Mitarbeitende werden in der Tabelle STAMM mit dem TYP-Kennzeichen „M“ geführt.

Bereits bebuchte MitarbeiterInnen können nicht mehr gelöscht werden.

Kontierungen auf noch nicht eingetretene resp. ausgetretene MitarbeiterInnen werden vom System abgewiesen.

Mitarbeitende können mit projektspezifischen Stundensätzen einem Projekt zugeteilt werden.

Eine generelle Hilfe zur gecko.windows Übersichtsliste finden Sie unter Stammobjekte.

Um eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter zu erfassen, wählen Sie via Menü Bearbeiten|Neu.

Erfassen Sie im Eingabefeld Eintritt, das Eintrittsdatum, um eine korrekte Berechnung der Sollstunden zu gewährleisten.

gecko.windows Client

Wenn die Person, Stunden mit dem gecko.windows Client erfasst, muss im Eingabefeld Anmeldung Windows der Windows-Anmeldename erfasst sein. Das Anwenderkonto selber erfassen Sie via Einstellungen|Anwenderkonten.

gecko Weblösung

Wenn die Person, Leistungen via Internet erfasst, muss im Eingabefeld Anmeldung Internet der Anmeldename des entsprechenden Anwenderkontos erfasst sein. Das Anwenderkonto erfassen Sie direkt in der Weblösung, z.B. rci-gecko.ch via Administration|Anwenderkonten.

MitarbeiterInnen, welche Leistungen via Internet erfassen, müssen publiziert werden. Markieren Sie hierzu den gespeicherten Eintrag in der Übersichtsliste und wählen mit rechter Maustaste Publizieren.

Identifikation [ID VarChar(20)]
Eindeutige Identifikation der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters als MUSS-Feld.

Bezeichnung [BEZ VarChar(50)]
Ergänzende Bezeichnung als MUSS-Feld, z.B. Nach- und Vorname.

Eintritt am, Austritt am [GULTIGVON, GULTIGBIS VarChar(10)]
Erfassen Sie hier den Ein- resp. Austritt der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters in Form TT.MM.JJJJ.

Stundensatz [VSATZ Float]
Eingabe des Stundenansatzes. Sofern Sie keine auftragsspezifischen resp. jahresabhängigen Stundensätze hinterlegen, wird der hier erfasste Stundensatz verwendet.

Anmeldung Windows [GRUPPE2 VarChar(20)]
Erfassen Sie hier den Anwendernamen, welche die Person als AnwenderIn in einem Windows Client Netzwerk verwendet. Beim Anwendername wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. Sofern der korrekte Anwendername eingetragen ist, ermittelt das System die festlegten Berechtigungen (anhand der zugteilten Anwendergruppe) und die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter bei der Erfassung von Leistungen, Spesen oder Präsenzzeiten.

Anmeldung Internet [URL VarChar(150)]
Erfassen Sie hier den Anmeldenamen resp. die E-Mail Adresse, welche die Person als AnwenderIn im gecko.web Internet verwendet, z.B. rci-gecko.ch, gecko.sso.lu.ch, gecko.museen.lu.ch.

Stamm-Kostenstelle [GRUPPE3 VarChar(20)]
Eingabe der Stammkostenstelle der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Bei der Erfassung von Stundenleistungen wird diese automatisch vorgeschlagen, sofern die entsprechende Kostenart als kostenstellenpflichtig (KoRe-pflichtig = S) definiert, aber auf Ebene Kostenart keine Default-Kostenstelle hinterlegt ist.
Sofern die Stunden der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters nicht in die Kostenrechnung übergeben werden dürfen, erfassen Sie hier den Wert „FIKTIV“. Dieser Wert wird bei der Erfassung von Stundenleistungen nicht vorgeschlagen.

Organisationseinheit [BEREICH VarChar(20)]
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist einer Organisationseinheit (Geschäftsbereich) zugewiesen. Sofern ein Benutzer die Berechtigung erhält, die Stunden- und Spesenrapporte anderer MitarbeiterInnen einzusehen, schlägt das System nur Mitarbeitende vor, die der gleichen Organisationseinheit zugeteilt sind.
In folgenden Fällen muss die Organisationseinheit hinterlegt sein:

• für automatische Verfallsbuchungen des maximal zulässigen Gleitzeitsaldos (siehe auch weiter unten);
• für die Entlastung der Lohnkosten (Kostenrechnung), sofern die Lohnkostenstelle auf Stufe Organisationseinheit/Geschäftsbereich definiert wird;
• beim Importieren von Stunden- und Spesenrapporten, sofern die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter die Daten via Microsoft Excel erfasst.

KoSt Lohnkosten [GRUPPE1 VarChar(20)]
Eingabe der zu entlastenden Lohnkostenstelle der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters im Rahmen der Kostenrechnung. Die Lohnkostenstelle ist zu hinterlegen, wenn auf Stufe Organisationseinheit/Geschäftsbereich keine Kostenstelle hinterlegt ist oder eine abweichende Lohnkostenstelle verwendet werden soll.

