Häufig gestellte Fragen
gecko.windows Leistungserfassung

Überzeiten

Überzeiten werden beim Erfassen eines Stundenrapportes automatisch anhand des Datums und der angegebenen Zeit ermittelt. Aus diesem Grund müssen

  1. die Definitionen für Zeit- und Geldzuschläge hinterlegt sein.
  2. bei der Erfassung eines Stundenbeleges die Eingabefelder Zeit Von..Bis ersichtlich sein und erfasst werden.

GLZ ausbuchen

Um einen positiven Gleitzeitsaldo (GLZ) zu reduzieren, gehe wie folgt vor:

  1. Wähle im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen und Leistungen|Leistungsarten und danach die entsprechende Organisationseinheit.
  2. Prüfe, ob in der Übersichtsliste eine Leistungsart mit Verrechnung K hinterlegt ist, z.B. 90.xx Korrektur Gleitzeitsaldo
  3. Ist dies nicht der Fall, erfasse eine Leistungsart mit Verrechnung Korrektur Gleitzeitsaldo.
  4. Buche die Stunden, welche ausgebucht werden sollen, in gewohnter Art und Weise auf diese Leistungsart.

Stundensätze

Stundenleistungen werden mit einem Stundensatz gespeichert, um verrechenbare Leistungen nachzuweisen.

Um Stundensätze zu hinterlegen, wählen Sie in der linken Menüleiste den Eintrag Zeit, Spesen und Leistungen|Einstellungen|Mitarbeitende. Doppelklicken Sie den gewünschten Mitarbeiter und erfassen Sie im Register Detail im Eingabefeld Stundensatz einen allgemein gültigen Stundensatz. Oder klicken Sie auf das Register Jahresdaten, um jahresabhängige Stundensätze zu hinterlegen.

Sofern keine Stundensätze hinterlegt sind, können die Mitarbeitenden via Menü Extras|Meine Einstellungen im Register Leistungen die Option „Stundenbeleg: Stundenansatz Mitarbeiter NICHT erforderlich“ mit einem Häkchen aktivieren.

Zugriff auf Fremdrapporte

Um die Rapporte anderer Mitarbeitenden einzusehen, stellen Sie sicher, dass via Menü Extras|Zugriffsberechtigungen|Anwendergruppen links im Abschnitt „Programmfunktionen|Zeit, Spesen und Leistungen“ und dann rechts in der Zeile Rapporte anderer Mitarbeitenden die Option in der Spalte Anzeigen mit einem Häkchen markiert ist. In diesem Fall erhält man den Zugriff auf alle Mitarbeitende, welcher der gleichen Organisationseinheit zugeteilt sind.

Um den Zugriff auf alle Mitarbeitenden zu erhalten, klicken Sie links auf den Abschnitt „Programmfunktionen|Einstellungen“ und markieren rechts in der letzten Zeile Administration die Option in der Spalte Mutieren mit einem Häkchen.


Zugriff auf ausgewählte MitarbeiterInnen einschränken:

Um den Zugriff auf bestimmte MitarbeiterInnen einzuschränken, wählen Sie via Menü Extras|Zugriffsberechtigungen|Mitarbeiterrapport. Wählen Sie die Person, für welche der Zugriff gestattet werden soll und markieren Sie jene Mitarbeitenden, auf welche die selektonierte Person Zugriff erhält.

Ich kann die Stundenrapporte nicht vom Webserver importieren?

Um Stundenrapporte, welche via Internet erfasst worden sind, in die lokale gecko Datenbank zu übernehmen,

  • muss erstens im Webportal ein Anwenderkonto hinterlegt sein
  • und zweitens sind die Anmeldeinformationen (Anwendername, Kennwort) für dieses Anwenderkonto im gecko.windows Client via Menü Web|Anmeldung zu hinterlegen.

