Für jede Organisationseinheit muss die „Hilfskostenstelle Personalkosten“ hinterlegt sein. Ergänzend sollten die Kostenarten (FIBU Konto-Nr.) zur Belastung resp. Entlastung der Lohnkosten aus Umlagen erfasst sein. Weitere Informationen siehe Geschäftsbereich.

Für jede/n Mitarbeiter/in sollten die nachfolgenden Daten hinterlegt sein. Weitere Informationen siehe Mitarbeitende.

• in der Registerkarte Detail ist der Geschäftsbereich (siehe „Organisationseinheit“) zu definieren. Ergänzend kann die Hilfskostenstelle Personalkosten (KST Lohnkosten) hinterlegt werden, sofern nicht die Kostenstelle gemäss Gechäftsbereich verwendet werden soll.
• in der Registerkarte Jahresdaten kann für das entsprechende Buchungsjahr der Jahreslohn erfasst werden. Davon ausgenommen ist die Übergabe in die Kostenrechnung GEMOWIN, da bei dieser Fachapplikation die Stunden übergeben werden. HINWEIS: Den Jahreslohn hinterlegen Sie nur, wenn die Lohnkosten in der FIBU gebucht werden, also ohne Kosten für Weiterbildung und dergleichen.

Um die Umlagetabelle(n) zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Auswahlfeld das entsprechende „Zielschema“ (Fachapplikation), z.B. Abacus, Ruf, GemoWin oder newsystem public. Für die Umlage in die Abacus Finanzbuchhaltung wählen Sie das Schema „Abacus Version J“.
2. Entfernen Sie das Häkchen bei der Option „Neue Nr. gemäss HRM2 verwenden“, sofern die KOST-/KTR-Nr. gemäss HRM1 in die Kostenrechnung übergeben werden sollen.
3. Markieren Sie die Option „Umlagetabelle pro Geschäftsbereich erstellen“ mit einem Häkchen, sofern für jede Hilfskostenstelle eine separate Umlagetabelle erstellt werden soll (dies entspricht dem bisherigen Verfahren).
4. Erfassen Sie die Periode Datum Vom...Bis, welche abgerechnet werden soll, z.B. ein Monat, ein Quartal oder das ganze Jahr. Wir empfehlen Ihnen, die Umlagen per Stichtag zu erstellen, z.B. per 31.08 (VR-Sitzung Exekutive im Sept.) und per 30.11 (Rechnungs-/Budgetkontrolle).
5. Erfassen Sie die Mandanten-Nr. gemäss Finanzbuchhaltung, sofern eine solche übergeben werden muss, z.B. Abacus
6. Sofern Sie die Umlagetabelle für das Budget erstellen, erfassen Sie im Eingabefeld Budgetjahr das gewünschte Budgetjahr. In diesem Fall übergeben wir als Buchungsdatum 31.12.jjjj, wobei jjjj dem erfassten Budgetjahr entspricht.
7. Klicken Sie auf Schaltfläche Aktualisieren, um die Vorgaben der zu entlastenden Hilfskostenstellen zu übernehmen.

   

8. Erfassen Sie in der ersten Spalte die Hilfskostenstellen, welche entlastet werden sollen, sofern diese nicht auf dem Geschäftsbereich hinterlegt sind. Sofern eine Hilfskostenstelle eingetragen ist, welche nicht umgelegt werden soll, löschen Sie den Inhalt in dieser Spalte (es werden nur Zeilen verarbeitet, welche in dieser Spalte einen Wert haben).
9. Erfassen Sie in der zweiten und dritten Spalten das FIBU-Konto (sofern nicht beim Geschäftsbereich hinterlegt), auf welchen die Umlagekosten belastet resp. entlastet werden. Entsprechend der Konzeption Ihrer Fachapplikation kann die Entlastung resp. Belastung auf unterschiedliche Konten erfolgen.
10. Erfassen Sie in der dritten Spalte den Betrag, der gebucht werden soll. Der Betrag sollte mit den - für die gewählte Periode - in der FIBU verbuchten Personalkosten übereinstimmen. Sofern bei den Mitarbeitenden die Jahres-Lohnkosten eingetragen sind, schlagen wir die für die gewählte Periode anteiligen Lohnkosten vor. Die vorgeschlagenen Lohnkosten dürfen nur übernommen werden, sofern in der FIBU keine weiteren Lohnbestandteile (z.B. Weiterbildung) auf die Hilfskostenstelle Personalkosten gebucht werden.
11. Erfassen Sie in der letzten Spalte eine Bezeichnung für die Umlagebuchung, z.B. „Umlage Personalkosten“.
12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Umlagetabelle erstellen, um eine Textdatei mit den entsprechenden Buchungssätzen zu erstellen. Diese Textdatei kann anschliessend in der entsprechenden Fachapplikation eingelesen werden.

Um die Umlagetabelle einzulesen, wählen Sie im Abacus Programm die Funktion
5 Hilfsprogramme|55 Schnittstellen|553 Buchungsschnittstellen|5534 Import/Export Buchungen AbaConnect

Klicken Sie auf den Abschnitt „Import“. Stellen Sie sicher, dass als „Import Type“ die Option „ASCII“ markiert ist. Beim Auswahlfeld „Mapping“ wählen Sie den Eintrag „ASCII Buchungen (AbaDefault 2014.0)“. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Importdatei hinzufügen und wählen die im gecko Programm erstellte Datei mit den Umlagen.

Klicken Sie auf die Registerkarte „Gestaltung“ und markieren Sie die nachfolgenden Optionen mit einem Häkchen. HINWEIS: die Option „Ist Buchungen als Planbuchungen speichern“ markieren Sie, wenn Sie unter Jahr das Budget entlasten wollen.

Klicken Sie auf den Abschnitt „Einstellungen“ und erfassen Sie in der Registerkarte „ASCII Definitionen“ im Eingabefeld „Separator“ den Wert ; (Strichpunkt).

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter unter Jahr die Abteilung wechselt, werden die Personalkosten aus der Lohnbuchhaltung auf unterschiedliche „Hilfskostenstellen Personalkosten“ gebucht. Die Entlastung der „Hilfskostenstellen Personalkosten“ gemäss gecko Umlagetabelle entspricht dabei nicht der effektiven Belastung gemäss Lohnbuchhaltung, da die Entlastung nach Stunden erfolgt. Aus diesem Grund muss eine Umbuchung zwischen den Hilfskostenstellen in der Kostenrechnung erfolgen. Welche Lohnkosten auf welcher Hilfskostenstelle gemäss gecko entlastet werden, ist aus der Liste „02 - Belastungen Kostenstellen und -träger“ ersichtlich.

1. Wählen Sie die Liste „02 - Belastungen Kostenstellen und -träger“ via Zeit, Spesen, Leistungen|Auswertungen LE|Kostenrechnung .
2. Wählen Sie im Auswahlfeld Gruppierung den Eintrag „nach Mitarbeiter/in-›KoSt/KTR“ und im Auswahlfeld Verfahren den Eintrag „IST-Kostensatz“.
3. Wählen Sie im Eingabefeld MitarbeiterIn die Person, welche einen Abteilungswechsel hatte, indem Sie die Taste F2 drücken.