Für jedes „Geschäftsobjekt“ (Baugesuch, Erbschaft, Vormundschaft, Projekt, Anlage, etc.) können Aufgaben resp. Fristen hinterlegt werden. Um Fristen zu hinterlegen, markieren Sie den Eintrag in der entsprechenden Übersichtsliste und wählen Sie mit der rechten Maustaste den Eintrag Aufgaben und Fristen.

Kontrollblätter:

Fristen werden standardmässig im Kontrollblatt „Fristenkontrolle“ eingetragen.

Microsoft Outlook:

Neue Fristen können im persönlichen Outlook-Ordner „Aufgaben“ gespeichert werden. WICHTIG: geänderte oder gelöschte Fristen werden im Outlook-Ordner nicht nachgeführt.

Fallführung:

Bei bestimmten Registergruppen kann eine Frist als Hauptfrist deklariert werden (z.B. Rechnungsablage bei Vormundschaften). Neue „Hauptfristen“ werden im Stammblatt des entsprechenden Dossiers aktualisiert.

Hinterlegte Fristen können wie folgt abgefragt werden:

Bauadministration:

• Bauadministration⇒Fristenkontrolle Bau
• Anzeige fällige Fristen innert Wochenfrist
  : Bauadministration⇒Bauvorhaben⇒Menü Funktionen|Fristenkontrolle
• Anzeige fallspezifischer Fristen
  : Bauadministration⇒Bauvorhaben⇒Kontextmenü⇒Aufgaben und Fristen

Fallführung:

• Fallführung⇒Fristenkontrolle GK
• Anzeige fällige Fristen innert Wochenfrist
  : Geschäfte verwalten⇒Menü Funktionen|Fristenkontrolle
• Anzeige fallspezifischer Fristen
  : Geschäfte verwalten⇒Kontextmenü⇒Aufgaben und Fristen
• Geschäfte Exekutive
  : Auswertungen Geschäfte⇒Allgemein⇒Pendenzen-/Fristenkontrolle

Anlagen:

• Anlagen⇒Fristenkontrolle Anlagen
• Anzeige fällige Fristen innert Wochenfrist
  : Anlagen verwalten⇒Menü Funktionen|Fristenkontrolle
• Anzeige fallspezifischer Fristen
  : Anlagen verwalten⇒Kontextmenü⇒Aufgaben und Fristen

Pendente Fristen können den zuständigen Personen per E-Mail gemeldet werden. Wählen Sie hierzu im Menü Datei|Fristenprüfung den Eintrag Alle Fristen. Alternativ können Sie den Eintrag Nur eigene Fristen wählen. In diesem Fall werden nur Aufgaben erinnert, bei denen der Anmeldename gemäss der verantwortlichen „Personenrolle“ mit dem aktuellen Windows Login übereinstimmt.

HINWEIS: E-Mails werden nur erstellt, wenn als Verantwortlicher eine „Personenrolle“ mit E-Mail Adresse und bei eigenen Fristen der Windows-Anmeldename hinterlegt ist. Um Personenrollen zu verwalten, wählen Sie Einstellungen|Verteilerliste.

Datum [MAHNUNG VarChar(10)]
Wann wurde eine neue Frist gesetzt ? Wenn Sie eine neue Frist erfassen, wird das Datum als „Ursprünglicher Termin“ übernommen.

Frist (Tage) [FRTAGE Zahlfeld]
Erfassen Sie hier die Frist in Tagen. Sofern Sie hier keine Eingabe machen, berechnet das System die Frist in Tagen automatisch.

Frist bis [FRIST VarChar(10)]
Bis wann soll die Aufgabe erledigt werden ? Welche neue Frist wurde gesetzt ?

Hauptfrist
Fallführung: Markieren Sie diese Option, sofern das Datum im Feld „Nächste Frist“ (Register  Kontierung) nachgeführt werden soll. Defaultmässig werden folgende „Hauptfristen“ geführt:

Registergruppe	Datum
Vormundschaften, Stiftungsaufsicht, Pflegekinderaufsicht	Nächste Rechnungs-/Berichtsablage resp. Aufsichtskontrolle
Kinderalimenten	Nächste Revision
Grabkonzessionen	Nächste Grabräumung resp -verlängerung
Unterhaltsvereinbarungen, AHV	Einreichung Unterlagen

Aufgabenkontrolle [KPUNKT VarChar(20)]
Fristen können mit einer Aufgabe (Verfahrensschritt) verknüpft werden. HINWEIS: Verknüpfte Fristen können in der Fristenkontrolle nicht mehr ausgetragen werden. Verwenden Sie die Aufgabenkontrolle (Baugesuch, Fall), um Fristen als „Erledigt“ auszutragen.

