Sämtliche Kontakte werden gruppiert. Mit Ausnahme der nachfolgend aufgeführten Kontaktgruppen ist eine eindeutige Zuordnung nicht zwingend.

Die in der Übersichtsliste des gecko.windows Clients verwendeten Bildpunkte haben folgende Bedeutung:

Gruppe [TYP Textfeld max. 1 Zeichen]
Jeder Kontakt ist einer Gruppe zugeordnet. Die Zuordnung dient der Steuerung in verschiedenen Programmfunktionen. Die gültigen Gruppen sind via Einstellungen|Adressgruppen *** (Gruppe „ADRART“) zu verwalten. Die Bezeichnung einer Gruppe kann geändert werden.

Name [BEZ1 Textfeld max. 100 Zeichen]
Erfassen Sie hier den vollständigen Namen als MUSS-Feld. Bei Privatpersonen klicken Sie auf Name..., um Anrede, Titel, Vor- und Nachname zu hinterlegen.Der Name wird in Steuersatzdateien ausgegeben und kann in Serienbriefen verwendet werden. Der Name wird bei der Ausgabe in ein Dokument automatisch formatiert: Allianznamen werden entfernt (aus Winterberg-Pfitscher wird Winterberg).

Firma [INSTITUTION Textfeld max. 255 Zeichen]
Hinterlegen Sie hier den Namen der Institution/Firma, bei welcher die Person beschäftigt ist. Diese Information wird im Rahmen des Veranstaltungskalenders verwendet.

Position [FUNKTION Textfeld max. 50 Zeichen]
Hinterlegen Sie hier die Funktion resp. Stellung, welche die Person innerhalb der Organisation/Institution einnimmt. Diese Information wird im Rahmen des Veranstaltungskalenders und bei internen Kontakten im Rahmen der Basisorganisation verwendet.

Suchbegriff [BEZ Textfeld max. 50 Zeichen]
Jeder Kontakt muss einen Suchcode enthalten. Nach der Erfassung kann über diesen Suchcode nach dem Kontakt gesucht werden. Der Suchbegriff sollte eine logische Beziehung zum Kontakt haben (Beispiel: MEIERHANS-FELDER). Der Suchcode kann jederzeit geändert werden.

Subjekt ID [ADRNREXT / ADRNREXT2 Textfelder je 20 Zeichen]
Identifikation des Kontaktes in einer externen Datenbank (NEST, RUF, DIALOG, newsystem® public, VRSG). Die Referenz dient zum Aktualisieren des Kontaktes.

Bemerkung [NOTIZ Memo]
Verwenden Sie dieses Eingabefeld für Hinweise oder Kommentare.

Identifikation [ID Textfeld max. 40 Zeichen]
Jeder Kontakt wird mit einer fortlaufenden Nummer eindeutig identifiziert. Die Nummer wird vom System automatisch vergeben und kann nicht geändert werden. Davon ausgenommen sind die Kontaktgruppen „Intern“ und „Debitoren“. Bei diesen Kontaktgruppen müssen Sie die Identifikation selber bestimmen, z.B. Personenkürzel (Intern) oder Kunden-Nr. (Debitoren).

Adresslinie 1, 2 und 3 [BEZ2/BEZ3/BEZ4 Textfelder max. je 50 Zeichen]
Geben Sie hier weitere Adressbestandteile ein. Die Adresszusätze 1 und 2 werden für den Aufbau der Postanschrift verwendet.

Strasse [STRASSE Textfeld max. 50 Zeichen]
Erfassen Sie hier den Strassenname und die Strassennummer resp. die Postfachadresse. Die Strasse wird in Steuersatzdateien ausgegeben und kann in Serienbriefen verwendet werden.

PLZ [PLZ Textfeld max. 5 Zeichen]
Eingabe der Postleitzahl.

Ort [ORT Textfeld max. 30 Zeichen]
Eingabe der Ortschaft. Sofern das Postleitzahlenverzeichnis hinterlegt ist, wird diese Angabe aufgrund der PLZ automatisch vorgeschlagen. Um das PLZ-verzeichnis zu aktualisieren, wählen Sie via Menü Funktionen|PLZ aktualisieren.

Kanton [KANTON Textfeld max. 5 Zeichen]
Eingabe des Kantonskürzels. Achten Sie darauf, dass der Kanton bei externen Amtsstellen (Kontaktgruppe „E“) hinterlegt ist.

Land [LAND Textfeld max. 20 Zeichen]
Bei Adressen im Ausland kann hier das entsprechende Land hinterlegt werden. Um die gültigen Länder zu hinterlegen, wählen Sie die Funktion Einstellungen|Ländercodes.

