So funktioniert's

Objekte

Legen Sie fest, ob es sich um eine Räumlichkeit, ein Gästezimmer, ein Mietvelo, ein Ticket oder ein Gerät (Beamer, usw.) handelt.

Nutzung: Die Nutzungsart steuert den Buchungsvorgang und die Belegungsübersicht. So wird ein Gästezimmer anders gebucht als ein Sitzungszimmer oder Klassenraum.
Gruppierung: Objekte lassen sich für Auswertungen, Statistiken und Belegungsübersichten nach verschiedenen Kriterien gruppieren, wie Standort oder Kategorie (z.B. Turnhallen, Parkplätze, Sitzungszimmer).
Adresse: Um eine Lokalität in Google Maps anzuzeigen, kann jedes Objekt „adressiert“ werden.
Öffentlich oder Intern: Objekte können „öffentlich“ angeboten werden und sind somit für Dritte buchbar (z.B. Gästezimmer). Interne Objekte, z.B. Sitzungszimmer, können nur von eigenen Mitarbeitern gebucht werden.

Reservation

Objekt wählen

Zusammenhängende Objekte können gleichzeitig gebucht werden.

Reservation eintragen

Termin(e). Anlassbewilligungen. Zusatzoptionen (Bestuhlung, Reinigung).

Vermietung

Das System erlaubt eine flexible Preisgestaltung und Rabattierung nach Kundengruppen (Ortsbürger, Mieterinnen, Vereine usw.).

Freigabe

Anfragen können automatisch bewilligt oder geprüft und freigegeben werden.

Objekt wählen: Stehen Räumlichkeiten im Zusammenhang, können diese gemeinsam gebucht werden, zum Beispiel Sitzungszimmer und Beamer oder Gästezimmer mit Parkplatz oder Turnhalle mit Umkleidekabinen und Sanitätszimmer.
Reservation eintragen: Sie können Räumlichkeiten an einem bestimmten Tag, an bestimmten Daten oder wiederkehrend in einem bestimmten Serienabstand (Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich) buchen.
Freigabe: Sie legen fest, bei welchen Objekten die Reservationsanfragen geprüft und freigegeben oder automatisch bewilligt werden. Ergänzend bestimmen Sie, wer bei Reservationsanfragen ein E-Mail enthält (z.B. zuständige Person Raumverwaltung und Hauswartung). Das interne E-Mail enthält einen Link, um die Reservation zu bestätigen oder abzulehnen.

Buchungssperren

Das System kann so eingerichtet werden, dass Reservationen zeitlich begrenzt sind.

Öffnungszeiten: Legen Sie fest, an welchen Wochentagen und zu welcher Zeit eine Räumlichkeit geöffnet ist. Diese Option eignet sich zum Beispiel für Mittagstische.
Stundenplan: Hinterlegen Sie Stundenpläne für Räumlichkeiten. Sind Räume durch den Stundenplan besetzt, können diese nur am Wochenende, an Feiertagen und während den Schulferien gebucht werden.
Sperrdatum: Legen Sie ein bestimmtes Datum fest, bis zu welchem Reservationen im Voraus möglich sind. Damit verhindern Sie, dass Räumlichkeiten gebucht werden, bevor zum Beispiel die Stundenpläne für Schulklassen bekannt sind.
Zeitspanne: Hinterlegen Sie beliebige Zeispannen (Datum Von..Bis), an welchen Reservationen nicht möglich sind, z.B. während den Reinigungswochen.
Vorlauf: Der Vorlauf definiert die Anzahl der Tage, vor welchen eine Räumlichkeit nicht buchbar ist. Beispiel: 1 Tag bedeutet, dass ein Zimmer frühestens ab dem nächsten Tag gebucht werden kann. 3 Tage bedeuten, dass ein Zimmer frühestens drei Tage nach dem heutigen Tag gebucht werden kann.

Bewilligungen

Sind Bewilligungen erforderlich, zum Beispiel beim Ausschank von Esswaren und Getränken oder bei Verlängerungen, kann das entsprechende Gesuchsformular zum Download bereitgestellt werden.