Betreff [NOTIZ VarChar(255)]
Welche Aufgabe oder Frist wurde erteilt ? Was ist zu erledigen ?

Ursprünglicher Termin [AUSGANG VarChar(10)]
Wann wurde die Frist erstmalig gesetzt ? Sofern Sie die Frist editieren, kann dieses Datum nicht mehr geändert werden.

Ressort [BETREFF VarChar(100)]
Baugesuche werden vom System automatisch dem Ressort „Bauvorhaben“, Geschäfte der entsprechenden Registergruppe zugewiesen.

Empfänger [EMPFANG VarChar(100)]
Empfänger können als „Personenrollen“ via Einstellungen|Verteilerliste hinterlegt werden. Drücken Sie im Eingabefeld die Taste F3, um eine neue Rolle zu hinterlegen, Oder die Taste F2, um eine Rolle bestehende auszuwählen. Im Rahmen der Fallführung kann die verantwortliche Person (Aktenführer) auf Stufe Registergruppe vorgegeben (Default) und pro Geschäft übersteuert werden.

Info b. Abschluss [INFOAN VarChar(20)]
Erfassen Sie hier eine „Personenrolle“, welche per E-Mail informiert wird, sobald die Aufgabe abgeschlossen ist. Drücken Sie im Eingabefeld die Taste F3, um eine neue Rolle zu hinterlegen, Oder die Taste F2, um eine bestehende Rolle auszuwählen.

Geschäfts-Nr. [GENR VarChar(20)]
Eine Aufgabe oder Frist wird vom System automatisch der entsprechenden Baugesuchs-Nr. resp. Geschäfts-Nr. zugewiesen.

ZNR [ZNR VarChar(2)]
Index-Nr. zur Gechäftsnummer.

Geschäftsbereich [GEBEREICH VarChar(20)]
Innerhalb der Geschäftskontrolle ist jedes Geschäft einer Registergruppe zugeordnet.

Identifikation [ID VarChar(30)]
Eindeutige Identifikation der Aufgabe resp. Frist. Die Identifikation wird vom System vergeben und kann nicht geändert werden.

Fristen können gesamthaft für mehrere Dossiers mutiert werden.

1. Klicken Sie auf Fristen ändern.
2. Markieren Sie in der Übersichtsliste jene Dossiers mit einem Häkchen, deren Frist geändert werden soll.
3. Klicken Sie auf Änderung ausführen.
4. Erfassen Sie die neue Frist (Datum) und klicken Sie anschliessend auf OK.
5. Sofern die Frist als „Hauptfrist“ im Stammblatt der markierten Dossiers nachgeführt werden soll, beantworten Sie die entsprechende Frage mit Ja. Klicken Sie auf Nein, um die neue Frist für die selektionierte Aufgabe zu ändern.

Sie können eine bestehende Frist löschen oder die entsprechende Aufgabe abschliessen.

Fallspezifische Aufgaben und Fristen:

1. Markieren Sie das Geschäft in der Übersichtsliste und wählen Sie via rechter Maustaste den Eintrag Aufgaben und Fristen. Sofern das Geschäft „abgeschlossen“ ist, wählen Sie vorgängig mit rechter Maustaste den Eintrag Bearbeiten|Reaktivieren
2. Markieren Sie im Detaildialog Aufgaben und Fristen die Zeile mit der gewünschten Frist resp. Aufgabe und klicken Sie auf Löschen oder Abschliessen

Allgemeine Aufgaben und Fristen:

1. Wählen Sie via Menü Datei|Aufgaben und Fristen und erfassen Sie die gewünschten Selektionskriterien.
2. Klicken Sie auf Einlesen und anschliessend auf Löschen
3. Markieren Sie in der Übersichtsliste jene Aufgaben mit einem Häkchen, die Sie löschen wollen.
4. Klicken Sie auf Markierte Einträge löschen.