Präsenzzeit, Spesen und Leistungen. Gut zu wissen

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Mit der Zeit- und Leistungserfassung können Stundenrapporte, Präsenzzeiten und Spesenrapporte erfasst werden. Leistungen werden nach Geschäftsbereichen resp. Organisationseinheiten abgegrenzt. Pro Geschäftsbereich können unterschiedliche Leistungsarten / Zeitkonten (Kontenpläne) und Aufträge definiert werden.

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Um Stundenleistungen, Präsenzzeiten (Kommen/Gehen) sowie Spesen einzutragen, gehe wie folgt vor:

  1. Klicke auf Menüpunkt Administration.
  2. Wähle im Abschnitt Rapporte den Eintrag Org.-Einheiten. Erfasse einen beliebigen Geschäftsbereich.
    Als ID erfasse zum Beispiel VR für Verwaltungsrat.
  3. Wähle im Abschnitt Rapporte den Eintrag Leistungsarten und klicke in der Menüleiste auf Defaults eintragen.
  4. Wähle im Abschnitt Sicherheit den Eintrag Anwenderkonten. Klicke in der Übersichtsliste auf jenes Anwenderkonto, das als „MitarbeiterIn“ für die Leistungserfassung eintragen werden soll. Scrolle zum Abschnitt „Leistungserfassung“ und klicke auf MitarbeiterIn LE anlegen.
  5. Wähle im Abschnitt Rapporte den Eintrag Mitarbeitende und klicke in der Übersichtsliste auf den neu erstellten Eintrag, um weitere Angaben, wie Stundensatz oder Pensum zu hinterlegen.

Tätigkeiten, die sich in einem bestimmten Zeitraum regelmässig wiederholen, können als Serie eingetragen werden. Die Serie kann auf einzelne Arbeitstage eingeschränkt werden.

Präsenzzeiten werden mit Hilfe von Stempelungen (Kommen/Gehen) erfasst. Dies erlaubt die Kontrolle von Anwesenheiten (z.B. eingehaltene Mittagspausen) sowie den Abgleich von Präsenz- und Auftragszeit.

Geschäftsausgaben der Mitarbeitenden können mit dem Spesenrapport erfasst und verrechnet werden. Für die Spesenerfassung lassen sich individuelle Spesenpositionen hinterlegen.

Leistungen werden entsprechend der erfassten Tätigkeit abgerechnet und können auf verschiedene Dimensionen kontiert werden (Auftrag, Projekt, Kostenstelle und Kostenträger). Die Dimensionen sind in den entsprechenden Stammtabellen (Einstellungen) einzutragen.

Im Mittelpunkt der Rapportierung steht die Auswertung der mitarbeiterbezogenen Zeit- und Leistungsrapporte mit Ausweis:

  • der IST-Stunden und Abweichung zur Sollarbeitszeit
  • der prozentualen Anteile nach produktiven und unproduktiven Stunden sowie Fehlzeiten (Ferien, Abwesenheiten usw.)
  • des Gleitzeit- und Feriensaldos
  • der geleisteten und bezogenen Überzeit
  • der bezogenen Kompensationstage

Das Rapportsystem liefert Ihnen jederzeit die Detaildaten für das Rechnungswesen und ein umfassendes, mitarbeiter- und leistungsorientiertes Controlling. Arbeitsstunden können nach verschiedenen Gesichtspunkten ausgewertet werden: Mitarbeiter, Zeit- oder Leistungsarten, Projektmanagement, Kostenstellen und -träger (WOV, NPM) oder Kontierungen gemäss Finanzbuchhaltung.

Sofern Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie die Termine aus Ihrem persönlichen Kalender übernehmen.

Neben mitarbeiterbezogenen Auswertungen (Arbeitsleistungen, Präsenzzeiten, Spesen), ermöglicht das System auch eine projektbezogene Darstellung aller Daten:

  • Arbeitsstunden (Eigenleistungen) und Spesen
  • Dienstleistungen (Fremdfakturen, Gebühren)
  • Budgetverwaltung
  • Zuteilung der Projektmitarbeiter einschliesslich projektbezogener Stundensätze
  • Fakturierungslisten und Angefangene Arbeiten
Grundlagen
Einstellungen
Arbeitsanleitungen