Das System regelt den Zugriff auf Verträge über den personellen und funktionellen Zuständigkeitsbereich (Finanzen, Immobilien, Bildung, usw.), d.h. jeder Vertrag wird einer zuständigen Person (Rolle) und einer zuständigen Abteilung zugewiesen.

Funktionale Zuständigkeitsbereiche hinterlegen Sie via Administration|Einstellungen|Organisation|Ressorts. Anschliessend weisen Sie die Anwenderkonten via Administration|Add-Ons|Verträge|Freigaben oder Administration|Sicherheit|Anwenderkonten jenen Ressorts zu, für welche das Anwenderkonto berechtigt ist.

Personelle Zuständigkeiten hinterlegen Sie via Administration|Einstellungen|Organisation|Personenrollen. Erfassen Sie im entsprechenden Eingabefeld die E-Mail Adresse des zugeordneten Anwenderkontos.

Jeder Vertrag kann wie folgt zuordnet werden:

Ein steuerndes Element des Vertragmanagements ist die Vertragsart. Über die Vertragsart legen Sie den Zweck des Vertrages fest:

• ob es sich um einen Miet-, Kauf-/Verkaufsvertrag oder einen Servicevertrag handelt
• ob Kündigungs- und Verlängerungsmodalitäten bestehen

Um Vertragsarten zu verwalten, wählen Sie Administration|Add-Ons|Verträge|Vertragsarten.

Das System behandelt derzeit folgende Vertragsarten:

Mit der «Vertragsrolle» definieren Sie, welche Stellung Sie - in Abhängigkeit der definierten Vertragsart - einnehmen.

Beispiele:
Bei einem Kaufsvertrag nehmen Sie die Rolle eines Käufers ein und bei einem Verkaufsvertrag jene eines Verkäufers. Bei Baurechtsverträgen sind Sie Baurechtgeber (wenn Sie der Grundeigentümer sind) oder der Baurechtnehmer (wenn Sie der Gebäudeeigentümer sind).

Dienstbarkeiten:

Nachfolgend zwei Beispiele aus Sicht einer GEMEINDE, bei denen als «Vertragsrolle» der Eintrag DienstbarkeitsnehmerIn zu wählen ist:

Die GEMEINDE beabsichtigt, als Dienstbarkeitsnehmerin auf dem Grundstück von Hans Muster (Dienstbarkeitsgeber) eine Alarmanlage einzurichten. Der Dienstbarkeitsgeber räumt der Dienstbarkeitsnehmerin zulasten seiner obenerwähnten Liegenschaft ein Personalservitut ein.

Die Firma Immobilien AG ist Eigentümerin des auf ihrem Grundstück Nr. 99 erstellten Mehrfamilienhauses. Die Firma Immobilien AG als Dienstbarkeitsgeber gewährt der GEMEINDE als Dienstbarkeitsnehmerin ein unentgeltliches Benützungsrecht des Kindergartenlokals.

Spezialfall «Übertragung Grundeigentum»

Wird Grundeigentum zwischen zwei Parteien übertragen, auf welchem ein Baurecht eingetragen ist, dann ist im Eingabefeld Vertragsrolle der Eintrag GrundeigentümerIn zu wählen.

Für jeden Vertrag können Sie ein oder mehrere Kontakte hinterlegen:

• Vertragspartner (P)
• Rechnungsadresse (R)
• Korrespondenzadresse (K)
• Eigene Vertretung (V), z.B. Diensstelle bei Städten

Um fehlende Kontakte zu erfassen oder Kontaktangaben zu ändern, klicke im schwarzen Menübalken oben links auf das Bildsymbol und wähle Kontakte.

Jeder Vertrag kann einem oder mehreren „Objekte(n)“ zugeordnet werden. Unter einem „Objekt“ verstehen wir ein Gebäude, ein Grundstück oder eine sonstige Anlage, wie Denkmal, Bootshafen usw..

Da sich Gebäude und sonstige Anlagen in der Regel auf einem Grundstück befinden, sollten Grundstücke einem Vertrag nur zugewiesen werden, wenn die Liegenschaft ursächlich betroffen ist, z.B. Pacht- oder Baurechtsvertrag.