Anstössermitteilung drucken [VERSAND Textfeld max. 1 Zeichen (0/1)]
Deaktivieren Sie diese Option, sofern dieser Kontakt im Rahmen des Baubewilligungsverfahrens keine Anstössermitteilung erhalten soll.

E-Mail [EMAIL Textfeld max. 150 Zeichen]
Sofern Sie eine gültige E-Mail Adresse hinterlegen, kann direkt in ein Mailprogramm verzweigt werden.

Mobile [NATEL Textfeld max. 20 Zeichen]
Eingabe der Mobile-Nr. Die Eingabe hat rein informativen Charakter.

Telefon [TEL Textfeld max. 20 Zeichen]
Eingabe Telefonnummer. Bei internen Kontakten ist hier die private Telefon-Nr. zu hinterlegen. Die Eingabe hat rein informativen Charakter.

Fax [FAX Textfeld max. 20 Zeichen]
Eingabe Faxnummer. Bei internen Kontakten ist hier die Geschäfts-Nr. zu hinterlegen. Die Eingabe hat rein informativen Charakter.

Homepage [HTML Textfeld max. 50 Zeichen]
Firmenwebseite. Sofern Sie eine gültige Internet-Adresse hinterlegen, können Sie direkt die entsprechende Seite aufrufen.

Debitoren-Nr. [DEBITOR Textfeld max. 20 Zeichen]
Hinterlegen Sie hier das FIBU Einzelkonto, um verrechenbare Leistungen zu buchen.

Sammelkonto FIBU [KONTO Textfeld max. 20 Zeichen]
Hinterlegen Sie hier das Sammelkonto in der Finanzbuchhaltung, um verrechenbare Leistungen zu buchen. Das Sammelkonto muss als Finanzkonto hinterlegt sein.

Bank [BANK Textfeld max. 50 Zeichen]
Hinterlegen Sie hier den Namen der Bankverbindung.

Konto-Nr. [BANKKTO Textfeld max. 50 Zeichen]
Hinterlegen Sie hier die Bankkonto-Nummer.

PC-Konto [PCKONTO Textfeld max. 50 Zeichen]
PC-Konto (bei SWISS Buchungen gratis), sofern die Person über keine Bankverbindung verfügt.

Branche [BRANCHE Textfeld max. 20 Zeichen]
Jeder Kontakt kann einem Branchencode zugeordnet werden. Die Eingabe dient der Selektion bei Auswertungen, Datenexporten und dergleichen. Die gültigen gecko Branchencodes sind via Einstellungen|Branchencodes (Gruppe „ABRANCHE“) zu verwalten. In Abhängigkeit der Programmlizenzen ist diese Einstellung nicht sichtbar. Die hier hinterlegten Branchen gelten nicht für die Sozialhilfestatistik.

Konzern [KONZERN Textfeld max. 20 Zeichen]
Kontakte können zu einem Hauptkontakt (Mutteradresse, Konzern) zusammengefasst werden. Die gültigen Konzernverbindungen sind via Einstellungen|Konzern (Gruppe „KONZERN“) zu verwalten. In Abhängigkeit der Programmlizenzen ist diese Einstellung nicht sichtbar.

Merkmale [MERKMALE Textfeld max. 255 Zeichen]
Für jeden Kontakt können beliebige Merkmale zugeordnet werden. Es bestehen drei Merkmalsgruppen. Werden innerhalb einer Merkmalsgruppe mehrere Merkmale geführt, sind die einzelnen Merkmalsausprägungen durch ein Komma (,) zu trennen.

Beispiel:

Geburtsdatum [GEBDATUM Textfeld max. 10 Zeichen]
Geburtsdatum der Person. Die Angabe wird im Rahmen der Sozialhilfe, Friedhofsverwaltung und Fallführung (Vormundschaften, Erbschaften, Stellenlose usw.) verwendet.

Todesdatum [TODESDATUM Textfeld max. 10 Zeichen]
Datum, an welchem die Person verstorben ist. Die Angabe wird im Rahmen der Friedhofsverwaltung verwendet.

Zivilstand [ZIVILSTAND Textfeld max. 20 Zeichen]
Zivilstand der Person. Die Angabe wird im Rahmen der Friedhofsverwaltung und Sozialhilfe verwendet. Um die gültigen Eintragungen zu hinterlegen, wähle in der linken Navigationsliste Einstellungen|Zivilstand oder Sozialhilfe|Zivilstand und anschliessend via Menü Funktionen|Standardcodes eintragen. WICHTIG: Wenn Sie den Zivilstand für die Sozialhilfestatistik verwenden, stellen Sie sicher, dass die einstelligen Nummern 1 bis 6 gemäss BFS als Identifikation (ID) des Zivilstandes eingetragen sind.

