Vertragsmananagement. Gut zu wissen
Dieses Modul ermöglicht die digitale Vertragsverwaltung:
- Ablage und Suche der Verträge einschliesslich der dazugehörigen Korrespondenzen
- Versionierung der Dokumente
- Stammdaten Vertragspartner und Vertragsgegenstände
- Fristenüberwachung
- Controlling einmaliger oder wiederkehrender Ausgaben und Einnahmen
- Gruppierung nach Haupt- und Zusatzverträgen
... und hilft Ihnen, Fragen zu beantworten:
- Wann laufen Verträge aus? Gibt es Verlängerungsoptionen?
- Bei welchen Gebäuden oder Grundstücken haben wir welche Verträge?
In der Vertragsakte befinden sich neben dem Vertragsdokument alle dem Vertrag zugehörigen Zusatzverträge, Versionen, Korrespondenzen sowie Aktenvermerke und ToDo’s. Ein Dashboard zeigt die zuletzt bearbeiteten Verträge, alle kürzlich unterzeichneten oder gekündigten Verträge sowie Verträge, deren Kündigungsfrist nächstens abläuft.
Die Anbindung zentraler Register für Adressen (NEST, MS Navision, RUF) und Webservices zum Gebäude- und Wohnungsregister (GWR) vereinfachen die Pflege der Stammdaten.
Über einfache Suchfunktionen finden Sie Verträge oder Objekte mit den dazugehörigen Verträgen.
Jede Vertragsakte kann mit Fristen und Hinweisen auf Vertragsverlängerungen und Kündigungsoptionen versehen werden, die das System fortlaufend überwacht. Bei Fälligkeit einer Frist, werden Verantwortliche und Stellvertretungen informiert. Reagieren diese nicht, löst die Software einen definierten Eskalationsworkflow aus. So behalten Sie sämtliche Termine im Blick und halten Vertragsfristen ein. Verträge können rechtzeitig neu verhandelt oder gekündigt werden.
Für jeden Vertrag können einmalige und wiederkehrende Einnahmen oder Verbindlichkeiten erfasst werden. Regelmäßige Zahlungen werden als Zahlungsreihe hinterlegt und automatisiert weiterberechnet. Zahlungen können grafisch dargestellt und in eine Excel-Datei übertragen werden.
Die Software integriert alle Verträge in ein Berechtigungs- und Zugriffskonzept mit klaren Regeln und Ausnahmen. Die Umsetzung ist auf den Kunden zugeschnitten und kann vom pragmatischen Ansatz bis zur komplexen Zugriffskontrolle reichen.