Die Angabe eines Dokumentes (Datei) ist obligatorisch, wenn das Dokument im Web publiziert werden soll. Es werden nur jene Dokumente publiziert, deren Option «Dokument im Web publizieren» markiert ist.

Der Dateiname dient dem Zugriff auf die physische Datei. Aus technischen Gründen sollten gängige Formate hinterlegt werden, z.B. Acrobat-Dateien (.pdf) oder Bilddateien (*.jpg, *.gif usw.). Word-Dokumente und Excel-Tabellen können nur gelesen werden, sofern die entsprechenden Programme installiert sind (z.B. Microsoft Office, OpenOffice). Auf dem Webserver ist der Speicherort vorgegeben und kann nicht geändert werden.

Bei der Auflistung werden folgende Bildsymbole verwendet:

Übersichtsliste: Verwendete Symbole
Aktives Dokument
Öffentliches Dokument
Dokument hat eine Referenz zu einer Anlage oder zu einem Gebäude
Abgelaufenes, aufgehobenes oder archiviertes Dokument

Eine generelle Hilfe zur Übersichtsliste finden Sie unter Geschäftsobjekte.

Sie können die Auflistung mittels Filter einschränken. Erfassen Sie hierzu im Eingabefeld Bezeichnung den gewünschten Suchbegriff Oder klicken Sie auf das Bildsymbol für erweiterte Filterkriterien.

Vertrags-Nr. * [ID VarChar(40)]
Eindeutige Kennzeichnung des Dokumentes.

Titel * [TITEL VarChar(100)]
Bezeichnung des Vertrages.

Vertragsart [GRUPPE VarChar(20)]
Wählen Sie gewünschte Vertragsart. Vertragsarten verwalten Sie via Einstellungen|Weitere Einstellungen|Sonstiges|Vertragsarten .

Status [STATUS VarChar(20)]
Wählen Sie den Vertragsstatus (aktiv, gekündigt).

Beginn am [AUSGABE VarChar(10)]
Erfassen Sie hier das Datum, ab welchem der Vertrag gültig ist (Vertragsbeginn).

Ablauf am [ABLAUF VarChar(10)]
Erfassen Sie hier das Vertragsende, sofern ein solches besteht.

Laufzeit [LAUFZEIT Integer]
Erfassen Sie hier die Vertragsdauer in Jahren, wenn Sie kein Vertragsende erfassen.

Kündigung [KUENDIGUNGFRIST Integer]
Erfassen Sie hier die Kündigungsfrist in Monaten.

Betrag [BETRAG Single]
Erfassen Sie die Vertragssumme, die jährlich bezahlt wird.

Dokument [URL VarChar(150)]
Verweis auf das physische Dokument. Die Angabe ist erforderlich, sofern das Dokument publiziert werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen (gecko Weblösung) resp. (gecko Windows Client), um das gewünschte Dokument zu wählen.

Registratur-Nr. [REGNR VarChar(20)]
Sie können jedem Dokument eine Registratur-Nr. zuteilen.

Aktenführer [REGORT VarChar(20)]
Selektionieren Sie hier die interne Stelle, welche für das Dokument verantwortlich ist. Die Eingabe ist erforderlich, sofern Sie Aufgaben und Fristen hinterlegen wollen.

Firma [ADRESSE_ID VarChar(40)]
Wählen Sie die Firma, mit welcher Sie den Vertrag abgeschlossen haben.

Notizen [NOTIZ VarChar(255)]
Eingabefeld für ergänzende Hinweise.

Identifikation * [ID VarChar(40)]
Eindeutige Kennzeichnung des Dokumentes. Verwenden Sie mit Vorteil einen „logischen“ Schlüssel, z.B. 10.10 (Stichworte: Sortierung, Filter setzen). Für die Nummerierung der Dokumente können Sie den Prozessgliederungsplan (Projekt „Qualität in der Gemeinde“) verwenden.

Titel * [TITEL VarChar(100)]
Beschreibung des Inhaltes resp. Titel des Dokumentes.

Kategorie * [KATEGORIE VarChar(20)]
Jedes Dokument ist einer Kategorie (Dokumentengruppe)zuzuordnen, welche die autom. Archivierung steuert. Kategorien verwalten Sie via Einstellungen|Weitere Einstellungen|Geschäftsfälle|Dokumentengruppen .

Status [STATUS VarChar(20)]
Wählen Sie den Status für das Dokument (aktiv, aufgehoben, archiviert).

Ausgabe am [AUSGABE VarChar(10)]
Erfassen Sie hier Datum, an welchem das Dokument erstellt oder ausgegeben wurde. Sofern kein gültiges Datum erfasst wird, verwendet das System das aktuelle Tagesdatum.

Ablauf am [ABLAUF VarChar(10)]
Erfassen Sie hier das Ablaufdatum.

Dateiname [URL VarChar(150)]
Verweis auf das physische Dokument. Die Angabe ist erforderlich, sofern das Dokument publiziert werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen (gecko Weblösung) resp. (gecko Windows Client), um das gewünschte Dokument zu selektionieren. HINWEIS: Namen von Dateien, die Sie auf den Webserver kopieren, unterliegen in der Regel strengeren Richtlinien (Unterscheidung Klein-/Grossbuchstaben, keine Umlaute, etc.).