Um fehlende Objekte zu erfassen, wählen Sie via Menü Administration|Allgemein|Objekte|Hinzufügen.

Gebäude erfassen

Um ein Gebäude als „Objekt“ zu hinterlegen, gehen Sie in aufsteigender Reihenfolge vor:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche aus GWR übernehmen, um ein Wohn- oder Nicht-Wohngebäude aus dem eidg. Gebäude- und Wohnungsregister (GWR) zu übernehmen. Dies hat den Vorteil, dass das Objekt mit eidg. Datenregistern synchronisiert ist (GWR, Swisstopo).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche aus GVL-Liste übernehmen, um ein versichertes Gebäude aus dem Bestand der Gebäudeversicherung zu übernehmen.
3. Ist das Gebäude in keinem vorgelagerten Datenbestand vorhanden, klicken Sie auf die Schaltfläche Gebäude erfasssen.

Grundstück erfassen

Um ein Grundstück als „Objekt“ zu hinterlegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Grundstück verbinden. Suchen Sie das gewünschte Grundstück anhand der Grundstücks-Nr. oder Adresse. Klicken Sie auf das gefundene Grundstück in der Übersichtsliste.

Wird das gewünschte Grundstück nicht gefunden, muss das Grundstück via Administration|Portfolio|Grundstücke|Verwalten erfasst werden.

Das System kennt befristete und unbefristete Verträge.

Bei unbefristeten Verträgen erfassen Sie im Eingabefeld Vertragsbeginn das Datum des Vertragsbeginns, z.B. 01.01.2018. Das System speichert als «Vertragsende» automatisch den Wert 31.12.9999.

Bei befristeten Verträgen erfassen Sie zusätzlich im Eingabefeld Vertragsende das vertraglich vereinbarte Vertragsende, z.B. 31.12.2020. Befristete Verträge können wie folgt verlängert werden:

• Verlängerungsoption: Es können mehrere Optionen im Vertrag hinterlegt werden. Der Vertragspartner kann dann den Vertrag unter Beibehaltung der bestehenden Konditionen verlängern. Eine Option greift nicht automatisch. Bei jeder Option muss das Ausübungsdatum (wann wurde die Option wahrgenommen) erfasst sein, damit sie wirksam wird. Sofern nach Ablauf der letzten Vertragsoption keine Kündigung ausgesprochen wird, geht der Vertrag in eine unbeschränkte Laufzeit über.
• Einmalige Verlängerungsoption: Wurde die letzte Option wahrgenommen, endet der Vertrag nach Ablauf der letzten Vertragsverlängerung.
• Stillschweigende Verlängerung: Der Vertrag wird nach Ablauf der Vertragslaufzeit automatisch um ein Jahr verlängert, z.B. Der Vertrag dauert drei Jahre. Danach wird er stillschweigend jeweils um ein weiteres Jahr verlängert.D

Das System berechnet für befristete Verträge die nächste Frist. Bei unbefristeten Verträgen wird keine Frist berechnet. Bei befristeten Verträgen ohne Verlängerungsoption ergibt sich das Datum aus dem Vertragsende:

• Vertragsende
• - Kündigungsfrist in Monaten
• - 1 Tag
• - 10 Tage (Post- und Zustellweg)
• = Frist (Datum)

Fällt die Frist auf ein Wochende oder einen Feiertag verwenden wir den vorausgehenden Arbeitstag. HINWEIS: Feiertage können nur ermittelt werden, wenn der Feiertagskalender via Menü Administration|Einstellungen|Kalender|Kalenderdaten hinterlegt ist.

Bei befristeten Verträgen mit Verlängerungsoption, ergibt sich die Frist aus dem für die Option erfassten Ausübungsdatum. WICHTIG: Verträge mit stillschweigender Verlängerung werden nicht berücksichtigt.

Befristete Verträge ohne Verlängerungsoption enden mit dem erfassten Datum für das Vertragsende.

Mit der «Vertragsverlängerung» verlängern Sie befristete Verträge. Die Vertragsverlängerung steuert das Vertragsende. Das System kennt zwei Arten von Verlängerungsregeln: die stillschweigende Verlängerung und die Verlängerungsoption.

Bei der stillschweigenden Verlängerung verlängert sich das Vertragsende automatisch/wiederkehrend um die Dauer der Verlängerung (z.B. Vertragsverlängerung jährlich um 1 Jahr).