Versicherten-Nr. [VERSICHERTENNR Textfeld max. 16 Zeichen]
Neue AHV-Nr. der Person. Die Angabe wird in der Regel aus externen Adressdatenbanken übernommen und im Rahmen der Fallführung verwendet (Sozialhilfe, Vormundschaften, Erbschaften, Stellenlose).

AHV-Nr. [AHVNR Textfeld max. 16 Zeichen]
Alte AHV-Nr. der Person. Die Angabe wird in der Regel aus externen Adressdatenbanken übernommen und im Rahmen der Fallführung verwendet (Vormundschaften, Erbschaften, Stellenlose usw.) .

Vornamen [VORNAME Textfeld max. 100 Zeichen]
Vornamen bei Privatpersonen, z.B. Peter Anton. Die Vornamen werden nur in speziellen Fällen verwendet.

Konfession [KONFESSION Textfeld max. 20 Zeichen]
Konfession der Person. Die Angabe wird im Rahmen der Friedhofsverwaltung und Fallführung verwendet. Um die gültigen Konfessionen zu hinterlegen, wähle die Funktion Einstellungen|Konfessionen.

Geschlecht [GESCHLECHT Textfeld max. 1 Zeichen]
Das Geschlecht der Person (weiblich, männlich). Die Angabe wird im Rahmen der Sozialhilfestatistik verwendet.

Heimatort(e) [HEIMATORT1..3 Textfelder max. je 50 Zeichen]
Für Privatpersonen können bis zu drei Heimatorte hinterlegt werden. Die Angabe wird im Rahmen der Friedhofsverwaltung und Fallführung (Einbürgerungen, Erbschaften) verwendet.

Gültig Bis [GULTIGBIS Textfeld max. 10 Zeichen]
Hinterlege hier ein Datum, sofern der Kontakt nicht mehr gültig ist, aber nicht gelöscht werden kann.

Verbundadresse [REFID Textfeld max. 40 Zeichen]
Identifikation jener Person mit welcher dieser Kontakt verbunden ist (z.B. bei Ehepaaren). Um die Verbindung aufzuheben / zu löschen, klicke in der rechten Menüleiste auf PartnerIn löschen.

Mandant [AREAID Textfeld max. 20 Zeichen]
Eindeutige Zuordnung des Kontakts, sofern diese aus verschiedenen Adressdatenbanken übernommen werden. Die Zuordnung kann nicht geändert werden.

Die Angaben in diesem Register sind auszufüllen, sofern die Person im Rahmen der Sozialhilfe verwendet wird.

Bürgerort [BUERGER_GEMEINDE_ID Textfeld max. 5 Zeichen]
Bei Schweizerinnen und Schweizern ist der Bürgerort zu erfassen, wenn die Person weniger als 2 Jahre in der Gemeinde lebt; bei mehreren Bürgerorten ist letztes Bürgerrecht zu hinterlegen. Bei Ausländerinnen und Ausländern muss nichts erfasst werden («Ausland» resp. Code 9999).

Wohnhaft in Gemeinde [IN_GEMEINDE VarChar(1), IN_GEMEINDE_SEIT VarChar(10)]
Lebt die Person seit 2 Jahren oder mehr in der Gemeinde, ist das entsprechende Feld in Gemeinde «Mehr als zwei Jahre» anzukreuzen. In den übrigen Fällen ist das Datum zu erfassen, an welchem die Person in die Gemeinde zugezogen ist.

Zuzug aus Gemeinde [ZUZUG_GEM_GEMEINDE_ID VarChar(5)]
Doppelklicke das Eingabefeld, um jene Gemeinde zu wählen, aus welcher die Person zugezogen ist. Wurde bei «Wohnhaft in der Gemeinde» angegeben, dass die Person seit mehr als 2 Jahren in der Gemeinde lebt, dann muss diese Frage nicht beantwortet werden.

Zuzug aus Land [ZUZUG_GEM_GEMEINDE_LAND VarChar(20)]
Wenn der Zuzug aus dem Ausland erfolgte, ist das Land einzutragen, aus dem der Zuzug erfolgte.