Dokument im Web publizieren [PUBLISH VarChar(1)]
Aktivivieren Sie diese Option, sofern das Dokument veröffentlicht werden soll, d.h. auf einen Web-Server kopiert werden darf.

Öffentliches Dokument * [PUBLICVIEW VarChar(1)]
Markieren Sie diese Option, sofern dieses Dokument auch von Drittpersonen (z.B. Bevölkerung) eingesehen werden darf. Sofern Sie diese Option markieren, sollte auch die Option «Dokument publizieren» markiert sein.

Register [GRUPPE VarChar(20)]
Gruppierung des Dokumentes im Sinne von „Registern“. Die Angabe wird bei graphischen Darstellungen („Baumstrukturen“) (gecko.web) verwendet. HINWEIS: Dokumente, die keiner Gruppe zugeordnet sind, werden im Web nicht angezeigt. Register resp. Gruppen verwalten Sie via Qualität, Controlling|Einstellungen|Register Handbuch.

Referenzdokument [REFID VarChar(40)]
Erfassen Sie hier bei Anschlussdokumenten die Identifikation (ID) des Hauptdokumentes. Die Eingabe dient der Abbildung von „Baumstrukturen“.

Gebäude-Nr [GEBNR VarChar(20)]
Erfassen Sie hier die Gebäude-Vers.-Nr., sofern Sie das Dokument einem Gebäude zuordnen wollen.

Wohnungs-Nr [WHGNR VarChar(3)]
Erfassen Sie hier die Wohnungs-Nr., sofern Sie das Dokument einer Wohnung zuordnen wollen, z.B. Mietverträge.

Registratur-Nr. [REGNR VarChar(20)]
Sie können jedem Dokument eine Registratur-Nr. zuteilen.

Aktenführer [REGORT VarChar(20)]
Selektionieren Sie hier die interne Stelle, welche für das Dokument verantwortlich ist. Die Eingabe ist erforderlich, sofern Sie Aufgaben und Fristen hinterlegen wollen.

Subjekt [ADRESSE_ID VarChar(40)]
Sie können jedes Dokument einem „Subjekt“ zuweisen. Zugewiesene Dokumente werden bei der Suche nach Personen (Smart Search) ausgelistet.

Notizen [NOTIZ VarChar(255)]
Eingabefeld für ergänzende Hinweise.

Um Dokumente zu veröffentlichen, markieren Sie in der Übersichtsliste das gewünschte Dokumente und wählen via Menü Bearbeiten|Mit Web synchronisieren Oder klicken Sie auf das Symbol . Weitere Informationen siehe auch Geschäftsobjekte.

Es werden nur Dokumente veröffentlicht, die mit der Option «Dokument im Web publizieren» markiert sind.

Sämtliche Dokumente werden im Führungs-/Managementhandbuch gemäss Eintrag im Feld Register eingeordnet. Um den korrekten Knoten resp. die korrekte Gruppe zu definieren, können Sie im Führungshandbuch den Mauszeiger über den entsprechenden Knoten im Inhaltsverzeichnis positionieren. Die Gruppe wird in der Statuszeile des Browsers angezeigt und enspricht der Anzeige nach dem Eintrag „?ID=xxx (xxx=Gruppe)“.

Dokumente, welche publiziert worden und mit der Option «Öffentliches Dokument» markiert sind, können auf der gemeindeeigenen Homepage bereitgestellt werden. Der Link (z.B. Rechtssammlung oder Dokumente), ist wie folgt einzurichten:

1. Hinterlegen Sie in der gecko.web Applikation via Administration|Sicherheit|AnwenderInnen ein Systemkonto für den externen Zugriff. Stellen Sie sicher, dass Sie die Option «Authorisierungsrolle» aktiviert haben und das Konto der Sicherheitsrolle „Guest“ zugewiesen haben.
2. Erstellen Sie auf Ihrer Homepage einen Link mit folgender href Angabe:
   

   url/public/gecko.aspx?user=Benutzer&action=hb
   url	gecko Webadresse, z.B. www.vlg-gecko.ch oder gecko.sso.lu.ch
   Benutzer	eMail oder Name des Anwenders gemäss Schritt 1

Verträge und Dokumente können direkt in der onLine Lösung (Web) verwaltet werden:

1. Wähle in der Menüleiste Administration.
2. Im linken Navigationsbereich klicke auf QMS, Controlling und anschliessend auf Management Handbuch.
3. Erfasse im Eingabefeld Filter die gewünschte Kapitel-Nr (z.B. 10 für sämtliche Dokumente mit ID 10.xx.xx), um die Auswahl der angezeigten Dokumente zu beschränken.
4. Klicke auf Hinzufügen oder das Bildsymbol in der Übersichtsliste, um diesen zu bearbeiten oder zu löschen.

Veträge können in der onLine Lösung ab Version 2016 via Menü Administration|Verträge verwaltet werden.