Personal-Nr. Lohn [KONTO VarChar(20)]
Eingabe der Personal-Nr. der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters in der Lohnbuchhaltung. WICHTIG: die Personal-Nr. darf nur hinterlegt werden, sofern die Stunden dieses Mitarbeitenden in die Lohnbuchhaltung übergeben werden. Der hinterlegte Wert muss mit der Personalnummer in der Fremdapplikation übereinstimmen.

Personal-Nr. PZ [PERSNR VarChar(20)]
Eingabe der Personal-Nr. der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters gemäss Präsenzzeiterfassgung. Der hinterlegte Wert muss mit der Personalnummer in der Fremdapplikation übereinstimmen.

Verfall GLZ-Saldo automatisch buchen [VCODE VarChar(1)]
Markieren Sie die Option, sofern der Verfall des maximal zulässigen Gleitzeitsaldos automatisch gebucht werden soll. Siehe auch Verfall GLZ-Saldo buchen.

Lernende/r [KORE VarChar(1)]
Markieren Sie die Option, sofern es sich bei dieser Person, um eine Lernende oder einen Lernenden handelt. Stunden von Lernenden können im Rahmen des Personalcontrollings für bestimmte Zeitgruppen (Ausbildung, Abwesenheiten) ausgeschlossen werden.

Die Daten in diesem Abschnitt dürfen nur einmalig hinterlegt und danach nicht mehr geändert werden .

Ferienguthaben in Tagen [EsFERIEN Double]
Hinterlegen Sie hier das Ferienguthaben in Tagen aus vorgegangenen Perioden.

Ferienguthaben in Stunden [EsFerienStd Double]
Hinterlegen Sie hier das Ferienguthaben in Stunden aus vorgegangenen Perioden.

Gleitzeit [EsGLZ Double]
Hinterlegen Sie hier das Gleitzeitguthaben in Stunden aus vorgegangenen Perioden.

Kompensationstage [EsKOMP Double]
Hinterlegen Sie hier das Guthaben an Kompensationstagen aus vorgegangenen Perioden.

Überzeit angeordnet [EsMAZ Double]
Hinterlegen Sie hier das Guthaben aus angeordneter Überzeit in Stunden.

Der Schlusssaldo (GLZ, Ferien, usw.) für ein bestimmtes Jahr ergibt sich aus dem Eröffnungssaldo und aller gebuchten Stunden bis zu einem bestimmten Jahr.

Der Schlusssaldo muss jeweils anfangs Jahr für das Vorjahr gebucht werden. Wählen Sie hierzu im Navigationsbereich Zeit, Spesen und Leistungen|Periodische Arbeiten und anschliessend den Link Saldoabschlüsse buchen.

Sofern der Schlusssaldo nicht korrekt berechnet werden kann, besteht die Möglichkeit, die Schlusssaldis manuell zu korrigieren. Wählen Sie hierzu im Navigationsbereich Zeit, Spesen und Leistungen|Mitarbeitende. Markieren Sie die gewünschte Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter in der Übersichtsliste und wählen Sie mittels rechter Maustaste den Eintrag Saldoabschlüsse.

Mit diesem Abschnitt können die jahresabhängigen Daten hinterlegt werden. Mutationen für gesperrte Buchungsjahre sind nicht möglich. Um jahres- oder monatsabhängige Daten zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Buchungsjahr [JAHR VarChar(4)]
Wählen Sie das Jahr, für welches die jahresabhängigen Mitarbeiterdaten hinterlegt werden sollen, in der linken Übersichtsliste

Ferien [FERIEN Double]
Erfassen Sie hier das Ferienguthaben in Tagen für das gewählte Buchungsjahr (einschliesslich Gutschriften aus Dienstjubiläen und ähnlichem). HINWEIS: Ferienguthaben werden nicht anhand des festgelegten Pensums umgerechnet. Bei Teilzeitangestellten kann das Ferienguthaben „pensenabhängig“ oder entsprechend einem 100%-Pensum hinterlegt werden. Sofern das Ferienguthaben nicht „pensenabhängig“ definiert ist, müssen Sie im Feld Tagessoll die „pensenabhängige“ Normalarbeitszeit (Std.) pro Tag hinterlegen.

Pensum [PENSUM Double]
Eingabe des Mitarbeiterpensums in Prozenten (z.B. 100, 80, 50) für das gewählte Buchungsjahr. Anhand des hinterlegten Pensums werden die Sollarbeitsstunden gemäss Stundenplan pensenabhängig berechnet. Sie können das Pensum in der Registerkarte Monatsdaten nach Monaten unterschiedlich festlegen (zum Beispiel bei Pensenänderung innerhalb des gewählten Buchungsjahres).