Beim Importieren von Stunden- und Spesenbelegen ab einem Webserver (z.B. rci-gecko.ch) kann es zu Fehlern aufgrund falsch hinterlegter Anmeldeinformationen oder technischer Ursachen kommen.

  1. Ihre Anmeldeinformationen für den Webservice sind nicht oder falsch hinterlegt (siehe Menü Web|Anmeldung im Abschnitt gecko Webportale). Stellen Sie auch sicher, dass der hinterlegte Anwendername auf der Webseite registriert ist.
  2. Die Anmeldeinformationen für den Proxy-Server sind nicht oder falsch hinterlegt (siehe Menü Web|Proxy-Server). Sofern Sie einen Proxy-Server verwenden, muss in jedem Fall die Option markiert sein. Die weiteren Angaben klären Sie mit ihrem zuständigen Systembetreuer.
  3. Sie versuchen, zuviel Daten zu importieren, was zu einer Zeitüberschreitung (Timeout) führt. Schränken Sie die Selektionskriterien (Mitarbeitende, Periode) möglichst ein.
  4. Weitere Ursachen sind Verbindungsprobleme („Internetunterbruch“) und Serverüberlastungen. In diesem Fall wiederholen Sie den Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt.

Lehrlinge

Personen, welche nach Abschluss der Lehrjahre eine Festanstellung erhalten, sind als „Lehrperson“ zu desaktivieren und als „MitarbeiterIn“ neu zu erfassen. Sie können die Lehrperson vor Ende der Lehrzeit als „MitarbeiterIn“ erfassen. Beachten Sie aber, dass im Eingabefeld Anmeldung Windows nur ein Wert erfasst werden darf, sofern die Person als „MitarbeiterIn“ ein neues Windows Login erhält.

Die nachfolgenden Schritte sollten erst am Tag des Stellenantrittes als „MitarbeiterIn“ gemacht werden.

  1. Wählen Sie im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen und Leistungen|Mitarbeitende.
  2. Markieren Sie die Lehrperson in der Übersichtsliste und wählen Sie mit rechter Maustaste den Eintrag Umteilen. Erfassen Sie eine neue Identifikation für die Lehrperson, z.B. „MusterHansLehrperson“.
  3. Doppelklicken Sie die Lehrperson und erfassen Sie im Eingabefeld Austritt das Ende der Lehrzeit. Löschen Sie die Eingaben in den Eingabefeldern Anmeldung Windows und Anmeldung Internet.
  4. Erfassen Sie die Lehrperson als neue(n) MitarbeiterIn Oder wählen Sie die bereits vorgängig erfasste Person. Im Eingabefeld Eintritt erfassen Sie den Tag nach Ende der Lehrzeit. Klicken Sie auf das Register Eröffnungssaldo und hinterlegen Sie das Zeitguthaben per Ende der Lehrzeit und das Ferienguthaben ab Ende Lehrzeit bis Ende des Jahres. Klicken Sie auf das Register Detail und danach in der rechten Menüleiste auf die Schaltfläche Speichern.

HINWEIS: Wird der Eröffnungssaldo bei der Anzeige der Stundensaldi nicht angezeigt, wählen Sie erneut die/den neue(n) MitarbeiterIn und...

  1. klicken auf das Register Eröffnungssaldo und danach auf die Schaltfläche Saldoabschlüsse editieren.
  2. Wählen Sie im Auswahlfeld Buchungsjahr das dem Stellenantritt vorangegangene Jahr. Beim einem Stellenantritt im Jahr „2018“ wählen Sie also „2017“.
  3. Erfassen Sie die gemäss Eröffnungssaldo hinterlegten Werte und klicken Sie danach auf die Schaltfläche Speichern

Austritt MitarbeiterIn

Wenn Sie beim Mitarbeiter ein Austrittsdatum erfassen, wird der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin desaktiviert und steht in Auswahllisten nicht mehr zur Verfügung. Freigaben dieses Mitarbeiters oder dieser Mitarbeiterin für andere Mitarbeitende werden erst ab Version 8.2.9.7 automatisch gelöscht. In früheren Versionen müssen die Freigaben manuell bereinigt werden:

