Gut zu wissen. Stundensaldi

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Die Liste „Zeitkontrolle“ dient in erster Linie für den Abgleich mit den gestempelten Präsenzzeiten. Aus diesem Grund werden bestimmte IST-Stunden ausgeschieden (Abwesenheiten, Korrekturen). Diese Stunden erscheinen nicht auf der Liste, wenn die dazugehörigen Leistungsarten für „Abwesenheiten“ nicht oder falsch hinterlegt sind:

  1. Wähle im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Einstellungen|Leistungsarten und im Auswahlfeld Geschäftsbereich die gewünschte Organisationseinheit. Danach wähle via Menü Bearbeiten|Drucken.
  2. Drucke die Liste und markiere alle Leistungsarten mit Code „F“ (Fehlzeiten, Abwesenheiten).
  3. Wähle im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Einstellungen|Abwesenheiten.
  4. Prüfe, ob - gemäss Liste - für jede Leistungsart mit Verrechnung „F“ eine entsprechende Abwesenheit vorhanden ist.
  5. Wenn kein Eintrag vorhanden ist, erfasse einen neuen Abwesenheitscode. Andernfalls doppelklicke auf den Eintrag und prüfe, ob im Eingabefeld ID Konto die korrekte Nummer der entsprechenden Leistungsart eingetragen ist.

Stimmen die Stunden in der Liste „Zeitkontrolle“ nicht mit den via gecko.web erfassten Stunden überein, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktualisieren Sie die Stunden in der lokalen Datenbank. Wähle hierzu im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Periodische Arbeiten und klicke auf den Link Stunden- und Spesenrapporte importieren.
  2. Stimmen die Zeiten weiterhin nicht, müssen die erfassten Stunden im Detail geklärt werden. Im gecko.windows Client wähle im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Auswertungen. Wähle die Liste „Mitarbeitende|Erfassungsjournal“. In der gecko.web Lösung klicke im Menübalken auf Leistungen und danach auf Drucken. Wähle die Liste „Erfassungsjournal“.

Stimmen die erfassten auf beiden Listen überein, prüfen Sie den Punkt Der Zeitsaldo wird falsch angezeigt

  1. Wähle im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Periodische Arbeiten und anschliessend den Eintrag Saldoabschlüsse buchen.
  2. Prüfe, ob das Vorjahr in der Liste der gebuchten Jahre aufgeführt ist:

  3. Wenn das Vorjahr NICHT gebucht ist, selektioniere in der linken Auswahliste die entsprechenden Mitarbeitenden Oder klicke auf die Schaltfläche Alle markieren. Selektioniere im Auswahlfeld Jahr jenes Buchungsjahr, welches abgeschlossen werden soll, in der Regel das Vorjahr, und klicke auf die Schaltfläche Stundensaldi buchen, um den Vorgang zu starten
  4. Wenn das Vorjahr gebucht ist, die Saldi bei einzelnen Mitarbeitenden aber nicht korrekt angezeigt werden, können Sie die Werte manuell anpassen. Siehe Abschnitt Wie kann ich die Jahres-Saldi anpassen.

Unter „Überzeiten“ sind Zeitgutschriften auf geleistete Stunden ausserhalb der normalen Arbeitszeit zu verstehen (z.B. Nacht- oder Sonntagsarbeit). Diese Zeiten (geleistete Stunden + Zeitzuschlag) werden speziell ausgewiesen (Stichwort: Angeordnete Überzeit).

Einen Überzeitsaldo können Sie umbuchen oder manuell korrigieren.

Guthaben umbuchen:

Um den Überzeitsaldo auszubuchen, erfassen Sie die auszubuchenden Stunden auf eine Leistungsart mit der Verrechnung „T“ (Bezug Überzeit). Danach erfassen Sie die ausgebuchten Stunden auf eine Leistungsart mit der Verrechnung „G“ (Gutschrift Gleitzeitsaldo).

Wir empfehlen Ihnen, für diese Buchungen entsprechende Leistungsarten anzulegen (sofern diese noch nicht bestehen), damit die Vorgänge zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden können.

Mit der Umbuchung wird die „Angeordnete Überzeit“ zugunsten des „Gleitzeitsaldo“ saldiert.

Sofern Sie die Korrektur für frühere Jahre vornehmen, müssen die Jahressaldi neu berechnet und gebucht werden. Wähle hierzu im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Periodische Arbeiten und anschliessend den Eintrag Saldoabschlüsse buchen.

Saldo per Ende Jahr korrigieren:

Siehe Abschnitt Wie kann ich die Jahres-Saldi anpassen. Beachten Sie, dass mit diesem Verfahren, ein vorhandenes Guthaben „verlorengeht“.

Einen Überzeitsaldo können Sie umbuchen oder manuell korrigieren.

Um die berechneten Jahresend-Saldi zu korrigieren oder zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Wähle im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Mitarbeitende.
  2. Doppelklicke in der Übersichtsliste die entsprechende Person.
  3. Klicke auf das Register Eröffnungssaldo und danach auf die Schaltfläche Saldoabschlüsse editieren.
  4. Selektioniere das gewünschte Jahr und erfasse im Eingabefeld Überzeit-Saldo den gewünschten Wert.

Beachten Sie, dass manuell geänderte Werte überschrieben werden, sofern Sie den Saldoabschluss für das entsprechende Jahr und den entsprechenden Mitarbeiter noch einmal buchen.

Um die Stundensaldi der Mitarbeitenden auf dem Webserver zu publizieren, wähle via Menü Web|Daten publizieren|Saldoabschlüsse (GLZ, Ferien).

Stelle vor der Publikation sicher, dass die Saldi per Ende des Vorjahres nachgeführt sind. Wähle hierzu in der linken Menüliste den Eintrag Zeit, Spesen und Leistungen|Periodische Arbeiten LE. Klicke danach auf Saldoabschlüsse buchen.