Um einen neuen Fall zu erfassen, klicken Sie in der Übersichtsliste auf das Bildsymbol Oder via Menü auf Bearbeiten|Neu.

Grundstückgewinnsteuern (GGSt.) sollten nicht manuell erfasst werden, da diese Geschäfte automatisch mit der Veranlagung der Handänderung eröffnet werden können. Somit ist auch sichergestellt, dass Handänderung und GGSt. die gleiche Fall-Nr. haben.

Dossier anlegen

1. Drücken Sie im Register Stammblatt auf die Taste TAB, um ins Eingabefeld Fall-/Dossier-Nr. zu gelangen. In Abhängigkeit der Registergruppe ist dieses Feld mit „Akten-Nr.“, „Kontroll-Nr.“ und ähnlichem bezeichnet, da die Bezeichnung und Formatierung in der Tabelle „HeaderPen“ vorgegeben werden kann. Drücken Sie die Taste F2, um die nächste fortlaufende Nr. zu erhalten.
2. Geschäfte können einer Gruppe zugeordnet werden. Setzen Sie den Cursor ins Eingabefeld Gruppe, indem Sie auf die Taste TAB drücken, und drücken Sie anschliessend die Taste F2, um eine Gruppe zu selektionieren.
3. Jeder Fall ist einem Subjekt (Erblasser, Deponent, etc.) zugeordnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakt wählen, um die betroffene Partei zu selektionieren.
4. Drücken Sie jeweils die Taste TAB, um ins nächste Eingabefeld zu gelangen und die weiteren Angaben (Eingangsdatum, Bemerkungen, etc.) zu erfassen. Mit * bezeichnete Felder müssen erfasst werden und sind rot hinterlegt.
5. Bei objektabhängigen Fällen (Handänderung, etc.) erfassen Sie im Feld Parzelle die Nr. des betroffenen Grundstückes. In Abhängigkeit der Parzellen-Nr. werden bestimmte Daten (z.B. Grundeigentümer) vom System automatisch ermittelt und gespeichert.
6. Klicken Sie auf das Register Kontierung.

Kontierungen erfassen

1. Drücken Sie im Register Kontierung auf die Taste TAB, um ins erste Erfassungsfeld zu gelangen. Erfassen Sie eine Registratur-Nr. (sofern erforderlich) Oder drücken Sie die Taste F2, um eine vorhandene Nr. auszuwählen.
2. Drücken Sie Taste TAB. Drücken Sie im Erfassungsfeld Aktenführer/in die Taste F2, um eine verantwortliche Rolle (z.B. Sekretariat) für diesen Fall auszuwählen. Der oder die Aktenführer/in ist erforderlich, sofern Aufgaben in der Fristenkontrolle vermerkt werden sollen. Sie können auch auf die Taste F3 drücken, um eine neue Rolle zu hinterlegen. Aktenführer/innen werden automatisch vorgeschlagen, sofern diese hinterlegt sind (siehe Fallführung|Registergruppen ).
3. Der Fall kann einer Gemeinde zugeteilt werden, sofern die Geschäfte mehrerer Gemeinden geführt werden. Die gültigen Gemeinden sind in den Einstellungen einzutragen (Fallführung|Geschäftsbereiche). Das Eingabefeld ist nur sichtbar, sofern in der Konfigurationsdatei im Abschnitt <peko><id>pHasGemeinden</id> der Wert <value>1<value> eingetragen ist.

Klicken Sie rechts in der Menüleiste auf Speichern, um den Fall zu registrieren.

Mit der Registrierung eines Falles werden automatisch folgende Datensätze angelegt:

• Dossier/Akte (Kopfsatz)
• Aufgabe mit der fixen Folge-Nr. 00 (Eingang)
• Grundeigentümer bei objektbezogenen Fällen.

Nach dem Speichern (Registrieren) des Falles werden zusätzlich die Register Positionen und Aufgaben eingeblendet.

Parteien, Adressen ergänzen

Klicken Sie auf das Register Positionen.

1. Markieren Sie einen Knoten in der Gruppe Parteien und wählen Sie via rechter Maustaste den Eintrag Hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Befehl für jedes Subjekt, das Sie ergänzen möchten.
2. Sofern Sie für den Fall eine Gebührenrechnung erstellen, markieren Sie den Knoten Rechnungsadresse und wählen via rechter Maustaste den Eintrag Hinzufügen. Sind Rechnungsadresse und eine bereits erfasste Partei identisch, können Sie auch die entsprechende Adresse markieren und in der Auswahlliste Gruppe den Eintrag „Rechnungsadresse“ wählen. Klicken Sie anschliessend in der rechten Menüleiste auf Speichern .

Eingang per eMail melden

Der Eingang eines Fall kann nur gemeldet werden, sofern bei der entsprechenden Registergruppe eine eMail-Verteilerliste für den ersten Verfahrensschritt hinterlegt ist.

Klicken Sie auf das Register Aufgaben.

1. Markieren Sie die erste Zeile in der Übersichtsliste, i.d.R. mit „Eingang“, „Registrierung“ und ähnlichem bezeichnet.
2. Klicken Sie in der Eingabemaske auf die Schaltfläche Verteiler informieren.