Handbuch

Portfolio Management

Präsenzzeit, Spesen und Leistungen

Mit der Zeit- und Leistungserfassung können Stundenrapporte, Präsenzzeiten und Spesenrapporte erfasst werden. Tätigkeiten, die sich wiederholen, können mit Hilfe einer Tätigkeitsserie eingetragen werden. Leistungen werden nach Geschäftsbereichen resp. Organisationseinheiten abgegrenzt. Pro Geschäftsbereich können unterschiedliche Leistungsarten / Zeitkonten (Kontenpläne) und Aufträge definiert werden.

Präsenzzeiten werden mit Hilfe von Stempelungen (Kommen/Gehen) erfasst. Dies erlaubt die Kontrolle von Anwesenheiten (z.B. eingehaltene Mittagspausen) sowie den Abgleich von Präsenz- und Auftragszeit.

Geschäftsausgaben der Mitarbeitenden können mit dem Spesenrapport erfasst und verrechnet werden. Für die Spesenerfassung lassen sich individuelle Spesenpositionen hinterlegen.

Leistungen werden entsprechend der erfassten Tätigkeit abgerechnet und können auf verschiedene Dimensionen kontiert werden (Auftrag, Projekt, Kostenstelle und Kostenträger). Die Dimensionen sind in den entsprechenden Stammtabellen (Einstellungen) einzutragen.

Fallführung

Die gültigen Registergruppen sind in der Stammkartei hinterlegt. Die Registergruppe bestimmt unter anderem die anzuwendende Aufgabenkontrolle und die Berechnungsart der Verfahrensdauern. Innerhalb der Registergruppe können die Geschäfte beliebig weiter gruppiert werden.

Bevor objektabhängige Geschäfte (Handänderungen, GGSt. usw.) erfasst werden, sind die betroffenen Parzellen zu hinterlegen. Für jede Parzelle können zudem die Eigentümer, die angrenzenden Grundstücke sowie Gebäude- und Wohnungsdaten verwaltet werden.

Registergruppen:

Friedhofsverwaltung

Folgende Geschäftsprozesse (Fallführung) sollten eingerichtet sein:

  • Todesfälle
  • Grabkonzessionen
  • Erbschaften

Um die Geschäftsprozesse (Parameterdatei) im gecko Programm zu aktivieren, siehe Installation Registergruppe.

Für jedes Grab kann ein Stammblatt mit folgenden Informationen erstellt werden:

  • Grab-Nr. und -name, Grabart, Grabesruhe/Ablauf, zugeteilter Friedhof(-sektor)
  • Bestattungen
  • aktuelle/r Konzessionsinhaber/in und Konzessionsübertragungen

Die entsprechende Word-Vorlage „grabblatt.dotx“ muss sich im rpt-Verzeichnis befinden und kann in Bezug auf das Corporate Identity angepasst werden. Klicken Sie auf Standard-Vorlage und extrahieren Sie den Inhalt im rpt-Verzeichnis.

Sozialhilfe

Sofern die Fallführung resp. Sozialhilfe neu lizenziert worden ist, klicken Sie im Abschnitt „Weitere Links“ auf „Einrichtung“.

Folgende Geschäftsprozesse (Fallführung) können eingerichtet werden:

  • Wirtschaftliche Sozialhilfe (WSH)
  • Alimentenbevorschussungen (ALBV)
  • Mutterschaftsbeihilfen (MUBE)

Wenn diese Registergruppen noch nicht vorhanden sind, klicken Sie im Abschnitt „Weitere Links“ auf „Parameterdatei“. Sie können die ZIP-Datei in einem beliebigen Verzeichnis speichern und anschliessend extrahieren. Um die Geschäftsprozesse (Parameterdatei) im gecko Programm zu aktivieren, siehe Installation Registergruppe.

Im weiteren müssen bestimmte Einstellungen vorhanden sein (Berufe, Branchen, Gemeinden usw.). Um die Nomenklaturen zu aktivieren,

  1. Klicken Sie unten im Abschnitt „Weitere Links“ auf „Nomenklaturen“, speichern die ZIP-Datei „sh-stammdaten“ in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrem Computer und entzippen anschliessend die darin enthaltenen Dateien (*.csv).
  2. Wählen Sie via Menü Datei|Daten importieren die Einträge gemäss den csv-Dateinamen.

Bauadministration

Im Zentrum der Bauverwaltung steht die Abwicklung der Bewilligungsverfahren und Baukontrollen für Bauvorhaben auf dem Gemeindegebiet. Jedes Bauvorhaben ist einem Leitverfahren zuzuteilen (Ordentlich, Vereinfacht usw.). Das Leitverfahren bestimmt unter anderem die anzuwendende Verfahrens- und Aufgabenkontrolle, die Berechnungsart der Verfahrensdauern sowie die Amtsstellen, welche zur Stellungnahme eingeladen werden. Innerhalb des Leitverfahrens können Bauvorhaben beliebig weiter klassifiziert werden.