Wohnhaft in Kanton [IM_KANTON VarChar(1), IM_KANTON_SEIT VarChar(10)]
Lebt die Person seit 2 Jahren oder mehr im Kanton, ist das entsprechende Feld im Kanton «Mehr als zwei Jahre» anzukreuzen. In den übrigen Fällen ist das Datum zu erfassen, an welchem die Person in den Kanton zugezogen ist.

Zuzug aus Kanton oder Land [ZUZUG_KANT_KANTON VarChar(2)]
Den Kanton (z.B. LU für Luzern) oder das Land (z.B. DE für Deutschland) angeben, aus welchem die Person zugezogen ist. Die Angabe ist nur zu erfassen, wenn die Person weniger als 2 Jahren im Kanton lebt.

Nationalität [NATION Textfeld max. 20 Zeichen]
Nationalität der Person. Bei Schweizer Doppelbürgern/Doppelbürgerinnen ist die Nationalität «CHE» (Schweiz) zu erfassen. Die Angabe wird im Rahmen der Fallführung (Sozialhilfe, Stellenlose) verwendet. Um die gültigen Nationalitäten zu hinterlegen, wähle in der linken Navigationsliste Einstellungen|Länder oder Sozialhilfe|Länder, Nationalitäten und anschliessend via Menü Funktionen|Standardcodes eintragen.

Aufenthaltsstatus [AUFENTHALTSSTATUS Textfeld max. 20 Zeichen]
Wird bei der Nationalität „CHE“ (Schweiz) oder nichts angegeben, dann ist die Variable nicht auszufüllen. Um die gültigen Stati zu hinterlegen, wähle in der linken Navigationsliste Sozialhilfe|Weitere Einstellungen|Aufenthaltsstatus und anschliessend via Menü Funktionen|Standardcodes eintragen.

In der Schweiz seit [IN_CH_SEIT Textfeld max. 10 Zeichen]
Erfasse das Datum oder das Zuzugsjahr der Person in die Schweiz. Lebt die Person seit Geburt in der Schweiz, erfasse nichts. Bei Kurzaufenthalter, die jährlich wieder in die Schweiz einreisen, ist das Datum der erstmaligen Einreise in die Schweiz zu erfassen. Die Frage muss auch für Schweizerinnen und Schweizer beantwortet werden, die nach einem Auslandaufenthalt in die Schweiz zurückkehren oder überhaupt im Ausland geboren wurden.

Mit jedem Kontakt können LebenspartnerIn, Geschwister oder Eltern verbunden werden.

Verwandschaftsbeziehungen werden im Register Verwandschaft angezeigt. Um eine Verwandschaftsbeziehung einzusehen oder zu mutieren, doppelklicken Sie den gewünschten Eintrag in der Übersichtsliste. Um eine neue Verwandschaftsbeziehung zu erfassen, klicken Sie in der rechten Menüleiste auf Neuer Eintrag.

Erfassung

Klicken Sie auf Person wählen und wählen Sie jenen Kontakt, mit welchem eine familiäre Beziehung hergestellt werden soll.

Gruppe [GRUPPE Textfeld max. 20 Zeichen]
Wählen Sie die Art der Verwandschaftsbeziehung. Sofern keine Einträge vorgeschlagen werden, wählen Sie in der linken Navigationsleiste Einstellungen|Verwandtschaft und anschliessend via Menü Funktionen|Standardcodes eintragen.

Gültig ab, Gültig bis [GULTIGAB, GULTIGBIS Textfelder max. 10 Zeichen]
Sie können die Verwandschaftsbeziehung zeitlich einschränken.

Zu jedem Kontakt können weitere Zusatzkontakte (Postadresse, Vermittler) hinterlegt werden. Jeder Zusatzkontakt wird unter einer eindeutigen Identifikation (ID2) gespeichert.

Alle Zusatzkontakte werden im Register Netzwerk angezeigt. Um einen Zusatzkontakt einzusehen oder zu mutieren, doppelklicken Sie den gewünschten Eintrag in der Übersichtsliste. Um einen neuen Zusatzkontakt zu erfassen, klicken Sie in der rechten Menüleiste auf Neuer Eintrag.

Erfassung

Gruppe [GRUPPE Textfeld max. 2 Zeichen]
Selektioniere die Gruppe, zu welcher dieser Zusatzkontakt gehört.

Anrede [ANREDE Textfeld max. 50 Zeichen]
Wähle die gewünschte Anrede, z.B. Herr oder Frau. Die Anrede wird in Steuersatzdateien ausgegeben und kann in Serienbriefen verwendet werden.