  1. Wähle via Menü Extras|Zugriffsberechtigungen|Mitarbeiterrapporte.
  2. Wähle im Auswahlfeld MitarbeiterIn jene Person, für welche der ausgetretene Mitarbeiter oder die ausgetretene Mitarbeiterin freigegeben worden ist. HINWEIS: der/die ausgetretene Mitarbeiter/in ist in der Liste der „Freigebenen Fremdrapporte“ nicht mehr ersichtlich.
  3. Klicke auf die Schaltfläche Speichern.
  4. Wiederhole die Schritte 2 und 3 für weitere Personen.

Statistische Auswertungen

Um statistische Auswertungen zu erstellen, werden in der Regel auch ausgetretene MitarbeiterInnen ausgewertet. Damit diese MitarbeiterInnen angezeigt werden, müssen Sie via Menü Extras|Meine Einstellungen die Option „Auswahl Listen: auch inaktive Datensätze zeigen“ aktivieren.

Wie erfasse ich die Ferienguthaben?

Wählen Sie im Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen und Leistungen|Mitarbeitende. Doppelklicken Sie den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin in der Übersichtliste. Klicken Sie im Detaildialog Mitarbeiter/in auf die Registerkarte Jahresdaten.

Ferienguthaben werden nicht anhand des festgelegten Pensums umgerechnet.

Bei Teilzeitangestellten kann das Ferienguthaben pensenabhängig oder entsprechend einem 100%-Pensum hinterlegt werden. Sofern das Ferienguthaben nicht pensenabhängig definiert ist, müssen Sie im Eingabefeld Tagessoll die pensenabhängige Normalarbeitszeit (Std.) pro Tag hinterlegen.

Weitere Informationen siehe Teilzeitbeschäftigte und Mitarbeitende.

Wie erfasse ich unbezahlten Urlaub?

Sie haben zwei Möglichkeiten:

  1. Sie erfassen den Urlaub nicht.
  2. Sie erfassen die Stunden (jeweiliges Tagessoll) auf eine entsprechende Leistungsart, z.B. 901.600 für „Unbezahlter Urlaub“. Sofern die Leistungsart noch nicht besteht, muss diese hinterlegt werden (Zeit, Spesen und Leistungen|Leistungsarten). Erfassen Sie im Dialogfenster Leistungsart im Eingabefeld Verrechnung den Code X (Nicht bezahlte Absenz/Tätigkeit).

In beiden Fällen müssen Sie für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin einen separaten Stundenplan mit reduzierten Sollstunden hinterlegen oder das Pensum/Tagessoll in den entsprechenden Monaten via Register Monatsdaten reduzieren.

Drittens besteht die Möglichkeit, die Stunden gemäss obigem Schritt 2 auf eine entsprechende Leistungsart erfassen, wobei die Leistungsart im Eingabefeld Verrechnung mit Code U (Bezahlter Urlaub) zu hinterlegen ist. In diesem Fall müssen Sie die Ferientage/-stunden via Register Jahresdaten erhöhen.

Wie erfasse ich ausbezahlte Ferien?

Sie haben zwei Möglichkeiten:

Ferienguthaben reduzieren:
  1. Wähle Zeit, Spesen und Leistungen|Einstellungen|Mitarbeiter.
  2. Doppelklicke die gewünschte Mitarbeiterin oder den gewünschten Mitarbeiter in der Übersichtsliste und klicke auf die Registerkarte Jahresdaten
  3. Wähle das gewünschte Jahr in der linken Liste und hinterlege im Eingabefeld Ferien das - um die ausbezahlten Ferientage - reduzierte Ferienguthaben in Tagen und Stunden.
Ferienbezug buchen und IST-Stunden korrigieren:
  1. Wähle Zeit, Spesen und Leistungen|Einstellungen|Leistungsarten.
  2. Prüfen Sie, ob in der Organisationseinheit des betroffenen Mitarbeiters zwei Leistungsarten (unten blau markiert) hinterlegt sind. Ist dies nicht der Fall, erfassen Sie die Leistungsarten. Stellen Sie dabei sicher, dass die Leistungsarten mit Verrechnung U (Urlaub) resp. K (Korrektur Gleitzeitsaldo) erfasst werden.

