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Cockpit (Agenda)
Mit Hilfe der Agenda werden „Reservationen“ und „Veranstaltungen“ verwaltet.
Reservationen werden getrennt nach Nutzungsart aufgelistet. Es werden folgende Symbole
verwendet:
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Übersichtsliste: Verwendete Symbole
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Raum, Halle, Anlage, Platz
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Sitzungs- und Klassenzimmer
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Geräte, z.B. Computer, Beamer, Kamera
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Mobiliar, z.B. Stühle, Tische, Stellwände
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Fahrzeuge, Bikes
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Parkplatz
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Tickets, Abo's
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Gästezimmer
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Andere Nutzung
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Voraussetzungen
Um eine Reservationen vorzunehmen, müssen Ressourcen (Räume, Zubehör, Material usw.)
hinterlegt sein. Siehe hierzu Belegungseinheiten.
Um einen Termin ohne Raumzuweisung einzutragen, z.B. auswärtige Konferenzen, hinterlegen
Sie eine Ressource mit der Identifikation „99.99“.
Themen
Reservationen können einem Thema zugeordnet werden. Wählen Sie die Funktion Administration|Reservationen|Themen.
mitzureservierende Ressourcen
Räume, welche automatisch mitreserviert werden sollen (z.B. Sanitätszimmer bei Turnhallen),
können via Administration|Reservationen|Ressourcen definiert
werden. Wählen Sie in der Übersichtsliste den gewünschten Raum und anschliessend
das Register Ressourcen
Bestuhlung
Das System erlaubt, die Bestuhlungsart bei Raumreservationen zu definieren. Die
Auswahl der möglichen Bestuhlungsarten verwalten Sie via Administration|Reservationen|Bestuhlung.
Übersichtsliste
Reservation suchen
Um Reservationen einzugrenzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Erfassen Sie möglichst zutreffende Kriterien, wie Datum und/oder Name.
-
Für weitere Kriterien, klicken Sie auf die Schaltfläche
- Klicken Sie in der blauen Menüleiste auf den Eintrag Aktualisieren.
Mietpreise
Um Mietpreise zu hinterlegen, klicken Sie in der Übersichtsliste bei der gewünschten
Reservation auf das Bildsymbol 
Selektionieren Sie die gewünschte Preisgruppe für jede gebuchte Ressource. Bei Terminserien
markieren Sie die Option «Serienbuchung: Aktualisierung dieser Buchung gilt für
alle Termine dieser Serie». In diesem Fall wird die zugewiesene Preisgruppe bei
allen Reservationen dieser Serie eingetragen.
Sofern bei einer Terminserie unterschiedliche Preisgruppen angewendet werden, klicken
Sie in der Übersichtsliste bei den abweichenden Reservationen auf das Bildsymbol
und ändern Sie die Preisgruppe. Stellen Sie sicher, dass die Option «Serienbuchung:
Aktualisierung dieser Buchung gilt für alle Termine dieser Serie» NICHT markiert
ist.
Raumvermietungen, Rechnungen
Das System ermöglicht, Leistungen im Zusammenhang mit der Vermietung von Räumen,
Geräten oder Mobiliar zu verwalten.
Um Leistungen zu erfassen oder zu ändern, klicken Sie in der Übersichtsliste auf
das Symbol 
Weitere Informationen siehe Raumvermietung.
Kollisionen prüfen
Um Terminkollisionen festzustellen, wähle via Menüleiste Reservationen|Periodisch|Doppelbelegungen.
Nicht bestätigte Terminanfragen
Wir empfehlen Ihnen, diese Aufgabe täglich zu erledigen.
- Entfernen Sie das Datum im Eingabefeld Datum Bis.
- Selektionieren Sie im Auswahlfeld Status den Eintrag „Provisorische Termine“.
-
Klicken Sie in der blauen Menüleiste auf den Eintrag Aktualisieren,
sofern die Liste nicht automatisch aufbereitet wird.
„Reservationsleichen“ aus externen Anfragen
Sofern Reservationen seitens Dritter erstellt, aber nicht gesendet werden (z.B.
Abbruch des Dialoges), entstehen sogenannte „Reservationsleichen“, welche gelöscht
werden müssen. Wir empfehlen Ihnen, diese Aufgabe täglich zu erledigen.
- Entfernen Sie das Datum im Eingabefeld Datum Bis.
-
Selektionieren Sie im Auswahlfeld Status den Eintrag
„Temporäre Termine“.
-
Klicken Sie in der blauen Menüleiste auf den Eintrag Aktualisieren,
sofern die Liste nicht automatisch aufbereitet wird.
- Klicken Sie auf Einträge löschen
Siehe auch
