.B. „MusterHansLehrperson“.
  3. Doppelklicken Sie die Lehrperson und erfassen Sie im Eingabefeld Austritt das Ende der Lehrzeit. Löschen Sie die Eingaben in den Eingabefeldern Anmeldung Windows und Anmeldung Internet.
  4. Erfassen Sie die Lehrperson als neue(n) MitarbeiterIn Oder wählen Sie die bereits vorgängig erfasste Person. Im Eingabefeld Eintritt erfassen Sie den Tag nach Ende der Lehrzeit. Klicken Sie auf das Register Eröffnungssaldo und hinterlegen Sie das Zeitguthaben per Ende der Lehrzeit und das Ferienguthaben ab Ende Lehrzeit bis Ende des Jahres. Klicken Sie auf das Register Detail und danach in der rechten Menüleiste auf die Schaltfläche Speichern.

HINWEIS: Wird der Eröffnungssaldo bei der Anzeige der Stundensaldi nicht angezeigt, wählen Sie erneut die/den neue(n) MitarbeiterIn und...

  1. klicken auf das Register Eröffnungssaldo und danach auf die Schaltfläche Saldoabschlüsse editieren.
  2. Wählen Sie im Auswahlfeld Buchungsjahr das dem Stellenantritt vorangegangene Jahr. Beim einem Stellenantritt im Jahr „2018“ wählen Sie also „2017“.
  3. Erfassen Sie die gemäss Eröffnungssaldo hinterlegten Werte und klicken Sie danach auf die Schaltfläche Speichern

Wenn Sie beim Mitarbeiter ein Austrittsdatum erfassen, wird der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin desaktiviert und steht in Auswahllisten nicht mehr zur Verfügung. Freigaben dieses Mitarbeiters oder dieser Mitarbeiterin für andere Mitarbeitende werden erst ab Version 8.2.9.7 automatisch gelöscht. In früheren Versionen müssen die Freigaben manuell bereinigt werden:

  1. Wähle via Menü Extras|Zugriffsberechtigungen|Mitarbeiterrapporte.
  2. Wähle im Auswahlfeld MitarbeiterIn jene Person, für welche der ausgetretene Mitarbeiter oder die ausgetretene Mitarbeiterin freigegeben worden ist. HINWEIS: der/die ausgetretene Mitarbeiter/in ist in der Liste der „Freigebenen Fremdrapporte“ nicht mehr ersichtlich.
  3. Klicke auf die Schaltfläche Speichern.
  4. Wiederhole die Schritte 2 und 3 für weitere Personen.

Um statistische Auswertungen zu erstellen, werden in der Regel auch ausgetretene MitarbeiterInnen ausgewertet. Damit diese MitarbeiterInnen angezeigt werden, müssen Sie via Menü Extras|Meine Einstellungen die Option „Auswahl Listen: auch inaktive Datensätze zeigen“ aktivieren.