Verfahrensschritte (Aufgaben- und Fristenkontrolle)
siehe auch Verfahrenskontrolle
aufruf dialog:
- Bauadministration⇒Verfahrensschritte
- Friedhofsverwaltung⇒Verfahrensschritte
- Sozialhilfe⇒Verfahrensschritte
- Fallführung⇒Verfahrensschritte
- Projekte⇒Projektschritte
Mit diesem Dialog können Sie sämtliche Verfahrensschritte (Aufgaben) im Zusammenhang mit der Fallführung verwalten.
Eine Hilfe zu weiteren Themen finden Sie unter Geschäftsobjekte.
HinweiseVerfahrensschritte werden pro Leitverfahren (Bauadministration), Registergruppe (Fallführung) oder Projektart (Projektmanagement) hinterlegt.
Verfahrensschritte, die in einem Terminblatt (erledigte Aufgabe) bereits erfasst sind, können nicht gelöscht werden.
Bauadministration: es ist zu beachten, dass die Folge-Nr. der baukontrollspezifischen Verfahrensschritte mit den in den Programmeinstellungen (siehe Menü Extras|Programmoptionen|Geschäfte) hinterlegten Definitionen im Abschnitt Verfahrensschritte übereinstimmt.
Der Verfahrensschritt kann nicht gelöscht werden, sofern dieser die Statuskontrolle der Baustatistik Bau/GWR ändert.
Fallführung: es ist zu beachten, dass die Folge-Nr. der im „Stammblatt“ definierten Verfahrensschritte mit den in den Programmeinstellungen hinterlegten Definitionen übereinstimmt. Klicke hierzu via Menü Extras|Programmoptionen|Erste Schritte) auf Definitionen Parameterdatei verwalten.
Identifikation * [ID VarChar(20)]
Eindeutige Identifikation des Verfahrensschrittes. Verwende einen einfachen Begriff,
z.B. 10.1.
Folge * [FOLGE VarChar(2)]
Die Folge-Nr. definiert die Reihenfolge innerhalb des Terminblattes. Der erste Verfahrensschritt
(in der Regel der Eingang/Start) muss mit der Folge „00“ beginnen. Um zusätzliche
Aufgaben einzufügen, sollte die Nummerierung mindenstens in Dreierschritten erfolgen
(00...03...06...09...). Eine einmal festgelegte Nr. kann nicht geändert werden.
Klicke hierzu auf die Schaltfläche Folge-Nr. ändern.
Bezeichnung * [BEZ VarChar(50)]
Ergänzende Bezeichnung des Verfahrensschrittes.
Verantwortlich [VERANTW VarChar(20)]
Hinterlege jene Stelle/Rolle, welche für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich
ist. Es werden die Stellen gemäss Verteilerliste/Personenrollen vorgeschlagen (siehe
Einstellungen|Verteilerliste).
Dauer [DLZ SmallInt]
Hinterlege hier die durchschnittliche Dauer für die Aufgabe (in Tagen). Ist nichts
eingetragen, verwenden wir standardmässig 5 Tage (Arbeitswoche). Sofern keine Durchlaufzeit
berücksichtigt werden soll, erfasse den Wert -1.
Vorgänger [KPUNKTVOR VarChar(20)]
Definiere hier jenen Schritt, welcher vorgängig erledigt werden muss. Sofern Sie
einen Vorgänger definieren, steuern Sie das System wie folgt:
- der Schritt kann erst als erledigt gemeldet werden, nachdem der Vorgänger erledigt worden ist.
- eine evtl. auf dieser Aufgabe hinterlegte Gebührenposition ist in der Liste „Gebührenverrechnung“ nur pendent, sofern der Vorgänger erledigt worden ist, z.B. wäre Anschlussgebühren fakturieren erst pendent, sofern die Schatzungsanzeige vorhanden ist. Ansonsten ist die Aufgabe pendent, solange diese nicht als erledigt gemeldet ist. Betrifft Auswertungen|Verfahrenskontrolle.
