Oft lässt sich ein Schlüsselbestand nicht einfach mit Excel-Tabellen verwalten. Selbst erfahrene Verwaltungsmitarbeiter müssen in solchen Unterlagen aufwendig recherchieren, um scheinbar einfache Fragen zu beantworten.
Die gecko Schlüsselverwaltung ist eine moderne Lösung zur Verwaltung Ihrer Schliesspläne und Schlüssel.
HinweiseWenn Sie Schliesspläne mit einem Gebäude verbinden wollen, stellen Sie sicher, dass die GWR-Daten (Strassen, Gebäude) in der gecko Datenbank vorhanden sind. Weitere Informationen siehe:
Um Schliesspläne zu verwalten, wählen Sie Administration|Add-Ons|Schliesspläne.
Um Schliesspläne zu verwalten, wählen Sie Einstellungen|Stammobjekt|Schliesspläne. Pro Schliessplan können Sie die dazugehörigen Schlüssel hinterlegen. Wählen Sie hierzu Einstellungen|Schlüsselverzeichnis.
Um Schliesspläne zu importieren, erstellen Sie eine Excel-Tabelle und speichern Sie diese unter einem beliebigen Namen (z.B. „Schliessplan“) als „Text (Tabstopp-getrennt)“-Datei. Die Excel-Tabelle muss eine 1. Zeile mit folgenden Spaltenbezeichnungen haben:
| Schliessplan | Standort | Assekuranz-Nr |
| SP1171. Nummer des Schliessplanes. | Dorfstrasse 5. Bezeichnung des Schliessplanes. | 10 oder 10/11/13 |
Um die Schlüsselliste zu importieren, erstellen Sie eine Excel-Tabelle und speichern Sie diese unter einem beliebigen Namen (z.B. „Schlüssel“) als „Text (Tabstopp-getrennt)“-Datei. Die Excel-Tabelle muss eine 1. Zeile mit folgenden Spaltenbezeichnungen haben.:
| Schliessplan | Schliessplan-Nr., z.B. SP1171 |
| Bezeichnung | Schlüsselname, z.B. SR-400. Wenn kein Name definiert ist, übernehmen wir die Schliessplan-Nr. |
| Nr | Fortlaufende Schlüssel-Nr., z.B. 1. Wenn keine Nr. definiert ist, vergeben wir die fortlaufende Nummer. Wenn die Nummer ganzzahlig ist, ergänzen wir die Schlüssel-Nr. automatisch mit der Schlüsselbezeichnung. Wenn die Schlüssel-Nr. 0 eingetragen ist, handelt sich um sog. Reserveschlüssel. |
| Fach | Schrankfach/Steckplatz-Nr im Schlüsselschrank, z.B. 300. Wenn der Schlüssel an Mieter oder Verwaltungen abgegeben ist, kann auch ein Begriff hinterlegt werden, z.B. Mieter |
| Bestand | Aktueller Schlüsselbestand. Wenn diese Spalte nicht vorhanden ist oder kein Wert eingetragen ist, wird der Wert 1 hinterlegt. |
| Besitzer | Name des aktuellen Besitzers, z.B. Meier. Ist ein Name eingetragen, erstellen wir automatisch eine Schlüsselausgabe. |
Um eine Schlüsselabgabe zu erfassen, wählen Sie via Menü Bearbeiten|Neu Oder drücken Sie die Tasten Ctrl+N
Um eine Schlüsselabgabe zu bearbeiten, doppelklicken Sie den Eintrag in der Übersichtsliste.
Schlüssel [KEYID VarChar(40)]
Wählen Sie den Schlüssel, der herausgegeben worden ist.
Person [PERSON VarChar(40)]
Wählen Sie die Person, an welche der Schlüssel abgegeben worden ist. Positionieren
Sie hierzu den Cursor im Eingabefeld und drücken Sie die Taste F2
Personengruppe [PERSONTYP VarChar(1)]
Ordnen Sie die Person einer Gruppe zu.
Abgabe am [AUSGABE VarChar(10)]
Erfassen Sie hier das Datum, an welchem die Person den Schlüssel erhalten hat.
Depot [DEPOT Float]
Hinterlegen Sie hier das Depot in CHF, welches für den Schlüssel bezahlt worden
ist. HINWEIS: das Depot wird per Datum der Abgabe bezahlt und per Datum der Rückgabe
zurückbezahlt.
Frist [FRIST VarChar(10)]
Erfassen Sie hier das Datum, per welchem der Schlüssel zurückzugeben ist.
Rückgabe [RETOUR VarChar(10)]
Datum, an welchem die Person den Schlüssel zurückgegeben hat. Um das Rückgabedatum
zu erfassen, wählen Sie in der Übersichtsliste mit rechter Maustaste
Rückgabe
.
Anzahl [MENGE Float]
Hinterlegen Sie hier die Anzahl der Schlüssel, welche die Person erhalten hat.
Um Schliesspläne zu verwalten, wählen Sie Administration|Add-Ons|Schliesspläne.
Um Schliesspläne zu verwalten, wählen Sie Einstellungen|Schliesspläne.
Hinterlegen Sie via Menü Extras|Programmoptionen im Register Verzeichnisse den Pfad für Schliesspläne (*.pdf). Der Schliessplan wird automatisch gefunden, wenn das Dokument unter der Schliessplan-Nr. gespeichert ist.
Um den Schliessplan einem oder mehreren Gebäude(n) zuzuweisen, markieren Sie den Eintrag in der Übersichtsliste und wählen via rechter Maustaste Gebäude zuweisen.