Name [BEZ Textfeld max. 50 Zeichen]
Erfasse hier den Firmennamen resp. den Nachnamen bei Privatpersonen.

Vorname [VORNAME Textfeld max. 30 Zeichen]
Erfasse hier den Vornamen bei Privatpersonen. Der Vorname kann nur hinterlegt werden, sofern als Anrede „Frau“ oder „Herr“ gewählt ist.

Zusatz [ZUSATZ Textfeld max. 100 Zeichen]
Gebe hier weitere Adressbestandteile ein.

Strasse [STRASSE Textfeld max. 50 Zeichen]
Erfasse hier den Adresse (Strassenname und -nummer) resp. die Postfachadresse.

PLZ [PLZ Textfeld max. 5 Zeichen]
Postleitzahl der Adresse.

Ort [ORT Textfeld max. 30 Zeichen]
Ortschaft der Adresse.

E-Mail [EMAIL Textfeld max. 150 Zeichen]
Wenn eine gültige E-Mail Adresse hinterlegt ist, kann direkt in ein Mailprogramm verzweigt werden.

Telefon, Fax, Mobile [TEL/FAX/NATEL Textfelder max. je 20 Zeichen]
Eingabe Telefon-, Fax- und Mobile-Nummer. Die Eingaben haben rein informativen Charakter.

Um Einwohnerdaten aus einer externen Datenbank/Excel-Tabelle (NEST, DIALOG, RUF, nsp) zu übernehmen oder zu aktualisieren, wählen Sie via Menü Funktionen|Einwohnerdaten übernehmen.

Um eine einzelne Person anhand der Subjekt-ID zu übernehmen, wählen Sie via Menü Funktionen|Subjekt übernehmen. Diese Möglichkeit besteht nur bei bestimmten Fremdanbietern, z.B. NEST.

Sofern Sie die Einwohner aus einer RUF Excel-Tabelle übernehmen, muss das System einmalig konfiguriert werden (siehe Integration RUF).

Wir empfehlen Ihnen, die Aktualisierung während Randzeiten vorzunehmen. Eine laufende Aktualisierung wird in der Statusleiste rechts unten mit einer „Sanduhr“ veranschaulicht. Sofern ein Fehler entsteht, wechselt das Symbol auf ein „Ausrufzeichen“. Klicken Sie in diesem Fall auf das Symbol, um die entsprechende Fehlermeldung zu erhalten.

Sofern eine Person mit einer anderen Person verbunden ist (z.B. bei Ehepaaren) kann die Verbindung aufgehoben werden, indem Sie in der Detailmaske in der rechten Menüleiste auf Partner löschen klicken.

Für unterschiedliche Adressierungen kann ein Kontakt kopiert werden, indem Sie in der Übersichtsliste mit der rechten Maustaste auf Kopieren klicken. Weitere Hilfe siehe Adressierungen.

Wenn ein Kontakt wegzieht und die Wegzusadresse nicht als aktuelle Adresse im Fremdsystem eingetragen ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. Doppelklicke in der Übersichtsliste jenen Kontakt, der weggezogen ist.
2. Entferne im Register Allgemein im Eingabefeld Subjekt ID die externe Subjekt-/Personen-Nr.
3. Erfasse die neue Adresse und speichere die Angaben.

Doppelte Kontakte

Wenn doppelte Kontakte bestehen, können diese wie folgt bereinigt werden:

1. Markiere in der Übersichtsliste jenen Kontakt, der aufgehoben werden soll.
2. Wähle via Menü Bearbeiten|Löschen
3. Sofern der Kontakt nicht gelöscht werden kann (weil Relationen bestehen), wähle via rechter Maustaste den Eintrag Kontakt aufheben
4. In der Auswahlliste werden nun Kontakte mit dem gleichen Namen aufgeführt. Markiere jenen Kontakt, der beibehalten werden soll.
5. Klicke auf die Schaltfläche Übernehmen. Das System verknüpft jetzt alle Kontakte in der Datenbank mit dem selektionierten Kontakt.

Wenn kein doppelter Kontakt gefunden wird (z.B. unterschiedliche Schreibweise des Namens), wählen Sie via Menü Funktionen|Kontakte zusammenführen. Siehe Kontakte zusammenführen

Es besteht die Möglichkeit die Geburtstage von Personen im Internet zu veröffentlichen.

1. Erfasse die Person in der Kontaktgruppe „I“ (Interne, Mitarbeitende) und stelle sicher, dass das Geburtsdatum hinterlegt ist.
2. Wähle via Menü Web|gecko.web|Geburtstagsliste publizieren