  3. Erfasse anschliessend den ausbezahlten Ferienbezug. Da mit dem Ferienbezug die IST-Stunden erhöht werden, müssen in einem zweiten Schritt, die ausbezahlten Stunden auf das Korrekturkonto gebucht werden.

Ferientage berechnen?

Die Berechnung der Ferientage erfolgt anhand der erfassten Ferienstunden nach der Formel:

∑ Stunden Monat [Jan-Dez] / Tagessoll Monat [Jan-Dez]

Das Tagesssoll pro Monat ist beim Mitarbeitenden in der Registerkarte Monatsdaten hinterlegt. Sind keine Monatsdaten hinterlegt, verwenden wir das Tagessoll gemäss Registerkarte Jahresdaten. Ist für das entsprechende Jahr kein Tagessoll erfasst, rechnen wir mit dem Wert gemäss Extras|Programmoptionen|Leistungen im Eingabefeld Normalarbeitszeit / Tag.

Abweichungen zwischen Ferienstunden und -tagen ergeben sich somit, wenn Mitarbeitende Ferien nicht in Halbtagen oder ganzen Tagen gemäss Tagessoll im ensprechenden Jahr und Monat erfassen. Beträgt zum Beispiel das Tagessoll 8.4 Stunden sind die Ferien mit 8.4 resp. 4.2 zu erfassen.

Liste „Zeitkontrolle“

Die Liste „Zeitkontrolle“ dient in erster Linie für den Abgleich mit den gestempelten Präsenzzeiten. Aus diesem Grund werden bestimmte IST-Stunden ausgeschieden (Abwesenheiten, Korrekturen). Diese Stunden erscheinen nicht auf der Liste, wenn die dazugehörigen Leistungsarten für „Abwesenheiten“ nicht oder falsch hinterlegt sind:

  1. Wähle im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Einstellungen|Leistungsarten und im Auswahlfeld Geschäftsbereich die gewünschte Organisationseinheit. Danach wähle via Menü Bearbeiten|Drucken.
  2. Drucke die Liste und markiere alle Leistungsarten mit Code „F“ (Fehlzeiten, Abwesenheiten).
  3. Wähle im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Einstellungen|Abwesenheiten.
  4. Prüfe, ob - gemäss Liste - für jede Leistungsart mit Verrechnung „F“ eine entsprechende Abwesenheit vorhanden ist.
  5. Wenn kein Eintrag vorhanden ist, erfasse einen neuen Abwesenheitscode. Andernfalls doppelklicke auf den Eintrag und prüfe, ob im Eingabefeld ID Konto die korrekte Nummer der entsprechenden Leistungsart eingetragen ist.

Stimmen die Stunden in der Liste „Zeitkontrolle“ nicht mit den via gecko.web erfassten Stunden überein, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktualisieren Sie die Stunden in der lokalen Datenbank. Wähle hierzu im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Periodische Arbeiten und klicke auf den Link Stunden- und Spesenrapporte importieren.
  2. Stimmen die Zeiten weiterhin nicht, müssen die erfassten Stunden im Detail geklärt werden. Im gecko.windows Client wähle im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Auswertungen. Wähle die Liste „Mitarbeitende|Erfassungsjournal“. In der gecko.web Lösung klicke im Menübalken auf Leistungen und danach auf Drucken. Wähle die Liste „Erfassungsjournal“.