Bei Verträgen mit Verlängerungsoption können eine oder mehrere Verlängerungen hinterlegt werden. Wird die Option wahrgenommen, verlängert sich der Vertrag um die definierte Dauer der Verlängerungsoption. Nach Ausübung der letzten Option:

• geht der Vertrag in eine unbegrenzte Laufzeit über, wenn der Vertrag auf die Option «stillschweigende Verlängerung» gesetzt wird
• endet der Vertrag nach Ablauf der Verlängerungsdauer

Wird eine Option nicht wahrgenommen, werden auch alle nachfolgenden Optionen hinfällig.

Beispiele

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Verträge zu suchen und zu finden.

Via Menüposition Verträge können Sie nach einem beliebigen Suchbegriff suchen. Die Suche kann ergänzend nach «Vertragsart», «Abteilung» oder «Status» gefiltert werden. Alle gefundenen Verträge werden in Tabellenform aufgelistet.

Via Menüposition Mehr|Nach Vertragsinhalt durchsuchen können Sie alle Vertragsdokumente nach einem beliebigen Suchbegriff durchsuchen. Es werden alle gefundenen Dokumente aufgelistet.

Via Menüposition Mehr|Nach Vertragspartner suchen oder Mehr|Nach Objekt suchen können Sie Verträge gruppiert nach Vertragspartner resp. Objekt suchen. Als Suchbegriff erfassen Sie den Namen eines Vertragspartners (z.B. Swisscom) oder der Name eines Objektes (z.B. Schulhaus).

In der Übersichtsliste werden folgende Farbsymbole verwendet:

Via Menüposition Dashboard|Pinnwand werden alle Verträge aufgelistet, die

• abgelaufen und nicht gekündigt oder verlängert worden sind;
• in den nächsten 12 Monaten ablaufen.

Vertragsablauf in den nächsten 12 Monaten: Verwendete Symbole
	Die Kündigungsfrist für diesen Vertrag ist bereits abgelaufen.
	Für diesen Vertrag besteht eine Verlängerungsoption.
	Dieser Vertrag kann bis zur angegebenen Frist gekündigt werden.
N	Als Vertragspartner in der Rolle: MieterIn, KäuferIn, EntleiherIn, NutzerIn, Kunde
G	Als Vertragspartner in der Rolle: VermieterIn, VerkäuferIn, VerleiherIn, EigentümerIn
E	Wir sind als Grundeigentümer eines Vertragsobjektes betroffen.

Via Menüposition Fristenkalender|Vertragsabläufe und -verlängerungen können alle aktiven Verträge ausgelistet werden, die a) in einem bestimmten Zeitraum ablaufen oder b) verlängert werden müssen.

Bei der Liste «Vertragsabläufe» werden befristete Verträge ohne Verlängerungsoption oder mit stillschweigender Verlängerung berücksichtigt, deren Vertragsende innerhalb des gesetzten Zeitraumes liegen. Bei Verträgen mit stillschweigender Verlängerung erhöhen wir das Vertragsende um die Dauer der Verlängerung. Ist keine Verlängerungsdauer hinterlegt, verlängern wir den Vertrag um 1 Jahr.

Bei der Liste «Vertragsverlängerungen» werden nur Verträge mit Verlängerungsoptionen ermittelt, deren Option zeitlich innerhalb des gesetzten Zeitraumes wahrgenommen werden muss.

Neben den eigentlichen Vertragsangaben (Titel, Vertragspartner usw.) enthält die Liste folgende Spalten:

• Verantwortlich: E-Mail Adresse der für den Vertrag zuständigen Person
• Workflow: Status der Notifikation (GEMELDET, BESTÄTIGT). Ist diese Spalte leer wurde die verantwortliche Person noch nie anvisiert. Beim Status Bestätigt können keine weiteren E-Mails verschickt werden.

Via Menüposition Fristenkalender|Kündigungen prüfen können die Verantwortlichen über Vertragsabläufe und -verlängerungen per E-Mail erinnert werden.