Aufgabenfolge [AUFGABE VarChar(20)]
Zuteilung der Aufgabe zur einer der folgenden Kontrollaufgaben:
| Bauadministration | |
|---|---|
| KONTROLLE | Materielle Prüfung des Baugesuches. Noch nicht geprüfte Gesuche werden zur Traktandierung (Baukommission) vorgeschlagen. |
| EINSPRACHE | Einspracheerledigung. Verfahrensschritt, bei welchem die Einsprachen gesamthaft erledigt werden. Sofern hier ein Eintrag besteht und die Aufgabe als erledigt gemeldet wird, werden hinterlegte Einsprachen gesamthaft als erledigt markiert. |
| PUBLIKATION | Publikation Baugesuch. Verfahrensschritt, bei welchem das Baugesuch publiziert wird. Die Angabe wird zur Ermittlung der Verfahrensdauern verwendet. |
| ROHBAU | Rohbaukontrolle. Verfahrensschritt, bei welchem die Abnahme des Rohbaues erfolgt. Die Angabe wird zur Kontrolle pendenter Auflagen verwendet. |
| SCHATZUNG | Verfahrensschritt, bei welchem die Meldung der Revisions- resp. Neuschatzung erfolgt. Sofern hier ein Eintrag besteht und die Aufgabe als erledigt gemeldet ist, wird in der Fallführung ein neuer Fall für die Abwicklung der Schatzung eröffnet. |
| Weitere Aufgaben sind via Bauadministration|Aufgaben Bau zu hinterlegen, z.B. Fakturierung von Anschlussgebühren für Kanalisation, Wasser, Gas oder Gemeinschaftsantenne. | |
| Fallführung allgemein | |
|---|---|
| BESCHLUSS | Beschluss, Entscheid: Verfahrensschritt, bei welchem ein Geschäft seitens des ausführenden Organs (Exekutive) beschlossen worden ist. Die Angabe wird zur Führung der Statuskontrolle und Ermittlung der Verfahrensdauern verwendet. |
| STENSCHEID | Steuererkenntnis: Verfahrensschritt, bei welchem ein Geschäft steuerrechtlich definitiv veranlagt worden ist. |
| Handänderungen, GGSt. | |
|---|---|
| STENSCHEID_PROV | Steuerveranlagung provisorisch: Verfahrensschritt, bei welchem die Grundstückgewinnsteuern prov. veranlagt worden sind. Die Angabe wird als Controlling-Indikator verwendet. |
| Erbschaften | |
|---|---|
| INVENTAR | Aufnahme Sicherungsinventar: Die Angabe wird zur Ermittlung der Verfahrensdauern (Controlling) verwendet. |
| TEILUNG | Amtliche Teilung: Die Angabe wird zur Ermittlung der Verfahrensdauern verwendet. |
| STERLEDIGUNG | steuerrechtliche Erledigung: Verfahrensschritt, bei welchem die Erbschaft steuerrechtlich erledigt worden ist. |
| PROTOKOLL | Abschlussprotokoll (Verfahrens-/Nachlassprotokoll): Verfahrensschritt, bei welchem das Teilungsverfahren abgeschlossen worden ist. Die Angabe wird zur Ermittlung der Verfahrensdauern verwendet. |
| Projekte | |
|---|---|
| MITBERICHT | Verfahrensschritt, bei welchem Mitberichte eingefordert werden resp. die Vernehmlassung gestartet wird. |
| BESCHLUSS | Verfahrensschritt, bei welchem das Projekt seitens der Exekutive (GR/SR) beschlossen wird. |
| LEGISLATIVE | Verfahrensschritt, bei welchem das Projekt seitens der Legislative (GGR) beschlossen wird. |
Prozess [PROZESS_ID VarChar(20)]
Hinterlege hier die Identifikation des zugeordneten Teilprozesses, wenn Sie im Eingabefeld
Beschreibung keine Eingabe machen.
Beschreibung [NOTIZ Memo]
Was ist zu tun? Umschreibe die Aufgabe mit Aktivitäten näher. Diese werden den verantwortlichen
Personen zur Information angezeigt, z.B. bei der Aufgabenliste. Ergänzend können
die Aktivitäten auf Stufe Verfahren
fallspezifisch ergänzt werden.
Letzter Verfahrensschritt [ACODE VarChar(J/N)]
Markiere diese Option, sofern es sich um die letzte Aufgabe innerhalb des Verfahrens
handelt. In diesem Fall wird ein Dossier als „abgeschlossen“ markiert, sobald die
Aufgabe als erledigt gemeldet worden ist.
WICHTIG: sofern Sie im Erfasssungsfeld Aufgabenfolge
eine Eingabe machen, darf diese Aufgabe nicht als letzter Verfahrensschritt gekennzeichnet
werden.
Meilenstein [MSTEIN VarChar(J/N)]
Markiere diese Option, sofern diese Aufgabe in der Liste „Aufgabenkontrolle (Prozessfortschritt)“
aufgeführt werden soll. Siehe Auswertungen Bau|Verfahrenskontrolle
Für jeden Verfahrensschritt kann eine Verteilerliste hinterlegt werden. Beim Erfassen oder Löschen der entsprechenden Aufgabe, werden die im Verteiler hinterlegten Personen per E-Mail informiert. Die Stellen/Personenrollen können Sie via Einstellungen|Verteilerliste pflegen.