Tagessoll [STDSOLL Double]
Eingabe der täglichen Normalarbeitszeit in Stunden für das gewählte Buchungsjahr. Sofern Sie keine Eingabe machen, verwendet das System die Normalarbeitszeit gemäss Extras|Programmoptionen|Leistungen. Eine Eingabe ist erforderlich, sofern Sie bei Teilzeitangestellten das Ferienguthaben nicht pensenabhängig erfassen. Sie können das Tagessoll in der Registerkarte Monatsdaten nach Monaten unterschiedlich festlegen (zum Beispiel bei Pensenänderung innerhalb des gewählten Buchungsjahres).

Stundensatz [VSATZ Double]
Eingabe des Stundenansatzes für das gewählte Buchungsjahr. Sofern Sie keine auftragsspezifischen Stundensätze hinterlegen, wird der hier erfasste Stundensatz verwendet.

Jahreslohn [LOHN Double]
Eingabe des Brutto-Jahreslohnes. Der Jahreslohn dient der lohnabhängigen Belastungen in der Kostenrechnung.

Stundenplan [STDPLAN Textfeld max. 20 Zeichen]
Definieren Sie die Sollarbeitsarbeit für das gewählte Buchungsjahr, indem Sie dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin einen Stundenplan zuweisen. Die im Stundenplan hinterlegten Sollstunden werden aufgrund des hinterlegten Pensums umgerechnet.

Min. GLZ [MINGLZ Double]
Eingabe des minimalen Gleitzeitsaldos in Stunden pro Monat für das gewählte Buchungsjahr. Eine Eingabe ist nur erforderlich, sofern der im Stundenplan hinterlegte Wert für diesen Mitarbeiter nicht gelten soll. Es besteht Anspruch auf Kompensation, sofern der monatliche Arbeitszeitsaldo den minimalen Gleitzeitsaldo übersteigt.

Max. GLZ [MAXGLZ Double]
Eingabe des maximalen Gleitzeitsaldos in Stunden pro Monat für das gewählte Buchungsjahr. Eine Eingabe ist nur erforderlich, sofern der im Stundenplan hinterlegte Wert für diese Mitarbeiterin oder diesen Mitarbeiter nicht gelten soll. Ein monatlicher Arbeitszeitsaldo, welcher den maximalen Gleitzeitsaldo übersteigt, verfällt. Der maximal zulässige Saldo wird pensenabhängig umgerechnet, sofern die entsprechende Option aktiviert ist (Extras|Programmoptionen). Für die Umrechnung verwendet das System den Eintrag gemäss Feld Pensum (die monatsabhängigen Daten werden nicht berücksichtigt).

Mit diesem Abschnitt können die wöchentlichen Arbeitszeiten bei Teilzeit-Angestellten hinterlegen. Mutationen für gesperrte Buchungsjahre sind nicht möglich. Um das wöchentliche Tagessoll (in Stunden) zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Sofern die Wochenarbeitszeit für alle Monate gilt, muss kein Monat selektioniert werden.

Buchungsjahr [JAHR VarChar(4)]
Wählen Sie das Jahr, für welches die jahresabhängigen Mitarbeiterdaten hinterlegt werden sollen, via Registerkarte Jahresdaten in der linken Übersichtsliste.

Monat [MONAT VarChar(2)]
Wählen Sie den Monat, sofern die Wochenarbeitszeit, nur für einen bestimmten Monat gilt. Sofern die Wochenarbeitszeit für alle oder die restlichen Monate gilt, muss kein Monat selektioniert werden.

Montag...Sonntag [WOTAG1..7 Double]
Eingabe der Normalarbeitszeit in Stunden pro Wochentag für das gewählte Buchungsjahr, an welchen der oder die Teilzeitangestellte arbeitet.

Um die Jahresdaten aller Mitarbeitenden auf ein neues Jahr vorzutragen, wählen Sie in der Übersichtsliste via Menü Funktionen|Jahresdaten vortragen.

Es besteht die Möglichkeit, die jährlichen Lohnkosten pro MitarbeiterIn aus einer externen Textdatei (CSV oder XML) zu übernehmen.

Die Datei muss mindestens zwei Spalten mit folgenden Beschriftungen in der ersten Zeile haben: „Personal_Nr“ und „Menge_Total“. Die Reihenfolge spielt keine Rolle.

Der in der Spalte „Personal_Nr“ eingetragene Wert muss beim Mitarbeitenden im Feld Personal-Nr. Lohn hinterlegt sein (siehe Abschnitt Erfassung). In der Spalte „Menge_Total“ ist der Lohn einzutragen, welcher auf die Personal-Hilfskostenstelle „100xxx“ gebucht worden ist.

Um die jährlichen Lohnkosten zu übernehmen, wählen Sie in der Übersichtsliste via Menü Funktionen|Lohndaten importieren.