Das System prüft alle Verträge mit einem Vertragsende innerhalb der nächsten drei Jahre. Liegt das Vertragsende abzüglich Kündigungsfrist und Vorlaufzeit (i.d.R. 180 Tage) innerhalb der nächsten 6 Monate, erstellt das System Aufgabe und ein E-Mail zuhanden der verantwortlichen Person. Diese Prüfung erfolgt automatisch, in der Konfiguration der Parameter contract|SetRemainder auf Ja gesetzt ist.

Die verantwortlichen Personenrollen erhalten ein E-Mail, sofern bei der entsprechenden Personenrolle (Administration|Einstellungen|Organisation|Personenrollen) eine gültige E-Mail Adresse hinterlegt ist. Ist keine E-Mail Adresse vermerkt, verwenden wir die via Administration|Einstellungen|Programm|Programmoptionen|Vertragsverwaltung hinterlegte E-Mail Adresse.

Die zugestellten E-Mails enthalten ein CC an die via Administration|Einstellungen|Programm|Programmoptionen|Vertragsverwaltung hinterlegte E-Mail Adresse.

Erfolgt die Erinnerung zum ersten Mal erstellen wir eine «Notifikation» mit Status GEMELDET und journalisieren den E-Mail Versand.

Das zugestellte E-Mail enthält im Anhang den Vertrag sowie eine Schaltfläche, um den Erhalt der Erinnerung zu bestätigen. Erfolgt innerhalb eines gewissen Zeitraumes keine Bestätigung, löst das System automatisch ein E-Mail zuhand der Stellvertretung aus.

Wird das E-Mail bestätigt

• setzen wir die «Notifikation» auf den Status BESTÄTIGT
• und erstellen eine pendente Aufgabe/Frist für diesen Vertrag und die verantwortliche Person.

Die eingetragenen Aufgaben können via Menüposition Dashboard|Aufgaben abgerufen werden.

Wird das E-Mail nicht bestätigt

1. erhält die verantwortliche Person nach 10 Tagen ein Erinnerungsmail.
2. Wird die Erinnerung nach Ablauf von 10 Tagen nicht bestätigt (z.B. infolge längerer Abwesenheit), informieren wir die Stellvertretung per Mail. Voraussetzung hierzu ist, dass a) eine Stellvertretung bei der verantwortlichen Personenrolle und b) bei der stellvertretenden Personenrolle eine E-Mail Adresse hinterlegt ist.
3. Reagiert die Stellvertretung nicht, informieren wir die vorgesetzte Personenrolle und abschliessende die oder den in den Programmoptionen hinterlegte/n VertragsmanagerIn.

Abgelaufene Verträge können aufgehoben, gekündigt, verlängert oder erneuert werden.

Vertrag aufheben

Befristete Verträge, die nicht gekündigt werden müssen, sind aufzuheben.

1. Wählen Sie den Vertrag, der aufgehoben werden soll.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion|Aufheben.
3. Erfassen Sie das Datum per welchem der Vertrag aufgehoben wird und klicken Sie abschliessend auf die Schaltfläche Anwenden. Wir setzen den Vertragsstatus auf „Aufgehoben“.

Vertrag kündigen

Um einen Vertrag zu kündigen,

1. wählen Sie den Vertrag, der gekündigt werden soll.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion|Kündigen.
3. Wählen Sie die gewünschte Briefvorlage für das Kündigungssschreiben.
4. Erfassen Sie das Kündigungsdatum und klicken Sie abschliessend auf die Schaltfläche Anwenden. Wir speichern das erfasste Kündigungsdatum und setzen den Vertragsstatus auf „Gekündigt“.

Hinweis: gekündigte Verträge sind „aufgehoben“, d.h. nicht mehr aktiv. Solche Verträge erscheinen im Dashboard während der Kündigungsfrist, d.h. zwischen Kündigungsdatum und Vertragsende in der Rubrik „Verträge in Kündigung“.

Vertrag verlängern

Um einen Vertrag zu verlängern,

1. wählen Sie den Vertrag, der verlängert werden kann.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion|Verlängern.
3. Wählen Sie die gewünschte Briefvorlage für das Verlängerungsschreiben.
4. Erfassen Sie das Datum, per welchem die Verlängerungsoption ausgeübt wurde und klicken Sie abschliessend auf die Schaltfläche Anwenden. Besteht eine weitere Verlängerungsoption, setzen wir das Ausübungsdatum für diese Option als nächste Vertragsfrist.