Stimmen die erfassten auf beiden Listen überein, prüfen Sie den Punkt Der Zeitsaldo wird falsch angezeigt

Die Vorjahres-Saldi (GLZ, Ferien) werden falsch angezeigt

  1. Wähle im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Periodische Arbeiten und anschliessend den Eintrag Saldoabschlüsse buchen.
  2. Prüfe, ob das Vorjahr in der Liste der gebuchten Jahre aufgeführt ist:

  3. Wenn das Vorjahr NICHT gebucht ist, selektioniere in der linken Auswahliste die entsprechenden Mitarbeitenden Oder klicke auf die Schaltfläche Alle markieren. Selektioniere im Auswahlfeld Jahr jenes Buchungsjahr, welches abgeschlossen werden soll, in der Regel das Vorjahr, und klicke auf die Schaltfläche Stundensaldi buchen, um den Vorgang zu starten
  4. Wenn das Vorjahr gebucht ist, die Saldi bei einzelnen Mitarbeitenden aber nicht korrekt angezeigt werden, können Sie die Werte manuell anpassen. Siehe Abschnitt Wie kann ich die Jahres-Saldi anpassen.

Wie kann ich den Überzeit-Saldo korrigieren?

Unter „Überzeiten“ sind Zeitgutschriften auf geleistete Stunden ausserhalb der normalen Arbeitszeit zu verstehen (z.B. Nacht- oder Sonntagsarbeit). Diese Zeiten (geleistete Stunden + Zeitzuschlag) werden speziell ausgewiesen (Stichwort: Angeordnete Überzeit).

Einen Überzeitsaldo können Sie umbuchen oder manuell korrigieren.

Guthaben umbuchen:

Um den Überzeitsaldo auszubuchen, erfassen Sie die auszubuchenden Stunden auf eine Leistungsart mit der Verrechnung „T“ (Bezug Überzeit). Danach erfassen Sie die ausgebuchten Stunden auf eine Leistungsart mit der Verrechnung „G“ (Gutschrift Gleitzeitsaldo).

Wir empfehlen Ihnen, für diese Buchungen entsprechende Leistungsarten anzulegen (sofern diese noch nicht bestehen), damit die Vorgänge zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden können.

Mit der Umbuchung wird die „Angeordnete Überzeit“ zugunsten des „Gleitzeitsaldo“ saldiert.

Sofern Sie die Korrektur für frühere Jahre vornehmen, müssen die Jahressaldi neu berechnet und gebucht werden. Wähle hierzu im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Periodische Arbeiten und anschliessend den Eintrag Saldoabschlüsse buchen.

Saldo per Ende Jahr korrigieren:

Siehe Abschnitt Wie kann ich die Jahres-Saldi anpassen. Beachten Sie, dass mit diesem Verfahren, ein vorhandenes Guthaben „verlorengeht“.

Wie kann ich die Jahres-Saldi anpassen?

Einen Überzeitsaldo können Sie umbuchen oder manuell korrigieren.

Um die berechneten Jahresend-Saldi zu korrigieren oder zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Wähle im linken Navigationsbereich den Eintrag Zeit, Spesen, Leistungen|Mitarbeitende.
  2. Doppelklicke in der Übersichtsliste die entsprechende Person.
  3. Klicke auf das Register Eröffnungssaldo und danach auf die Schaltfläche Saldoabschlüsse editieren.
  4. Selektioniere das gewünschte Jahr und erfasse im Eingabefeld Überzeit-Saldo den gewünschten Wert.

Beachten Sie, dass manuell geänderte Werte überschrieben werden, sofern Sie den Saldoabschluss für das entsprechende Jahr und den entsprechenden Mitarbeiter noch einmal buchen.

Wie kann ich die Stundensaldi publizieren?

Um die Stundensaldi der Mitarbeitenden auf dem Webserver zu publizieren, wählen Sie via Menü Web|gecko.web 8|Saldoabschlüsse GLZ, Ferien publizieren.