Identifikation [ID VarChar(40)]
Eindeutige Identifikation des Schliessplanes. Die Identifikation wird vom System
automatisch vergeben und kann nicht geändert werden.
Bezeichnung [BEZ VarChar(50)]
Bezeichnung des Schliessplanes, z.B. Gemeindezentrum
Schliessplan-Nr. [PLANNR VarChar(100)]
Ergänzende Bezeichnung des Schliessplanes, z.B. RL6500 - Kaba 20. HINWEIS: Hinterlegen
Sie Schliesspläne (*.pdf) mit dieser Nummer.
Verantwortlich [VERANTW VarChar(20)]
Drücken Sie die Taste F2, um eine verantwortliche Personenrolle zu wählen.
Wenn die gewünschte Rolle nicht vorhanden ist, drücken Sie die Taste F3,
um eine neue Personenrolle zu erfassen.
Schlüssel werden pro Schliessplan hinterlegt.
Um einen neuen Schlüssel zu erfassen, wählen Sie Neuer Schlüssel ODER wählen Sie in der Übersichtsliste rechts in der Menüleiste Kopieren.
Um Schlüssel zu verwalten, wählen Sie Einstellungen|Schlüsselverzeichnis. Um einen Schlüssel zu kopieren, markieren Sie den Schlüssel in der Übersichtsliste und wählen via rechter Maustaste den Eintrag Kopieren.
Schlüssel-Nr. [KEYNR VarChar(20)]
Nummer des Schlüssels. Die Nummer setzt sich aus der Bezeichnung und einer fortlaufenden
Nummer zusammen, z.B. GPP-1
Bezeichnung [BEZ VarChar(50)]
Bezeichnung resp. Standort/Raum des Schlüssels, z.B. GPP. Verwenden Sie für die gleiche Gruppe von Schlüsseln
die gleiche Bezeichnung, damit beim Kopieren der Schlüssel die nächsthöhre Schlüssel-Nr.
korrekt ermittelt werden kann.
Status [STATUS VarChar(20)]
Wir unterscheiden die Stati „Vorhanden“, „Vernichtet“ und „Verloren“. Bei vernichteten
oder verlorenen Schlüsseln ist ein zugeteilter Steckplatz im Schlüsselschrank zu
löschen. Beachten Sie, dass die Pflege der Stati nur sinnvoll ist, wenn jeder Schlüssel
einzeln, d.h. mit Menge 1, erfasst ist.
Schlüsselschrank: Fach-Nr. [FACHNR VarChar(20)]
Hinterlegen Sie hier den zugeteilten Steckplatz im Schlüsselschrank (Schrankfach-Nr.).
WICHTIG: Damit ein Schlüssel bezogen werden kann, muss ein Steckplatz hinterlegt sein.
Wenn der Schlüssel in der Regel nicht im Schlüsselschrank ist, hinterlegen Sie 0000.
Beachten Sie, dass bei vernichteten oder verlorenen Schlüsseln kein Steckplatz zugewiesen
sein sollte.
Bestand, Menge [MENGE Float]
Anzahl der insgesamt vorhandenen Schlüssel. Die Menge sollte im Schliessplan vermerkt sein.
Identifikation [ID VarChar(40)]
Eindeutige Identifikation des Schlüssels. Die Identifikation wird vom System automatisch
vergeben und kann nicht geändert werden.
Um den Schlüsselschrank anzuzeigen, wählen Sie in der Übersichtsliste Schlüsselabgaben via Menü Funktionen|Schlüsselschrank zeigen Oder drücken Sie auf die Schaltfläche Schlüsselschrank.
Die Anzahl der verfügbaren Steckplätze hinterlegen Sie via Menü Extras|Programmoptionen im Register Objekte im Eingabefeld Schlüsselschrank: Anzahl Steckplätze .
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass jeder Schlüssel (siehe „Schlüsselliste“) einem Steckplatz zugewiesen ist.
Es werden folgende Farben verwendet:
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Weiss | Steckplatz nicht belegt. |
| Hellrot | Steckplatz ist belegt. Anzeige der gesteckten, nicht abgegebenen Schlüssel. |
| Rot | Steckplatz ist belegt; alle Schlüssel sind abgegeben. |
| Grau | Steckplatz-Nr. liegt ausserhalb der verfügbaren Steckplätze. |
Wählen Sie via Menü Bearbeiten|Drucken Oder drücken Sie die Tasten Ctrl+P
Für jede Schlüsselabgabe kann eine Quittung erstellt werden:
Die Wordvorlage kann folgende Textmarken enthalten:
| Textmarke | Bedeutung |
|---|---|
| geckoSchluessel | Schlüssel-Nr. |
| geckoNameSchluessel | Name des Schlüssels |
| geckoAnlage | Schliessplan-Nr. |
| geckoSchliessplan | Name des Schliessplanes |
| geckoPerson | Name und Adresse jener Person, an welche der Schlüssel ausgehändigt worden ist. |
| geckoTelefon | Telefon-Nr. des Empfängers |
| geckoDatum | Datum der Schlüsselabgabe |
| geckoFrist | Frist zur Schlüsselrückgabe (Datum) |
| geckoDepot | bezahltes Schlüsseldepot in CHF |
| geckoRückgabe | Rückgabedatum |
| geckoNotizen | Hinweise zur Schlüsselabgabe, z.B. Name des Handwerkers. |
| geckoErfasst | Windows Anmeldename jener Person, welche die Quittung erstellt. |