Vertrag stillschweigend verlängern

Wird ein Vertrag weder aufgehoben/gekündigt noch erneuert, kann der Vertrag „stillschweigend“ verlängert werden.

1. Wählen Sie den Vertrag, der verlängert werden soll.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
3. Scrollen Sie zum Abschnitt Verlängerung und wählen Sie im Eingabefeld Verlängerungsregel den Eintrag „Stillschweigende Verlängerung“.
4. Klicken Sie abschliesend auf die Schaltfläche Speichern.

Sie müssen das Vertragsende nicht zwingend auf „Unbeschränkt“ setzen. Mit der stillschweigenden Verlängerung wird der Vertrag automatisch um jeweils ein Jahr verlängert.

Vertrag erneuern

Bei einer Vertragserneuerung erstellen Sie einen neuen Vertrag (i.d.R. geänderte Konditionen) und heben den bisherigen Vertrag auf.

1. Wählen Sie den Vertrag, der erneuert werden soll.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen|Vertrag erneuern.
3. Erfassen Sie das Datum, per welchem der alte Vertrag gekündigt resp. aufgehoben worden ist und wählen Sie das neue Vertragsdokument, indem Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken.
4. Wir erstellen einen neuen Vertrag auf Grundlage des bisherigen Vertrages (Stichwort: Kopie).
5. Ändern Sie die Angaben zum neuen Vertrag (Vertragsende, Zahlungen, Verlängerungsoptionen usw.).
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Angaben zu speichern.

Mit dem Anlegen des neuen Vertrages, ergänzen wir den alten Vertrag mit dem erfassten Kündigungsdatum und setzen den Status des alten Vertrages auf „Aufgehoben“ resp. „Gekündigt“, wenn der Vertrag gekündigt worden ist.

Verleibt es nicht bei den vertraglichen Vereinbarungen und verlangt ein Vertragspartner eine Vertragsänderung oder -ergänzung, können diese Änderungen oder Ergänzungen in einem Nachtrag festgehalten werden.

Im Gegensatz zu einer „neuen Version“ (siehe nachfolgender Abschnitt) ist der Vertrag, zu welchem ein Nachtrag erstellt wird, weiterhin aktiv. Alle Nachträge sind beim jeweiligen Hauptvertrag im Abschnitt „Anschlussdokumente“ aufgeführt.

Um einen Anschlussvertrag zu erfassen,

1. Wählen Sie den Hauptvertrag.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen|Anschlussvertrag.
3. Erfassen Sie das Datum, per welchem der Nachtrag unterzeichnet worden ist und wählen Sie das Vertragsdokument (Nachtrag), indem Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken.
4. Wir erstellen einen Nachtrag auf Grundlage des Hauptvertrages (Stichwort: Kopie).
5. Ändern Sie die Angaben zum Nachtrag (Vertragsende, Zahlungen, Verlängerungsoptionen usw.).
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Angaben zu speichern.

Verleibt es nicht bei den vertraglichen Vereinbarungen und verlangt ein Vertragspartner eine Vertragsänderung, können diese Änderungen in einem Nachtrag festgehalten werden. Im Gegensatz zu einem „Anschlussvertrag“ (siehe obiger Abschnitt) wird der bisherige Vertrag ersetzt, d.h. wir setzen den Status des Vertrages auf „Ersetzt“. Diese Verträge sind nicht mehr aktiv, werden aber bei der jeweils aktuellsten Version im Abschnitt „Bisherige Versionen“ aufgeführt.

Um eine neue Vertragsversion zu erfassen,

1. Wählen Sie den Vertrag, der ersetzt werden soll.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen|Neue Version.
3. Erfassen Sie das Datum, per welchem der neue Vertrag unterzeichnet worden ist und wählen Sie das neue Vertragsdokument, indem Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken.
4. Wir erstellen einen neuen Vertrag auf Grundlage des bisherigen Vertrages (Stichwort: Kopie).
5. Ändern Sie die Angaben zum neuen Vertrag (Vertragsende, Zahlungen, Verlängerungsoptionen usw.).
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Angaben zu speichern.

In Vorbereitung.