Stellen Sie vor der Publikation sicher, dass die Saldi per Ende des Vorjahres nachgeführt sind. Wählen Sie hierzu in der linken Menüliste den Eintrag Zeit, Spesen und Leistungen|Periodische Arbeiten LE. Klicken Sie danach auf Saldoabschlüsse buchen.

Mitarbeitende haben keine Sollstunden

Prüfen Sie, ob in der Registerkarte Jahresdaten im entsprechenden Buchungsjahr das Pensum festgelegt und ein Stundenplan hinterlegt ist (weitere Informationen siehe Mitarbeitende).

Prüfen Sie, ob in den Registerkarten Monatsdaten und Wochenarbeitsschema keine Daten hinterlegt sind. WICHTIG: Erfassungsfelder mit Wert = 0 werden auf Null gerechnet!

Wählen Sie im Navigationsbereich Zeit, Spesen und Leistungen|Einstellungen|Stammobjekte|Sollstunden. Doppelklicken Sie den Stundenplan, welcher der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter zugewiesen ist (siehe oben 1. Bild) und prüfen Sie, ob Sollstunden eingetragen sind.

Sollstunden werden falsch berechnet

Stammdaten MitarbeiterIn:

Prüfen Sie via linker Menüleiste Zeit, Spesen und Leistungen|Einstellungen|Stammobjekte|Mitarbeitende, ob beim betroffenen Mitarbeiter in der Registerkarte Jahresdaten im entsprechenden Buchungsjahr das Pensum festgelegt und ein Stundenplan hinterlegt ist.

Referenz Betriebskalender:

Wählen Sie im Navigationsbereich Zeit, Spesen und Leistungen|Einstellungen|Stammobjekte|Sollstunden. Doppelklicken Sie den Stundenplan, welcher der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter zugewiesen ist (siehe Bild oben). Klicken Sie auf das entsprechende Buchungsjahr und prüfen Sie in Registerkarte Parameter, ob ein Betriebskalender eingetragen ist.

Kalenderdaten:

Wählen Sie im Navigationsbereich Einstellungen|Weitere Einstellungen|Betriebskalender. Markieren Sie den zugeordneten Betriebskalender (siehe Bild oben) und wählen Sie mit rechter Maustaste den Eintrag Kalenderdaten .

Selektionieren Sie das gewünschte Buchungsjahr und prüfen Sie, ob die Feiertage eingetragen sind.

Bei Eintritten stimmen die Sollstunden nicht

Das Problem tritt auf, wenn Mitarbeitende während des Monates ein- oder austreten, d.h. nicht den vollen Monat angestellt sind.

Folge in einem ersten Schritt den Anweisungen bei obiger Frage „Mitarbeitende haben keine Sollstunden“.

Wenn die Mitarbeiterdaten richtig hinterlegt sind, prüfe, ob der Betriebskalender korrekt eingestellt ist, da wir die Sollstunden - bei angebrochenen Monaten - in Abhängigkeit der hinterlegten Kalenderdaten berechnen.

  1. Wähle im Navigationsbereich den Eintrag Einstellungen|Weitere Einstellungen|Sonstiges|Betriebskalender
  2. Markiere den Betriebskalender und wähle mit rechter Maustaste den Eintrag Kalenderdaten
  3. Prüfe, ob die Feiertage für das betroffene Jahr eingetragen sind.

Ich kann meine Präsenzzeit nur „stempeln“, aber nicht überschreiben?

Wenn die Kommen-Gehen-Angaben nicht geändert werden können, dann

  1. Wähle via Menü Extras|Zugriffsberechtigungen den Eintrag Funktionen, Tabellen.
  2. Selektioniere im Auswahlfeld Konto jene Anwendergruppe, in welcher Du zugeteilt bist. Deine Name findest Du im Knoten Anwenderkonten.
  3. Klicke im Knoten gecko.windows auf den Eintrag Zeit, Spesen und Leistungen.
  4. Desaktiviere in der rechten Funktionsliste den Eintrag Manuelle PZ-Stempelungen sperren.