Spezialthemen
siehe auch Cockpit
E-MailsIm Zusammenhang mit Reservationen können folgende E-Mails ausgelöst werden:
| Typ | Bedeutung |
|---|---|
| Anfrage | Benachrichtigung der zuständigen Stelle/n (gemäss Programmoptionen und Raumkonfiguration), wenn ein Kunde eine Ressource reservieren will. Davon ausgenommen sind Direktreservationen; in diesem Fall erfolgt eine Benachrichtigung vom Typ „Info Intern“. |
| Info Kunde | Benachrichtigung des Kunden, dass die Anfrage versandt worden ist. Davon ausgenommen sind Direktreservationen; in diesem Fall erfolgt eine Benachrichtigung vom Typ „Bestätigung“. |
| Bestätigung | Reservationsbestätigung an den Kunden. Bei Direktreservation wird das Mail automatisch ausgelöst. In den übrigen Fällen wird das Mail manuell ausgelöst. Zusätzlich können die Stellen gemäss Verteilerliste markiert und mit Typ „Info Intern“ informiert werden. |
| Absage | Absage an den Kunden, wenn die Reservation nicht bestätigt wird. Das Mail wird manuell ausgelöst. Zusätzlich können die Stellen gemäss Verteilerliste markiert und informiert werden. |
| Info Intern |
Benachrichtigung der zuständigen Stelle/n gemäss Programmoptionen und Raumkonfiguration,
wenn das Mail automatisch ausgelöst wird. In den übrigen Fällen werden die Stellen
gemäss Verteilliste benachrichtigt. Bei automatischen Mails (z.B. Direktreservationen)
werden folgende Personen informiert:
|
| Storno | Automatische Benachrichtigung des Kunden und der zuständigen Stelle/n (gemäss Programmoptionen und Raumkonfiguration), wenn eine Direktreservation durch den Kunden storniert wird. |
| Mutation | Automatische Benachrichtigung des Kunden und der zuständigen Stelle/n (gemäss Programmoptionen und Raumkonfiguration), wenn eine Direktreservation durch den Kunden geändert worden ist. |
Sofern Sie Daten (Datum, Zeit, Grund/Zweck, Kontaktperson, etc.) für eine Belegung innerhalb einer Serie ändern, gelten die Änderungen nur für den gewählten Eintrag, d.h. Mutationen werden nicht für die ganze Serie nachgeführt. Sofern die Änderung für alle Termine innerhalb der Serie gelten soll, aktivieren Sie die Option „Serie: Vorgang gilt für alle Termine“.
Das System ermöglicht, pro Reservation mehrere Ressourcen gleichzeitig zu belegen (Gruppenbuchung). Technisch gesehen wird dabei für jede reservierte Ressource eine Belegung gespeichert.
Wenn Sie Belegungsdaten bei einer Gruppenbuchung ändern, werden folgende Daten für die ganze Gruppe aktualisiert: Datum, Zeitpunkt, Status, Grund/Zweck, Kunde, Anzahl, Kontaktperson (Name, Telefon, eMail) und Thema.
Neue Ressource in einer Gruppe ergänzen:
Wenn Sie eine zusätzliche Ressource ergänzen (Hinzufügen), beachten Sie folgende Punkte:
-
Sofern die Reservation als Terminserie eingetragen worden ist und die neue Ressource
in der ganzen Serie ergänzt werden soll, aktivieren Sie die Option «Serie: Vorgang
gilt für alle Termine». Andernfalls wird die Ressource nur für das Datum gemäss
Eingabefeld Datum ergänzt.
Wichtig: bei Reservationen von Zubehör und Material können keine zusätzlichen Ressourcen für die ganze Serie eingetragen werden. Zusätzliche Ressourcen werden nur für das selektionierte Datum eingetragen. - Mit dem Hinzufügen einer Ressource wird die Reservation für die neue Ressource automatisch gespeichert, sofern die Verfügbarkeitsprüfung erfolgreich ist.
Ressource aus einer Gruppe löschen:
Um eine Ressource zu löschen, klicken Sie auf das Bildsymbol
rechts neben der zu löschenden Ressource. Beachten Sie dabei folgende Punkte:
- Sofern die Reservation als Terminserie eingetragen worden ist und die Ressource in der ganzen Serie gelöscht werden soll, aktivieren Sie die Option „Serie: Vorgang gilt für alle Termine“. Andernfalls wird die Ressource nur für das Datum gemäss Eingabefeld Datum gelöscht.
-
Jene Ressource, welche an erster Stelle der Auflistung steht (sog. „Hauptressource“),
kann nicht gelöscht werden. Um das Problem zu umgehen, mache folgendes:
- Wähle die Funktion Agenda
- Grenze die Auflistung auf das Datum der Reservation ein.
- Klicke auf den Abschnitt „Erweiterte Auswahlkriterien zeigen“ und markiere die Option «Gruppenbuchungen einzeln».
- Klicke in der blauen Menüleiste auf Aktualisieren
- Wähle in der Auflistung jene Reservation, bei der die zu löschende Ressource nicht enthalten ist.
Das System ermöglicht, einen Raum „mehrfach“ zu belegen, d.h. dass weitere Personen eine bestehende Reservation mitreservieren. „Mehrfach“-Belegungen funktionieren ordnungsgemäss, wenn auf Stufe Belegungseinheit die Anzahl der maximal möglichen Plätze/Teilnehmer hinterlegt ist und bei einer Raumreservation die Teilnehnmerzahl erfasst wird.
„Mehrfach“-Belegungen können nicht geändert werden. Ungültige Einträge sind zu löschen und neu zu erfassen. Eintragungen können gelöscht werden, sofern Sie hierzu berechtigt sind (registrierte Anwender/innen).
Externe Konten (Gastrollen) können pro Eintrag einen persönlichen Passcode erfassen. Sämtliche mit dem Passcode übereinstimmenden Eintragungen können ebenfalls gelöscht werden.
Um „Mehrfach“-Belegungen zu hinterlegen, klicken Sie auf das Bildsymbol
.
Alternativ können „Mehrfach“-Belegungen über das Dialogfenster
Raumbelegungen
hinterlegt werden:
